Sieben Tipps zum Onboarding

Ein gutes Recruiting ist essenziell, um neue Mitarbeiter zu finden. Doch damit ist die Arbeit noch nicht getan. Es braucht auch ein umfassendes Onboarding, damit der Neue der Firma nicht gleich wieder den Rücken kehrt.

Personaler wissen, was alles schief laufen kann, wenn ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt. Oft wissen bespielsweise nur wenige, dass ein Neuer kommt. Nötige Accounts wurden noch nicht angelegt, die Rezeption ist ratlos und der Arbeitsplatz ist noch mit den Utensilien des Vorgängers bestückt. Alles schon vorgekommen.

Denn bei vielen Personalern und Chefs besteht noch der Eindruck, dass sie sich erst später um das „Binden“ des Neuen an die Firma kümmern müssen. Das ist ein Trugschluss. Viele neue Mitarbeiter springen deshalb noch vor dem ersten Arbeitstag ab. Mitarbeiterbindung beginnt mit dem Bewerbungsprozess, denn heute wollen Fachkräfte von ihren Chefs von Anfang an überzeugt werden, dass sie sich für die richtige Firma entschieden haben.

Hier sind sieben Tipps für Personaler, damit künftige Mitarbeiter nicht bereits am ersten Arbeitstag an Kündigung denken – Das tun übrigens 15 Prozent aller neuen Mitarbeiter, wie eine Studie des Human Capital Institutes herausfand. Ebenso ernüchternd: 77 Prozent gehen am ersten Arbeitstag früher nach Hause, weil sie aufgrund fehlender Vorbereitung des Arbeitsumfeldes nicht richtig loslegen können.

1. Gegen kalte Füße:
Gerade vor dem ersten Arbeitstag schleichen sich bei neu angeworbenen Mitarbeitern Zweifel an ihrer Entscheidung ein. Denn als hochqualifizierte Kräfte wissen sie um die Auswahl an Arbeitgebern. Und kommt dann ein weiteres gutes Angebot, springen manche wieder ab. Das fangen Personaler auf, indem die Neuen schon vor Arbeitsantritt zum Team-Essen oder einem Meeting eingeladen werden. Eine extra für die neuen Mitarbeiter konzipierte Homepage ist die perfekte Möglichkeit, die neuen Talente vor Arbeitsbeginn mit Informationen zu versorgen. Stück für Stück werden neue Inhalte freigeschaltet. Neben Texten, in denen sich Personaler und andere neue Mitarbeiter vorstellen, lassen sich spielerisch das Gelände und die Firmengeschichte digital entdecken. So können die vielen unbekannten Gesichter am ersten Arbeitstag bereits besser zugeordnet werden.

2. Blick in die Zukunft:
Was hilft, um den Neuling auf das Unternehmen heiß zu machen, ist eine Zielvereinbarung bereits zu Beginn. Im Dialog zeigt das Unternehmen dem Mitarbeiter dabei das ganze Spektrum mit allen Weiterbildungen, Förderprogrammen und Aufstiegsmöglichkeiten, ebenso in anderen Geschäftszweigen und an anderen Standorten: Die Stellenbeschreibung füllt sich mit Leben. Auch der Neue soll genau sagen, was er sich wünscht, was er einbringen will und was er nicht kann und möchte. Zu viele Arbeitsverhältnisse scheitern in der Probezeit vor allem daran, dass Mitarbeiter nicht wussten, was von ihnen gefordert war.

3. Technik reduziert den Aufwand:
Software wie ein webbasiertes Lern-Management-System (LMS) kann neben den Ausbildungsplänen auch die Aufgaben aller Personen, die am Onboarding-Prozess beteiligt sind, mit generierten Erinnerungs- und Checklisten-Mails unterstützen. Von der IT, die Zugänge freischaltet, über den Vorgesetzten und das Facility-Management bis zum neuen Kollegen selbst. Und das für Einzelne wie für ganze Gruppen von Neueinsteigern. So hören alle, die ab April oder in einer bestimmten Abteilung neu anfangen, zum gleichen Termin die Einführungsreferate. Der Personaler, der oft die Koordination der Einarbeitung übernimmt, wird entlastet und kann mit Struktur und Professionalität punkten.

4. Informiert statt überfordert:
Eine HR-Website für Mitarbeiter macht heute mehr Sinn als jedes Handbuch in Papierform. Die normale Homepage vieler Unternehmen überfordert durch ihre Masse und zu wenig Übersicht. Eine spezielle Seite der Personalabteilung spart Zeit. Neben Betriebsvereinbarungen und diversen Formularen finden die Mitarbeiter beispielsweise auch Verhaltensregeln für soziale Netzwerke. Der Personaler braucht die Inhalte lediglich auf dem neuesten Stand zu halten.

5. Auf den ersten Blick:
Wenn der Chef signalisiert, dass er wegen wichtiger Meetings keine Zeit findet, sich dem Neuling vorzustellen, ist der missglückte Einstand fast programmiert. Doch das kann ein Video des Vorstands ausbügeln, der darin die Neuen anspricht. Zusätzlich wirkt ein gut eingespieltes Team motivierend. Das gelingt, wenn der Vorgesetzte die direkten Kollegen auf den Neuen und seine Rolle vorbereitet. So kommen Konkurrenzängste erst gar nicht auf und die Zusammenarbeit funktioniert vom ersten Tag an.

6. Partner-System:
Wer geht mit wem und wann zum Mittagessen? Für neue Kollegen lauern überall Fettnäpfchen. Sie alleine zu lassen, passiert in vielen Firmen. Helfen können Partner-Systeme. Ein Kollege aus dem Team gibt Antworten und schafft Vertrauen. Außerdem kann es so einen ‚Buddy‘ zusätzlich online geben: Beispielsweise ebenso im Innendienst, aber in der australischen Niederlassung. Der Austausch macht Lust auf mehr von der Firma und weitet den Horizont.

7. Leitbild? Vergessen!
Kurios ist, wenn „Anfänger“ anonym und mit der Gehaltsabrechnung das Firmenleitbild ausgehändigt bekommen. Wer will, dass Werte und Ziele gelebt werden, muss darüber am ersten Tag berichten. Gut kommt an, wenn das langjährige Mitarbeiter übernehmen. Etwa, indem sie von ihren Anfängen erzählen und wie sie in ihrer Entwicklung von Kollegen und Chefs unterstützt worden sind.

Gastbeitrag von Anna Pietrus
Anna Pietrus
Autorin
Anna Pietrus
HR-Managerin
Skillsoft

Anna Pietrus ist HR-Managerin des weltweit agierenden E-Learning-Anbieters Skillsoft mit Sitz in Düsseldorf.

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