Einwurf-Einschreiben: Warum es keinen sicheren Zugang mehr bietet

Die Deutsche Post AG (folgend Post) bietet drei Arten von Einschreiben an. Während beim Standard-Einschreiben nur die Bearbeitung der Sendung im Start- und Zielbriefzentrum – sogenannte Basis-Sendungsverfolgung – erfolgt, ist beim Einwurf-Einschreiben der Sendungsstatus online einsehbar, und der Zugangszeitpunkt im Briefkasten oder Postfach des Empfängers wird durch Unterschrift des Zustellers dokumentiert. Beim Einschreiben mit Rückschein schließlich erfolgt die Zustellung persönlich an den Empfänger gegen Unterschrift; der Absender erhält einen entsprechenden Empfangsbeleg – den Rückschein.  

Der alte Vertrauensvorschuss des BGH für das Einwurf-Einschreiben 

Da der Erfolg eines Einschreibens mit Rückschein davon abhängt, ob der Postbote den Empfänger tatsächlich antrifft, ist diese Zustellart aus Nachweisgesichtspunkten unsicher. Das Einwurf-Einschreiben hingegen galt lange als einfache, kostengünstig und sicher – spätestens seit der Bundesgerichtshof BGH) in seinem Urteil vom 27. 9. 2016 (II ZR 299/15) die Auffassung vertreten hat, dass ein Beweis des ersten Anscheins für den Zugang eines Schreibens beim Empfänger spricht, wenn der Einlieferungsbeleg zusammen mit der Reproduktion des Auslieferungsbelegs vorgelegt wird.  

Der Fall: Krankheitsbedingte Kündigung ohne wirksames BEM-Angebot

Nach einem aktuellen Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) ist diese Rechtsprechung allerdings nicht (mehr) haltbar. Streitig war die Wirksamkeit einer krankheitsbedingten Kündigung aufgrund diverser Erkrankungen. Insgesamt waren über drei Jahre hinweg 164 Fehltage aufgelaufen. Der Personalrat hatte der Kündigung zugestimmt.  

Wirksamkeitsvoraussetzung für eine krankheitsbedingte Kündigung ist nicht zuletzt, dass keine zumutbare Möglichkeit bestand, die Kündigung durch mildere Maßnahmen zu vermeiden.  

BEM als Wirksamkeitsfaktor der Kündigung

Ob es solche Möglichkeiten gibt, kann ein Arbeitgeber durch ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM)herausfinden. Arbeitgeber müssen dies laut dem Sozialgesetzbuch (SGB) anbieten, wenn Arbeitnehmende innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren (Paragraf 167 Abs. 2 Satz 1). Ein BEM ist nach der Rechtsprechung des BAG erneut durchzuführen, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen für ein BEM wieder erfüllt sind, selbst wenn das vorherige BEM noch kein Jahr zurückliegt. 

Bietet ein Arbeitgeber pflichtwidrig kein BEM an, macht das eine Kündigung zwar nicht automatisch unwirksam; nach der Rechtsprechung muss der Arbeitgeber dann aber darlegen – und wenn der Arbeitnehmer bestreitet – auch beweisen, dass ein (durchgeführtes) BEM keine Hinweise darauf geliefert hätte, wie man künftigen Arbeitsunfähigkeitszeiten hätte entgegenwirken und das Arbeitsverhältnis dennoch erhalten können. Da eine solche Darlegung meist unmöglich ist, ist die Durchführung eines BEM regelmäßig – rein faktisch – doch Voraussetzung für die Wirksamkeit einer krankheitsbedingten Kündigung.   

Der Streit um den Zugang: Wurde die BEM-Einladung wirklich zugestellt? 

Im Streitfall war ein zweites BEM gesetzlich angezeigt. Die Arbeitgeberin behauptete auch, dem Kläger ein zweites BEM mit Einwurf-Einschreiben angeboten zu haben, was der Kläger aber bestritt. Letztlich war die Klage nur deshalb erfolgreich, weil die Arbeitgeberin den Zugang dieses Schreibens beim Kläger nicht beweisen konnte und das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamburg die Ansicht vertrat, im Fall eines Einwurf-Einschreibens spreche der Beweis des ersten Anscheins nicht für den Zugang des Schreibens beim Kläger. Die dagegen gerichtete Revision der Arbeitgeberin beim BAG war gemäß des Urteils vom 7. Mai 2026 jetzt erfolglos (2AZR 184/25). 

