Evolutionssprung im Büro

Büroräume sind der Mikrokosmos des Arbeitsalltags – sie spiegeln technische, gesellschaftliche und wirtschaftliche Trends. Gerade zeichnet sich im Work Space Design mal wieder ein Entwicklungssprung der modernen Arbeitswelt ab: Das Büro der Zukunft wird bunter, flexibler, digitaler und vernetzter.

Manchem Mitarbeiter war etwas mulmig zumute vor dem Umzug in die neugebaute Deutschland-Zentrale des niederländischen Philips-Konzerns. Statt in die Hamburger Innenstadt führt der tägliche Arbeitsweg 1.000 Philips-Mitarbeiter seit dem Jahreswechsel 2016 nun in einen 40 Millionen Euro teuren Neubau im Stadtteil Fuhlsbüttel, mit Blick auf den Flughafen statt auf die Alster. Ein offener, repräsentativer Unternehmenscampus sollte die Mitarbeiter dort erwarten, hatte das Management geworben: ausgestattet mit modernster Kommunikationstechnologie, automatisierter Licht- und Klimatechnik, mit weitläufigen, flexibel nutzbaren Bürolandschaften, bunt gestalteten Entspannungs- und Kommunikationszonen.

Aber eben auch: Mit einer völlig neuen Arbeitskultur. Denn auf fest zugewiesene, individuelle Arbeitsplätze müssen die Philips-Mitarbeiter in der neuen Zentrale verzichten. Jeder Mitarbeiter, einschließlich der Führungskräfte, muss sich jeden Morgen einen neuen Arbeitsplatz suchen. Mehr noch: Es gibt weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter – die neue Zentrale ist um rund 8.000 Quadratmeter kleiner als der alte Standort. Die Idee: Weil ohnehin immer ein Teil der Mitarbeiter im Urlaub, auf Geschäftsreise, im Home Office, in Konferenzen oder Meetings ist, reichen weniger Schreibtische aus.

Mit diesem flexiblen, offenen Bürokonzept liegt Philips in Sachen Workplace Design voll im Trend. Großraum- oder Einzelbüro ist längst nicht mehr die entscheidende Frage in der Büroarchitektur. Die Bürokultur des 20. Jahrhunderts, die auf Rationalisierung, Standardisierung, hierarchische Kontrolle und Flächeneffizienz setzte, hallt in vielen Büros allerdings noch nach. Einfache Arbeiten finden in streng nach Fachabteilungen aufgeteilten Großraumbüros statt, anspruchsvolle Tätigkeiten und solche mit hohem Status im Kleingruppen- oder Einzelbüro: Dieses Muster findet sich bis heute in vielen Unternehmen. Doch die Trendsetter gehen längst andere Wege. Und das aus guten Gründen, erklärt Riklef Rambow, Professor für Architekturpsychologie am Karlsruher Institut für Technologie (KIT).

Weder das Großraum- noch das Einzelbüro seien in Reinform zukunftsfähige Raumlösungen, sagt Rambow. „In der Forschung ist mittlerweile unumstritten, dass das reine Großraumbüro problematisch ist in seiner Wirkung auf die Motivation, Gesundheit und Produktivität der Mitarbeiter.“ Lärm ist im Großraum oft ein Problem. „Vor allem aber hat sich herausgestellt, dass Menschen die Anonymität und die ständige Beobachtung in solchen Räumen als Stressfaktoren empfinden“, sagt Rambow. „Zurück zu Einzelbüros will aber auch niemand“, betont er. „Das wäre in einer Arbeitswelt, die immer stärker auf Kommunikation, eigenverantwortliche Arbeit im Team und flache Hierarchien ausgerichtet ist, auch nicht zeitgemäß.“

Der aktuelle Trend zu flexibel nutzbaren Bürolandschaften, wie etwa Philips sie gerade einrichtet, sei ein Versuch, das Beste aus beiden Bürowelten zu verbinden. „Im Trend liegen ganz klar räumliche Mischformen, die Mitarbeitern für unterschiedliche Tätigkeiten und Anlässe unterschiedliche Arbeitsumgebungen anbieten, zwischen denen sie nach Bedarf wechseln können“, erklärt Rambow. In diesen Landschaften finden sich typischerweise Arbeitsplätze in offenem Umfeld für einfache, standardisierte Tätigkeiten; akustisch besonders geschützte Arbeitsorte, in denen Besprechungen oder Telefongespräche stattfinden; kleine Rückzugsräume für konzentriertes kreatives Arbeiten; große, repräsentative Konferenzräume für Meetings mit Kunden; und offene, bunt und verspielt gestaltete Zonen für informelle Team-Treffen und Pausen.

