Seit dem 1. November 2024 ist das Gesetz über die Selbstbestimmung in Bezug auf den Geschlechtseintrag (SBGG) in Kraft. Das SBGG vereinfacht es für transgeschlechtliche, intergeschlechtliche und nichtbinäre Menschen, ihren Geschlechtseintrag im Personenstandsregister und ihren Vornamen ändern zu lassen. Die Änderung erfolgt – ohne gerichtliche Verfahren oder medizinische Gutachten – durch eine Erklärung gegenüber dem Standesamt. Die Neuregelung strahlt auch auf das Arbeitsverhältnis aus. Für Arbeitgeber ist entscheidend: Sobald die Änderung wirksam ist, sind für das Arbeitsverhältnis in allen Systemen, Dokumenten und im täglichen Umgang die neuen Daten zu verwenden.
Nicht nachfragen, nicht weitersagen
Das Kernstück des SBGG im Arbeitsalltag ist das Ausforschungs- und Offenbarungsverbot (§ 13 Abs. 1 SBGG). Das Ausforschungsverbot untersagt es dem Arbeitgeber, nach dem früheren Geschlechtseintrag oder dem früheren Vornamen zu fragen oder sonstige Nachforschungen anzustellen. Das gilt im Bewerbungsverfahren und im laufenden Arbeitsverhältnis gleichermaßen.
Das Ausforschungsverbot geht einher mit dem Offenbarungsverbot: Wer von einem früheren Geschlechtseintrag oder einem früheren Vornamen weiß, darf diese Information ohne Zustimmung der betroffenen Person nicht an Dritte weitergeben – auch nicht „nur intern“ an Kolleginnen und Kollegen. Eine vermeintlich gut gemeinte Rundmail oder die Ankündigung im Team-Meeting, jemand heiße „jetzt anders“, ist daher rechtlich problematisch, wenn dabei der alte Name erwähnt und die Veränderung ohne Einverständnis der Person thematisiert wird. Verstöße können mit Bußgeldern geahndet werden und sind zugleich ein erhebliches Vertrauens- und Reputationsrisiko.
Personalakte, HR-Tools und Dokumente: Wie sich Prozesse ändern müssen
Das SBGG wirkt unmittelbar in die Personalorganisation hinein. Name und Geschlecht sind in der Regel in zahlreichen Systemen hinterlegt – von der Personalakte über Gehaltsprogramme und Zutrittssysteme bis zu E-Mail-Verzeichnissen und Intranet-Profilen. Ändern sich Geschlechtseintrag und Vorname, müssen diese Daten zeitnah und einheitlich angepasst werden, damit die betroffene Person im Arbeitsalltag nur mit ihrem aktuellen Namen und im richtigen Geschlecht erscheint.
Besonders sensibel ist die Personalakte. Dort sind in aller Regel Unterlagen mit den bisherigen persönlichen Daten hinterlegt. Die Zugriffsmöglichkeit auf die Personalakte ließe sich als Verstoß gegen das Offenbarungsverbot qualifizieren. Eine ausdrückliche Ausnahme für Bestandsdaten sieht das Gesetz nur für amtliche Register und Informationssysteme vor. Eine Verpflichtung des Arbeitgebers, die Unterlagen mit den überholten Daten zu löschen, dürfte daraus aber nicht folgen. Eine solche Löschung ist wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ohnehin häufig nicht möglich (das gilt insbesondere für Gehaltsunterlagen). Wird der Zugriff auf die Personalakte auf den notwendigen, möglichst klein definierten Personenkreis begrenzt (was ohnehin datenschutzrechtlicher Standard ist), liegt nach unserer Auffassung keine Offenbarung im Sinne der gesetzlichen Regelung vor.
Die rechtlichen Interessen der Person, die die Rechte nach dem SBGG geltend macht, bleiben dennoch hinreichend geschützt. Denn Paragraf 10 Absatz 2 SBGG sieht einen Anspruch auf Neuausstellung wichtiger Dokumente vor. Darunter wird man etwa Arbeitsverträge, wesentliche Nachträge, Leistungsbeurteilungen und Arbeitszeugnisse fassen können. Die Person kann darum ihre Personalakte aktualisieren lassen, sodass Unterlagen nicht auf eine Änderung des Geschlechts oder des Namens hinweisen. Die hierfür notwendigen Kosten trägt die Antragstellerin oder der Antragsteller, was aber im laufenden Arbeitsverhältnis keine signifikante Kostenbelastung darstellen dürfte.