Digitalisierung der Zustellung: Warum das BAG das Einwurf-Einschreiben anders bewertet

Dass das LAG Hamburg und nun wohl auch das BAG (die schriftlichen Urteilsgründe liegen noch nicht vor) eine andere Auffassung vertritt als der BGH und manch anderes Gericht, liegt an der inzwischen erfolgten vollständigen Digitalisierung des Zustellverfahrens beim Einwurf-Einschreiben. Im vom BGH entschiedenen Sachverhalt praktizierten die Postangestellten noch das sogenannte Peel-Off-Verfahren: Dabei zog der Postangestellte unmittelbar vor dem Einwurf in den Empfängerbriefkasten ein auf der Sendung befindliches kennzeichnendes Etikett (Label) von der Sendung ab und klebte dieses Label auf den mitgeführten, vorbereiteten und auf die konkrete Sendung bezogenen Auslieferungsbeleg auf. Auf diesem Beleg bestätigte der Postangestellte nach Einwurf des zuzustellenden Schreibens in den Briefkasten des Empfängers mit Unterschrift und Datum die Zustellung. Diesen von der Post elektronisch archivierten Auslieferungsbeleg konnte der Versender – innerhalb bestimmter Fristen – bei der Post anfordern und im Streitfall vorlegen. Zusammen mit dem Einlieferungsbeleg der Sendung sah der BGH den „Schluss gerechtfertigt, dass die eingelieferte Sendung tatsächlich in den Briefkasten des Empfängers gelangt ist“ (Beweis des ersten Anscheins bei Einhaltung des beschriebenen Verfahrens). 

Inzwischen ist das Verfahren unstreitig anders: Kommt der Postangestellte am Zustellort an, muss er sich vergewissern, dass der Empfängername am Briefkasten steht. Mit einem mitgeführten Scanner scannt er dann die vom Versender aufgeklebte Einlieferungsnummer des Einschreibens ein, womit die Einlieferungsnummer im Scannersystem der Post hinterlegt wird. Auf einem Eingabefeld des Scanners unterschreibt der Postangestellte und dokumentiert so diesen Vorgang, der automatisch im System hinterlegt wird. Danach wirft er den Brief in den Briefkasten. Die gescannten Daten werden in das Trackingssystem der Post übertragen. Auch in diesem Fall kann der Versender eine Reproduktion des Zustellbelegs anfordern, dem sich die Art der Sendung (Einschreiben mit Einwurf), Sendungsnummer, Postleitzahl und Zustellbezirk entnehmen lassen. Unter der Kategorie Empfangsberechtigter lassen sich die dort vorgegebenen Möglichkeiten „Empf“ (Empfänger), „EmpfBev“ (Empfangsbevollmächtigter) und „And.EmpfBer“ (andere empfangsberechtigte Person) ankreuzen. Hinter dem Titel Empfangsbestätigung steht der Text „Ich habe die o.g. Sendung dem Empfangsberechtigten übergeben, bzw. das Einschreiben Einwurf in die Empfangsvorrichtung des Empfängers eingelegt.“ 

Das LAG Hamburg sieht hierin keinen solch typischen Geschehensablauf, dass ein Beweis des ersten Anscheins für den Zugang des Schriftstücks beim Empfänger angenommen werden könnte. Die Wahrscheinlichkeit einer korrekten Zustellung hänge von der Gewissenhaftigkeit des jeweiligen Postangestellten und den Umgebungsfaktoren ab -zum Beispiel Anzahl der vor Ort hängenden Briefkästen, mögliche Ablenkung des Postangestellten, Gefahr eines Fehlwurfs, wenn er noch weitere Sendungen in der Hand hat. Außerdem lassen sich dem Beleg weder die genaue Zustelladresse noch die Uhrzeit der Zustellung entnehmen; auch die auf der Sendung angebrachte Adresse wird dort nicht dokumentiert. 

Zwar hatte das LAG Hamburg noch den zustellenden Postangestellten als Zeugen vernommen, doch hatte der sich an die rund ein und ein dreiviertel Jahr zurückliegende Zustellung nicht erinnern können. 