Viele Freiheiten durch die Digitalisierung

Die Mitarbeiter arbeiten, wo es gerade für sie am sinnvollsten ist – feste, persönliche Arbeitsplätze werden dadurch zunehmend entbehrlich. Möglich macht das alles die Digitalisierung der Arbeits-Infrastruktur: Mit einem Laptop, Zugang zum Firmenserver und einem Smartphone sind heute die meisten Mitarbeiter arbeitsfähig. „Die Digitalisierung hat viele neue Freiheiten in der Bürogestaltung geschaffen“, sagt Rambow. „Diese Möglichkeiten wollen Unternehmen nun auch ausschöpfen“.

So beschreibt den Trend auch Rosa Riera, Leiterin Employer Branding & Social Innovation bei Siemens. „Wir arbeiten weltweit schon seit fast zwanzig Jahren gezielt daran, flexiblere Arbeitsplätze zu schaffen“, erklärt sie. Das strategische Ziel: Weg von der Anwesenheits-, hin zur Ergebnisorientierung in der Mitarbeiterführung. Mehr Kollaboration, weniger Abteilungs- und Hierarchiedenken. Schnellere Entscheidungswege. „Aber erst seit etwa fünf, sechs Jahren sind die Technik und die Kommunikations-Infrastruktur auch so weit, dass mobiles, flexibles Arbeiten wirklich reibungslos möglich ist“, sagt Riera. Ohne nutzerfreundliche mobile Arbeitsgeräte und weitgehend lückenlose Breitband-Abdeckung sei die Anwesenheit im Büro oft noch notwendig gewesen, um effizient und produktiv zu arbeiten. „Die Arbeitsumgebung und die technische Infrastruktur beeinflussen den Handlungsspielraum von Führung und Personalmanagement stark“, betont Riera. „Was nützt eine flexible HR-Policy, die Mitarbeitern erlaubt, überall zu arbeiten – wenn die Technik das in der Praxis nicht hergibt?“, fragt sie. „Und wie erfolgreich ist es, abteilungs- und hierarchieübergreifende Zusammenarbeit zu fordern, wenn die einzelnen Abteilungen in streng voneinander getrennten Gebäudebereichen sitzen, die Wege lang sind?“ Umgekehrt nutze auch die modernste Büroumgebung nichts, wenn nicht gleichzeitig Unternehmens- und Führungskultur angepasst würden. „Deshalb arbeiten bei der Gestaltung von neuen Siemens-Büros immer Teams aus HR, IT und unserer Tochtergesellschaft Siemens Real Estate sehr eng zusammen“, erklärt Riera.

Auch im Siemens-Bürokonzept finden sich die aktuellen Workplace-Trends: Offene, flexible Bürolandschaften mit verschiedenen Arbeitsplätzen für verschiedene Tätigkeiten; mobile IT-Ausstattung; freie Wahl des Arbeitsplatzes. Die neue Siemens-Unternehmenszentrale, die im Sommer 2016 in München eröffnet wird, soll ein Vorzeige-Objekt für diese neue Arbeitswelt werden. Dabei will das Unternehmen aber eigene Akzente jenseits der allgemeinen Office-Trends setzen. Eine moderne Arbeitsumgebung sei für das Employer Branding und die Mitarbeiterbindung sehr wichtig – und müsse daher im Design unbedingt zur Unternehmenskultur passen, erklärt Riera. „Bei uns werden Sie zum Beispiel sehr verspielte Design-Elemente wie etwa Rutschen und Spielzeug oder gar Karussells im Gebäude nicht finden“, erklärt die Employer-Branding-Expertin. Eine solche quietschbunte Arbeitsatmosphäre, wie sie etwa Internetkonzerne wie Google oder Facebook seit einigen Jahren in ihren futuristischen Firmenzentralen erschaffen, passe nicht zu einem Industriekonzern wie Siemens. „Wir schauen beim Workplace Design nicht ausschließlich auf die jungen Nachwuchskräfte, die wir für uns gewinnen wollen.