Ansprache, Mobbingprävention und Unternehmenskultur
Mit der rechtlichen Änderung geht eine klare Erwartung an das Verhalten im Unternehmen einher: Mitarbeitende sind mit ihrem aktuellen Namen und im Geschlecht des aktuellen Personenstandseintrags anzusprechen – mündlich, schriftlich und in allen Systemen. Fehler können in der Umstellungsphase passieren. Kritisch wird es, wenn jemand trotz besseren Wissens bewusst den alten Namen verwendet („Deadnaming“) oder eine Person dauerhaft im falschen Geschlecht anspricht. Dieses Verhalten kann das allgemeine Persönlichkeitsrecht verletzen, als Mobbing eingestuft werden und eine Diskriminierung im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes aufgrund des Geschlechts oder der sexuellen Identität darstellen.
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Arbeitgeber müssen nicht nur eigenes pflichtwidriges Verhalten unterlassen, sondern sind verpflichtet, ihre Mitarbeitenden vor Diskriminierung Dritter zu schützen. Diese Präventionspflicht ist im Kontext des SBGG nicht einfach umzusetzen. Eine proaktive Kommunikation und Sensibilisierung aus Anlass einer konkreten personellen Änderung ist rechtlich problematisch, weil das Unternehmen damit schnell gegen das zuvor erwähnte Offenlegungsverbot verstößt. In Absprache mit der oder dem Betroffenen ist ein offener Umgang aber zulässig. Möglich bleiben zudem allgemeine, anlasslose Sensibilisierungen zum Thema geschlechtliche Identität und SBGG und die Benennung von Ansprechstellen. Darüber hinaus ist eine konsequente Reaktion bei Anhaltspunkten für Verstöße oder Konflikte wichtig – angefangen beim klärenden Gespräch bis hin zu Abmahnungen und in schweren Fällen auch Kündigungen von Beschäftigten, die sich diskriminierend verhalten.
Bei Mitarbeitenden mit Eintrag „divers“ oder ohne Geschlechtseintrag ist die passende Anrede nicht immer offensichtlich. Nutzen Unternehmen nicht ohnehin Pronomen für alle Beschäftigten. Hier ist ein vertrauliches Gespräch sinnvoll, in dem geklärt wird, wie die Person angesprochen werden möchte. Wichtig ist, diese Klärung nicht zum öffentlichen Thema zu machen und keine Details der persönlichen Geschichte abzufragen, die für das Arbeitsverhältnis nicht erforderlich sind.
Besonderheiten im Bewerbungsverfahren
Auch der Recruiting-Prozess sollte vor dem Hintergrund des Selbstbestimmungsgesetzes überprüft werden. Bewerbungsformulare fragen oft routinemäßig nach Anrede und Geschlecht. Unternehmen sollten prüfen, ob diese Angaben tatsächlich benötigt werden und ob sie jedenfalls inklusiv gestaltet sind. Wenn das Geschlecht abgefragt wird, sollten neben „männlich“ und „weiblich“ auch „divers“ beziehungsweise eine Option „keine Angabe“ vorgesehen sein.
Relevant wird zudem das bereits erwähnte Ausforschungsverbot. Hinweisen auf eine Änderung des Geschlechts oder des Namens dürfen Arbeitgeber nicht nachgehen. Das birgt Herausforderungen, wenn in den Bewerbungsunterlagen ältere Dokumente mit den überholten persönlichen Daten enthalten sind. Eine unbedarfte Nachfrage, ob es sich denn um die eigenen Unterlagen handele, könnte man bei strenger Auslegung bereits als Verstoß gegen das Ausforschungsverbot werten. Derartige Fragen könnten im Falle einer Absage auch als Indiz für eine unzulässige Benachteiligung gewertet werden. Arbeitgeber werden insoweit die Recruiting-Teams für die Vorgaben des SBGG sensibilisieren müssen und in Bewerbungsverfahren im Zweifel unterstellen, trotz eines abweichenden Namens seien die richtigen Unterlagen eingereicht worden.