Konsequenzen für die Praxis: Wie Arbeitgeber Zugang rechtssicher nachweisen 

1. Wer Schriftstücke, deren Zugang womöglich einmal zu beweisen sind, mit Einwurf-Einschreiben versendet, geht ein erhebliches Risiko ein, den Zugang im Streitfall nicht beweisen zu können. Kündigungen von Arbeitsverhältnissen sind hierfür ein Paradebeispiel; es gilt aber gleiches für jedes Schriftstück, aus dem ein Versender beziehungsweise eine Versendende für sich Rechtsfolgen ableiten will, wie der vorliegende Fall der BEM-Einladung zeigt. Ein fehlender Nachweis kann erhebliche, teils gravierende Nachteile zur Folge haben – im hier entschiedenen Fall nicht nur der Fortbestand des Arbeitsverhältnisses, sondern auch Lohnnachzahlungen in Höhe von über 100.000 €. Von einer Zustellung solcher Schriftstücke mit Einwurf-Einschreiben ist daher abzuraten.
2. Das Einschreiben mit Rückschein kann eine Alternative sein, wenn der Versender beziehungsweise die Versenderin die Möglichkeit einkalkuliert, dass die Zustellung scheitert, weil der Postangestellte die Empfangsperson nicht antrifft und ihr statt des eigentlichen Schriftstücks nur eine Benachrichtigung einwirft, es sei ein Einschreiben abzuholen. Diese Benachrichtigung bewirkt keinen Zugang im Rechtssinn, und eine Verpflichtung zur Abholung eines Einschreibens besteht ebenso wenig. Insbesondere wenn der Zugang eines Schriftstücks fristgebunden ist, etwa bei Kündigungen, ist vom Einschreiben Rückschein abzuraten.
3. Vorzugswürdig ist die Zustellung durch einen oder gegebenenfalls zwei Boten, die das betreffende Schriftstück am besten persönlich gegen Empfangsbestätigung übergeben.
4. Trifft ein Bote niemanden an, kann er ersatzweise das Schriftstück im Briefkasten des Empfängers beziehungsweise der Empfängerin einlegen. Diesen Zustellungsvorgang sollte er unbedingt sorgfältig protokollieren, insbesondere Datum und genaue Uhrzeit, den vollständigen Namen und die Anschrift der Empfangsperson sowie den Zustellungsvorgang einschließlich einer Beschreibung der Örtlichkeit. Hilfreich kann zudem ein Beweisfoto sein.
   Ein derart individualisiertes Zustellprotokoll ist im Vergleich zu einem standardisierten und eher anonymen Protokoll nicht nur eine belastbarere Beweisgrundlage für den Streitfall, sondern kann zugleich Boten dazu dienen, im Fall einer Einvernahme als Zeuge die Erinnerung an die Zustellung aufzufrischen.
5. Die Zustellkette muss lückenlos sein. Kennt der Bote den Inhalt des Schreibens etwa aus Datenschutzgründen nicht, muss der Versender auch sicherstellen, dass er den Inhalt des dem Boten in einem verschlossenen Kuvert übergebenen Schreibens durch andere Zeugen beweisen kann.
6. GmbH-Geschäftsführer, sonstige Organe juristischer Personen oder diejenigen, die persönlich Arbeitgeber sind (zum Beispiel Einzelkaufmann) kommen als Boten nicht in Betracht, weil sie prozessual keine Zeugenqualität haben.
7. Weithin unbekannt ist die Möglichkeit der Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher. Das sind Beamte, die laut Paragraf 154 des Gerichtsverfassungsgesetz (GVG) die Aufgabe haben, Zustellungen vorzunehmen). Auftraggeber können gemäß Paragraf 132 des BGB auch Privatpersonen sein. Im Vergleich zu privaten Boten und deren Protokoll ist die Zustellungsurkunde eines Gerichtsvollziehers laut Paragraf 415 der Zivilprozessordnung (ZPO) eine öffentliche Urkunde, die den vollen Beweis des vom Gerichtsvollzieher beurkundeten Vorgangs erbringt. Demgegenüber reicht die Beweiskraft des Protokolls eines privaten Boten weniger weit: Sofern der Bote sein Protokoll unterschrieben hat, erbringt es gemäß Paragraf 416 der ZPO (nur) den Beweis, dass die im Protokoll enthaltenen Erklärungen vom Boten abgegeben sind.