Die gesamte Belegschaft muss sich in der Bürolandschaft wohlfühlen, wir wollen auch die Zusammenarbeit der Generationen fördern.“ Statt auf extravagante Design-Elemente setzt Siemens auf zeitloses Design. Themen wie Gesundheitsmanagement und Arbeitsschutz seien bei der Gestaltung neuer Büros ebenfalls selbstverständlich. „Ergonomische Stühle, höhenverstellbare Tische und große Monitore sind ‚State of the Art‘ und daher natürlich Pflicht“, sagt Riera. „Grundsätzlich fördert eine flexible Bürolandschaft schon an sich die Gesundheit der Mitarbeiter, weil sie sich automatisch mehr bewegen, aktiver sind.“

Positives Arbeitserlebnis gestalten

Beim Sportartikel-Konzern Adidas hingegen ist ganz klar Startup-Atmosphäre angesagt. Die Bürolandschaft soll bunt, verspielt und hip wirken. In einigen Meeting-Räumen lassen sich sämtliche Wände und der Boden als Whiteboard nutzen, die Kantine liefert auch abends noch Essen „to go“, Mitarbeiter erholen sich in Yoga-Räumen, zocken Computer-Spiele oder Kickern im „Recreation-Raum“ und treffen sich zum Feierabend-Bier oder zum Fitness-Kurs auf dem Firmengelände. „Arbeiten soll Spaß machen. Unser Ansatz ist es, das Arbeitserlebnis insgesamt positiv zu gestalten“, sagt Michael Grosam, Director Strategy and Planning in der Adidas-Abteilung Property and Services. In einem Test-Firmengebäude namens „Pitch“ dürfen sich derzeit drei Teams von Bürodesignern austoben: Die drei Anbieter gestalten jeweils auf einer Etage des Gebäudes ihre Vision des Adidas-Büros der Zukunft. Adidas-Mitarbeiter testen ein Jahr lang in dem Test-Gebäude, welche Büros und welche Design-Elemente ihnen am besten gefallen. Am Ende des Jahres und nach einigen Feedback-Runden sowie Nachbesserungen soll so ein praxiserprobtes Workplace-Konzept entstehen, das für einen Neubau in Herzogenaurach und global in allen Niederlassungen angewendet werden kann. „Das Tolle ist, dass wir regelmäßiges Feedback bekommen und die Mitarbeiter sehr eng in die Weiterentwicklung der zukünftigen Bürolandschaft einbinden können“, sagt Grosam.

Münchener Zentrale sind viele Erfahrungen aus unseren weltweiten Niederlassungen eingeflossen“, berichtet Markus Köhler, seit Dezember neuer Senior Director HR und Mitglied der Geschäftsführung bei Microsoft Deutschland. „Es ist uns dabei nicht zuletzt wichtig, zu zeigen, dass diese neue Arbeitswelt wirklich funktioniert und Vorteile bringt“, erklärt er. Denn es gebe durchaus noch Vorbehalte. „Wenn man zum Beispiel ankündigt, dass  es keinen festen Arbeitsplatz mehr gibt, dann trifft man oft erst mal auf Skepsis“, erklärt Köhler. „Aber in der Praxis genießen die Mitarbeiter diese Flexibilität sehr, wenn sie sich erst einmal daran gewöhnt haben.“

Ängste vor der neuen Welt abbauen

Vor allem die Phase des Umzugs in neue, flexible Bürolandschaften ist allerdings kritisch und muss intensiv kommunikativ vorbereitet und begleitet werden, weiß man bei Philips. Manche Mitarbeiter haben wenige Wochen nach dem Umzug wohl noch Sorge, dass sie leer ausgehen, wenn morgens die „Reise nach Jerusalem“ beginnt und zu viele Mitarbeiter an den limitierten Arbeitsplätzen Platz nehmen wollen. „Einige Mitarbeiter kommen morgens zurzeit noch extra früh, um sicher zu gehen, dass sie an bestimmten Lieblings-Plätzen arbeiten können“, berichtet Philips-Kommunikationschef Sebastian Lindemann.

Daran merke man, dass sich die Mitarbeiter noch in einer Eingewöhnungsphase an die neue Bürowelt befänden. „Wenn man zehn Jahre lang am persönlichen Schreibtisch mit Bild der Familie, neben der Lieblings-Büropflanze und den gewohnten Kollegen gearbeitet hat, ist die Umstellung auf die neue Arbeitsumgebung erst einmal ein Einschnitt“, räumt Lindemann ein. Verhaltens-Leitfäden und speziell geschulte Mitarbeiter aus Personal- und IT-Abteilung sollen als Ansprechpartner bei der Umstellung helfen – und Ängste vor der schönen neuen Unternehmenswelt abbauen.

von Sarah Sommer

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