Sind Arbeitnehmer zum Personalgespräch verpflichtet?

Personalgespräche und Arbeitsbesprechungen gehören zum betrieblichen Alltag. Sie dienen nicht nur der Kommunikation zwischen Führungskraft und Mitarbeitenden, sondern sind auch ein wesentliches Steuerungsinstrument der Personalpolitik. Dennoch kommt es in der Praxis vor, dass Arbeitnehmer eine Einladung zu einem Gespräch ablehnen oder die Teilnahme verweigern. Dies wirft die Frage auf: Unter welchen rechtlichen Voraussetzungen besteht eine Teilnahmeverpflichtung – und wann darf eine berechtigte Verweigerung in Betracht gezogen werden?

Weisungsrecht des Arbeitgebers

Das Weisungsrecht des Arbeitgebers umfasst laut Paragraf 106 der Gewerbeordnung (GewO) die Befugnis, Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung nach billigem Ermessen näher zu bestimmen, soweit diese Arbeitsbedingungen nicht schon durch den Arbeitsvertrag, Bestimmungen einer Betriebsvereinbarung, eines anwendbaren Tarifvertrages oder durch gesetzliche Vorschriften festgelegt sind. Hierzu gehört grundsätzlich auch das Recht, Besprechungen anzuordnen, wenn diese der Erfüllung der arbeitsvertraglichen Pflichten dienen. Umgekehrt gilt aber, dass ein Mitarbeiter an Besprechungen, die mit diesen Themen nicht in einem direkten Zusammenhang stehen, nicht teilnehmen muss. Er ist laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 23. Juni 2009 (2 AZR 606/08) nicht zu jedwedem Gespräch mit dem Arbeitgeber verpflichtet.

Arbeitsvertragliche Nebenpflichten

Neben der primären Arbeitspflicht bestehen Nebenpflichten aus dem Arbeitsverhältnis, etwa zur Kommunikation, Kooperation und Loyalität. Die Teilnahme an einem Personalgespräch ist regelmäßig eine Ausprägung dieser Nebenpflicht. Das Weisungsrecht des Arbeitgebers bezieht sich nicht nur auf das Bestimmen der Arbeitsleistung, daher gehört zu diesem Weisungsrecht des Arbeitgebers auch das Anweisen von Personalgesprächen und Arbeitsbesprechungen.

Dies gilt unbestritten immer dann, wenn in dem Personalgespräch Weisungen in Bezug auf die Arbeitsleistung erteilt werden sollen, egal ob im Einzel- oder Teamgespräch. Nach dem BAG gehört dazu aber auch das Gespräch, in dem eine Arbeitsanweisung überhaupt erst vorbereitet werden soll und ebenso das Gespräch, in dem die Nichtbefolgung von Weisungen besprochen und gegebenenfalls auch moniert werden soll.

Unerheblich ist es laut Urteil vom 18. Oktober 2022 (5 Sa 28/22) des Landesarbeitsgerichts Mecklenburg-Vorpommern, ob ein Personalgespräch oder eine Arbeitsbesprechung als Videokonferenz oder in Form einer Präsenzsitzung stattfinden sollen. Auch eine freundlich als „Einladung“ formulierte Weisung ist im Zweifel eine Weisung, der grundsätzlich Folge zu leisten ist, es sei denn, es lägen die nachfolgenden Ausnahmekonstellationen vor.

Welche Arten von Personalgesprächen lassen sich unterscheiden?

1. Arbeitsorganisatorische Gespräche und Team-Meetings

Besprechungen, die unmittelbar der Arbeitsorganisation dienen, wie beispielsweise Projektabstimmungen oder Schichtplanung, fallen unzweifelhaft unter das Weisungsrecht. Die Teilnahme ist demnach verpflichtend, eine Verweigerung unzulässig.

2. Mitarbeitergespräche

Auch Mitarbeitergespräche, beispielsweise zu Zielvereinbarungen und Leistungsfeedback sind zulässig, da sie eng mit der Erfüllung der Arbeitspflichten verbunden sind. Das BAG hat mit einem Urteil vom 23. Juni 2009  (2 AZR 606/08) klargestellt, dass Arbeitnehmer grundsätzlich verpflichtet sind, an Gesprächen teilzunehmen, die der Erörterung von Arbeitsinhalten, Leistung oder Verhalten dienen.

