Erfolgreich flexibel arbeiten

Das Büro als alleiniger Arbeitsplatz hat langsam ausgedient. Arbeitnehmer wissen das zu schätzen. Um aber langfristig die Zufriedenheit und Motivation des gesamten Teams zu erhalten, gilt es, passende Rahmenbedingungen zu schaffen. Zwölf Tipps 

Eine Frage vorab: Was machen Ihre Mitarbeiter jetzt gerade? Ich meine jetzt, in diesem Moment.

Wenn Ihre Mitarbeiter heute schon ein vom Unternehmen (mit)finanziertes Smartphone oder ein Laptop besitzen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass diese sich auch außerhalb des Büros für das Unternehmen engagieren, sprich „remote“ arbeiten. In der Konsequenz findet Arbeit schon jetzt überall statt, und nicht nur im Büro. Auch bei Ihnen. Richtig umgesetzt kann diese Flexibilität Grundlage und Auslöser für mehr Zufriedenheit und Motivation sein. Dafür braucht es aber ein klares Bewusstsein für die notwendigen Rahmenbedingungen:

  1. Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch. Häufig arbeiten Mitarbeiter schon vertrauensvoll remote, ohne dass dies dem Unternehmen wirklich bewusst ist.
  2. Machen Sie sich die Zielsetzung klar. Was wollen Sie genau erreichen? Für sich selbst, für Ihr Unternehmen, für Ihre Mitarbeiter und für Ihre Kunden?
  3. Klären Sie die 3R – Rahmenbedingungen, Regeln und Richtlinien und sorgen Sie für Transparenz. Vereinbaren Sie Regeln und Richtlinien, die auch später für das gesamte Unternehmen gelten können und bedarfsgerecht weiterentwickelt werden.
  4. Gehen Sie das Thema zusammen mit HR, Führungskräften, der Rechtsabteilung, dem Betriebsrat, der Unternehmensleitung und der IT an. Schaffen Sie eine gemeinsame Vision und damit den Willen und die Energie, das Thema in der Gemeinschaft zum Erfolg zu führen. Beziehen Sie auch relevante externe Stakeholder wie Kunden und Lieferanten in die Planungen und Kommunikation mit ein.
  5. Starten Sie mit einem Pilotprojekt und geben Sie sich mindestens drei Monate Zeit. Die Pilotgruppe(n) sollte aus Mitarbeitern bestehen, die von ihren Aufgabenstellungen und ihrer Arbeitsweise gute Voraussetzungen für die Arbeit remote mitbringen. Beziehen sie in jedem Fall auch alle mit ein, die im Office bleiben, aber im (ständigen) Kontakt zu den remote-Kollegen stehen. Und nach drei Monaten ziehen Sie Bilanz.
  6. Entwickeln und klären Sie gemeinsam mit allen Mitgliedern der Pilotgruppe(n) nicht nur deren Vision bei der Arbeit in ihrem Unternehmen und ihren Aufgaben, sondern auch die kulturelle Wertebasis. Diese ist in diesem neuen Kontext von sehr viel stärkerer Bedeutung als im stabileren Rahmen des Unternehmensstandortes.
  7. Die zukünftigen Kommunikationsmittel und -wege sollten in der Gruppe gemeinsam ausgewählt und beschlossen werden. Dies ebnet den Mitarbeitern den Weg zur späteren intensiven Nutzung dieser - meist noch unbekannten - Hilfsmittel.
  8. Je nach Ergebnis einer ersten Kulturbetrachtung kann es hilfreich sein, ein Kommunikationstraining durchzuführen. Im remote-Kontext ist eine präzise und wohlmeinende Kommunikation das A und O bei der Zusammenarbeit. Gerade, wenn viel kurze Kommunikation in Schriftform erfolgt, zum Beispiel bei Chats und kurzen E-Mails, macht der wahrgenommene Ton die Musik. Hier kann schnell Porzellan zerschlagen werden, das auf die Entfernung nur schwer zu kitten ist.
  9. Wenn ihre Führungskräfte noch keine Erfahrung mit der Führung virtueller Teams haben, sollten Sie über das Angebot einer Fortbildung nachdenken. In jedem Fall ist eine der künftigen Aufgaben der Führungskräfte, als Werte- und Kulturwächter zu agieren. Der persönliche Austausch und der Aufbau guter persönlicher Beziehungen hilft dabei, schnelle Erfolge zu erzielen.
  10. Nehmen sie sich alle vier Wochen Zeit für eine kurze Analyse der Herausforderungen und Probleme. Vergessen Sie nicht die Punkte herauszustellen, die gut laufen und feiern sie erste Zwischenerfolge, wie zum Beispiel Performancesteigerungen oder Qualitätsverbesserungen.
  11. Geben Sie sich Zeit und Raum für das Sammeln und den Austausch von Erfahrungen, das Erlernen neuer Kommunikationswege und technischer Hilfsmittel und die Wahrnehmung von Entwicklungen bei Kultur und Führungsverhalten. Nutzen Sie dabei aktiv die vorhandenen internen und externen Erfahrungen.
  12. Passen Sie den Recruiting-Prozess an, um gezielt nach Verstärkung suchen zu können, die sich für die Arbeit remote eignet. Neben den Erfahrungen und den Kompetenzen geht es zusätzlich um Persönlichkeit, Selbstmanagement, Selbstverantwortung, Kommunikationsstärke, Werte und persönliche Zielsetzung.

Zugegeben, die Liste ist lang, aber dafür gelingt es Ihnen so, die individuell beste Arbeitswelt für alle Beteiligten zu schaffen. Ihr Vorteil dabei: Wer sich in seiner Arbeitswelt selbst einrichten kann, ist zufriedener und arbeitet besser. Es entstehen positivere Beziehungen zu Kunden und Geschäftspartnern, die mittel- und langfristig vor allem ihrem Unternehmen gut tun. Denn wie Studien zeigen, steigt die Mitarbeiter- und Kundenbindung in Organisationen, die sich diesen Möglichkeiten öffnen, im Durchschnitt um zehn Prozent, die Leistungsfähigkeit und Rentabilität um 20 Prozent und die Produktqualität um 30 Prozent an.

Gastbeitrag von Guido Bosbach
Guido Bosbach
Autor
Guido Bosbach
Gründer
Remote Work Group

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