Entgelttransparenz: Was kommt auf Arbeitgeber 2026 zu?

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie verlangt von allen Arbeitgebern konkrete Maßnahmen, um faire und nachvollziehbare Vergütungsstrukturen sicherzustellen. Darüber hinaus sieht die Richtlinie umfassende Auskunfts- und Informationsrechte für Beschäftigte, strenge Vorgaben für die Gehaltstransparenz bereits im Bewerbungsprozess und Berichtspflichten zum Gender Pay Gap vor.

Bis 7. Juni 2026 muss die Richtlinie in deutsches Recht umgesetzt werden. Wie im Koalitionsvertrag vereinbart, hatte das Bundesgleichstellungsministerium zum Zwecke der Erarbeitung von Vorschlägen für eine „bürokratiearme Umsetzung“ der Richtlinie eine Kommission berufen. Diese hat im November 2025 ihren Abschlussbericht an Bundesministerin Prien übergeben. Auch wenn die Empfehlungen der Kommission nicht verbindlich sind, wird erwartet, dass sich die Regierung an diesen Empfehlungen orientieren und Anfang 2026 das Gesetzgebungsverfahren auf den Weg bringen wird. Folgende Anforderungen an Arbeitgeber zeichnen sich nun ab:

Auskunftsrechte der Beschäftigten

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gewährt Mitarbeitenden in Zukunft unabhängig von der Betriebsgröße ein Recht auf Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht und für die Gruppen von Mitarbeitenden, die gleiche Arbeit wie sie oder gleichwertige Arbeit verrichten. Über diesen Auskunftsanspruch wird der Arbeitgeber die Belegschaft einmal jährlich proaktiv unterrichten müssen.

Der Auskunftsanspruch soll nach den Empfehlungen der Kommission wie folgt ausgestaltet werden:

• Der Auskunftsanspruch soll sich auf das im Vorjahr gezahlte Gesamtentgelt beziehen, ausgewiesen als Bruttojahres- und entsprechendes Bruttostundenentgelt.
• Eine Aufschlüsselung in jede einzelne Lohnart soll nicht notwendig sein.
• Die Auskunft soll einmal jährlich für das vorangegangene Jahr beansprucht werden können.
• Standardisierte Auskunftsformulare sollen zur freiwilligen Nutzung bereitgestellt werden.
• Auskünfte sollen digital in Textform erteilt werden können.

Vergleichsgruppenbildung

Für die in der EU-Entgelttransparenzrichtlinie vorgesehenen Auskunftsrechte und Berichtspflichten müssen Arbeitgeber Gruppen von Beschäftigten bilden, die „gleiche oder gleichwertige“ Arbeit verrichten. Die Kommission hat sich mit der Frage auseinandergesetzt, wie diese Vergleichsgruppen zu definieren sind:

• Für die Bildung von Vergleichsgruppen gelten die Vorgaben der Richtlinie, das heißt „gleichwertige Arbeit“ wird künftig anhand der Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen zu beurteilen sein.
• Diese Kriterien finden grundsätzlich auch auf tarifgebundene Arbeitgeber Anwendung, jedoch sollen diese nach Ansicht der Kommission bei der Auskunft privilegiert werden: Die Vergleichsgruppe soll vorrangig die tarifliche Entgeltgruppe sein; bei den Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen kann dann aber auf die Tarifregelung Bezug genommen werden, sofern diese richtlinienkonform angewandt wird.
• Erfreulich für Arbeitgeber: Unterschiedliche Standorte (beispielsweise in verschiedenen Bundesländern mit unterschiedlichen Gehaltsniveaus) und historisch gewachsene Altverträge sollen in der Dokumentation differenziert betrachtet werden dürfen.

Berichtspflichten

Arbeitgeber mit mindestens 100 Mitarbeitenden müssen die Entgeltindikatoren nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie der Aufsichtsbehörde berichten und öffentlich machen, Arbeitgeber mit mindestens 150 Mitarbeitenden erstmals bis zum 7. Juni 2027 für das vorausgegangene Jahr.

Eine Ausweitung dieser Berichtspflichten auf Arbeitgeber unter 100 Beschäftigten lehnt die Kommission ab.

Der Betriebs- oder Personalrat soll nicht gleichberechtigt in die Berichtserstellung eingebunden werden, sondern lediglich ein Anhörungsrecht zur Richtigkeit der Angaben haben. Die Kommission hat sich zugleich dafür ausgesprochen, dass bei der Bestimmung der Vergleichsgruppen eine Beteiligung der Arbeitnehmervertretung erfolgen soll; in tarifgebundenen Betrieben soll ein betriebliches Mitbestimmungsrecht insoweit entfallen, wie der Tarifvertrag im Einklang mit der Entgelttransparenzrichtlinie steht.