Besetzung von Gremien
Schließlich berührt das SBGG die Besetzung von Gremien und die Frage geschlechtsbezogener Quoten. In der betrieblichen Praxis betrifft dies etwa Betriebsräte, Aufsichtsräte, Beiräte oder interne Gremien mit freiwilligen Quoten.
Der Gesetzgeber hat gesehen, dass sich eine Änderung des Geschlechts auf einzuhaltende und bestehende Quoten auswirken kann. Paragraf 7 Absatz 1 SBGG legt darum nahe, dass für gesetzliche Geschlechterquoten grundsätzlich das Geschlecht maßgeblich ist, das im Personenstandsregister zum Zeitpunkt der Besetzung eingetragen ist. Ändert sich der Geschlechtseintrag erst nach der Wahl oder Bestellung, wirkt sich das auf die bestehende Zusammensetzung des Gremiums nicht mehr aus; die Änderung ist erst bei der nächsten Besetzung zu berücksichtigen. Das schafft für Unternehmen und betriebliche Gremien Planungssicherheit: Die einmal wirksam erfolgte Besetzung bleibt stabil, auch wenn sich der Geschlechtseintrag einzelner Mitglieder während der Amtszeit ändert.
Wichtig ist die Regelung insbesondere bei Betriebsratswahlen. Hierfür verlangt Paragraf 15 Absatz 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG), dass das im Betrieb zahlenmäßig unterrepräsentierte Geschlecht im Betriebsrat in angemessenem Verhältnis vertreten sein muss. Entscheidend ist wie dargelegt der Zeitpunkt der Besetzung. Das heißt, eine Geschlechtsänderung während der laufenden Betriebsratswahlen kann noch Einfluss haben. Da der Arbeitgeber die Wahlen selbst nicht durchführt, wird er bekannt gewordene Änderungen aber an den Wahlvorstand übermitteln müssen, damit dieser die jeweils maßgeblichen Zahlen und Quoten nachprüfen kann.
Sowohl Paragraf 15 Absatz 2 BetrVG als auch Paragraf 7 Absatz 1 SBGG knüpfen ausweislich der Gesetzgebungsmaterialien und ihres Wortlautes ausdrücklich an das männliche und weibliche Geschlecht an. Das bedeutet: Personen mit „drittem Geschlechtseintrag“ oder ohne Geschlechtszuordnung können nach der herrschenden rechtlichen Auffassung derzeit rechtlich nicht als Minderheitengeschlecht im Sinne dieser Quote gelten. Offen ist allerdings, ob und wie Personen ohne binäre Geschlechtszuordnung bei der Berechnung der Quote mitzuzählen sind – also ob sie beispielsweise den Kreis der wahlberechtigten oder wählbaren Personen in einer Weise beeinflussen, die sich auf das zahlenmäßig unterrepräsentierte Geschlecht auswirkt. Diese Frage ist bislang nicht abschließend geklärt. Die Verantwortung für die Einordnung im konkreten Fall liegt hier allerdings beim Wahlvorstand. Der Arbeitgeber ist lediglich verpflichtet, die korrekten Beschäftigtendaten zu übermitteln.
Schutz der Identität als Arbeitgeberaufgabe
Das Selbstbestimmungsgesetz ist im Arbeitsrecht angekommen. Für Arbeitgeber bedeutet das vor allem, dass aktuelle Angaben konsequent in allen Systemen umgesetzt werden, frühere Geschlechtseinträge und Vornamen weder hinterfragt noch offenbart werden und wichtige Dokumente auf Verlangen angepasst werden. Bei Gremienbesetzungen kommt es auf den Geschlechtseintrag zum Zeitpunkt der Wahl an; spätere Änderungen wirken erst in die Zukunft. Wer diese Vorgaben ernst nimmt, minimiert nicht nur Rechtsrisiken, sondern stärkt eine Arbeitskultur, in der Identität geschützt und anerkannt wird.
Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe Identität. Das Heft können Sie hier bestellen.
Christoph Seidler