Verfahren im Falle eines Gender Pay Gap

Ergibt sich aus den Berichten für eine Vergleichsgruppe ein geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens 5 Prozent, ist nach der Richtlinie Abhilfe zur Schließung dieses Gender Pay Gap zu schaffen, sofern sich die Gehaltsunterschiede nicht mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien rechtfertigen lassen.

Die Kommission hat sich insoweit dafür ausgesprochen, dass der Gesetzgeber in Anlehnung an das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz einen nicht abschließenden Katalog objektiver Rechtfertigungsgründe kodifiziert und zwischen stellenbezogenen Bewertungskriterien und personenbezogenen bzw. personenbeziehbaren Rechtfertigungsfaktoren unterscheidet.

Steht ein Gender Pay Gap von mindestens 5 Prozent fest, befürwortet die Kommission hierfür ein zweistufiges Verfahren:

• Zeitnahe Unterrichtung und Anhörung des Betriebs- oder Personalrats (zum Beispiel innerhalb von sechs Wochen) sowie
• Vereinbarung eines Fahrplans mit sachangemessenen Fristen. Wo tarifliche Regelungen betroffen sind, sollen längere Fristen möglich sein, um die Einbindung der Tarifparteien zu gewährleisten.

Eine Abhilfemaßnahme kann nach den Vorstellungen der Kommission zukunftsgerichtet nicht nur in einer „Anpassung nach oben“ liegen, sondern zum Beispiel auch darin bestehen, die Entgelte der bislang begünstigten Gruppe bis zur Herstellung der Entgeltgleichheit einzufrieren.

Gehaltstransparenz im Bewerbungsprozess

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie sieht außerdem strenge Vorgaben für die Gehaltstransparenz bereits im Bewerbungsprozess vor. Insoweit können sich Arbeitgeber auf folgende Neuerungen einstellen:

• Das Einstiegsgehalt oder eine Gehaltsspanne müssen Bewerbenden künftig proaktiv mitgeteilt werden, zum Beispiel in der Stellenanzeige oder vor dem Bewerbungsgespräch.
• Fragen des Arbeitgebers zur Gehaltshistorie sind nicht mehr erlaubt, das heißt, bisherige Gehälter von Bewerbenden bleiben privat.
• Gehaltsgeheimhaltungsklauseln, die das Sprechen über das eigene Gehalt untersagen und die derzeit noch in zahlreichen Arbeitsvertragsmustern vorhanden sind, werden unwirksam.

Mit der Umsetzung dieser Neuerungen in das deutsche Recht ist fest zu rechnen, denn der Bericht der Expertenkommission enthält insoweit keine abweichenden Regelungsvorschläge.

Umsetzung der Anforderungen in der Praxis

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie und die Vorschläge zu deren Umsetzung verlangen von allen Unternehmen – unabhängig von Größe oder Tarifbindung – ein objektiv nachvollziehbares Vergütungssystem. Wer bislang Gehälter frei festlegt oder sich allein auf Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen verlässt, muss künftig ein diskriminierungsfreies System schaffen und dokumentieren. Dies gilt umso mehr vor dem Hintergrund, dass Unternehmen künftig einmal jährlich gegenüber den Beschäftigten offenlegen müssen, nach welchen objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien Entgelte festgelegt und entwickelt werden.

Für die erfolgreiche Umsetzung empfiehlt sich ein strukturierter Drei-Stufen-Plan:

1. Unternehmen sollten bestehende Entgeltstrukturen und -unterschiede evaluieren und prüfen, ob ihr aktuelles Vergütungssystem bereits objektive, geschlechtsneutrale Kriterien enthält und die Ausgangslage dokumentieren.
2. Unternehmen sollten ein nachvollziehbares, diskriminierungsfreies System schaffen – auch wenn sie tarifgebunden sind oder Betriebsvereinbarungen bestehen. Dabei sind die Kriterien Kompetenzen, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingungen zu berücksichtigen.
3. Arbeitnehmervertretungen sollten rechtzeitig eingebunden und erforderliche Regelungen frühzeitig verhandelt werden.

Überdies ist Arbeitgebern zu raten, in den kommenden Monaten auch die HR-Prozesse (etwa im Recruiting) sowie Arbeitsvertragsvorlagen zu überprüfen und an die neuen Vorgaben anpassen.