3. Gespräche mit disziplinarischem oder kündigungsrechtlichem Bezug

Hier ist zu differenzieren:

• Zulässig: Gespräche über Fehlverhalten, Pflichtverletzungen oder Leistungsdefizite.
• Es besteht keine Pflicht, sich selbst belastend zu äußern. Schweigen ist erlaubt – die bloße Teilnahme am Gespräch hingegen kann verlangt werden.
• Unzulässig: Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, von dem Mitarbeiter das Erscheinen zum Personalgespräch über einen Aufhebungsvertrag oder auch nur die Änderung des bestehenden Vertrages, zum Beispiel um eine Veränderung des Gehalts zu besprechen, zu verlangen.

4. Gespräche außerhalb der Arbeitszeit

Eine Verpflichtung zur Teilnahme besteht grundsätzlich nur während der Arbeitszeit. Findet das Gespräch außerhalb der vereinbarten Arbeitszeit statt, ist eine Anordnung nur ausnahmsweise gerechtfertigt, beispielsweise bei dringenden betrieblichen Erfordernissen. In solchen Fällen entsteht ein Anspruch auf Vergütung oder Freizeitausgleich.

Mitarbeitergespräche während einer Arbeitsunfähigkeit

Da keine Arbeitsverpflichtung besteht, können Personalgespräche grundsätzlich nicht verlangt werden. Ausnahmsweise aber kann auch während der Arbeitsunfähigkeit ein kurzes Personalgespräch verlangt werden, wenn der Arbeitnehmer Informationen hat, ohne die dem Arbeitgeber die Fortführung der Geschäfte erheblich erschwert oder gar unmöglich würde. Andere dringende Anlässe sind vorstellbar, beispielsweise die einer unmittelbar zu klärenden Stellenbesetzung. Jedoch wäre immer die zwingende Voraussetzung, dass der Informationsaustausch nicht bis zum Ende der Arbeitsunfähigkeit aufschiebbar ist, wie ein Urteil des BAG vom 2. November 2016 (10 AZR 596/15) belegt. Dies wird aber nur in seltenen Ausnahmefällen wirklich der Fall sein.

Das Recht, für dieses dringliche Gespräch sogar das Erscheinen im Betrieb anzuweisen, ist noch einmal restriktiver zu beurteilen: Vorstellbar ist eine Konstellation, dass nur der Arbeitnehmer über ein bestimmtes technisches Know-how verfügt, das vor Ort dringend eingesetzt werden muss oder dass eine Besprechung im Team im Betrieb zwingend erforderlich ist, weil sonst erhebliche Störungen des Betriebsablaufs oder des Betriebsfrieden drohen. Auch in vermeintlichen Eilfällen ist grundsätzlich zunächst dem Versuch der schriftlichen Kontaktierung per E-Mail oder nötigenfalls dem Telefonat der Vorrang zu geben.

Hier gilt zu beachten: Auch wenn nach den Erkenntnissen des Arbeitgebers der Mitarbeitende gesundheitlich in der Lage wäre, den Betrieb zumindest für ein Gespräch aufzusuchen, gäbe es dazu im Regelfall keine sanktionierbare Verpflichtung: Es gibt rechtlich keine teilweise Arbeitsfähigkeit, wie ein Urteil des BAG vom 9. April 2014 (10 AZR 637/13) darlegt. Eine Ausnahme ist das betriebliche Eingliederungsmanagement (BEM). Hier können Gespräche auch während und damit trotz der Arbeitsunfähigkeit und sogar im Betrieb stattfinden. Der Umkehrschluss, dass dann doch auch ein kurzes Gespräch auch außerhalb eines BEM möglich sein müsste, ist unzutreffend. Denn das BEM-Gespräch erfolgt ja freiwillig zu Zwecken des BEM; der Arbeitnehmer hat das Recht, jederzeit abzubrechen.

Zurückhaltung des Arbeitgebers ist freilich nicht immer angebracht, insbesondere, wenn es im Fall der fristlosen Kündigung um die Einhaltung der zweiwöchigen Ausschlussfrist nach Paragraf 626 Absatz 2 BGB geht. Unternimmt ein Arbeitgeber, der im Falle der Arbeitsfähigkeit den Arbeitnehmer zu einem Kündigungssachverhalt hätte persönlich anhören wollen, beziehungsweise müssen, während einer zweiwöchigen Arbeitsunfähigkeitsphase des Mitarbeiters nicht einmal den Versuch einer wenigstens schriftlichen Anhörung und Kontaktaufnahme, ist eine erst nach Beendigung der Arbeitsunfähigkeit und dann erfolgter Anhörung ausgesprochene außerordentliche Verdachts- oder Tatkündigung verfristet und damit unwirksam.

Formelle Anforderungen

Es gibt keine formellen Anforderungen für die Anordnung des Personalgesprächs, vorwiegend muss die Aufforderung zum Personalgespräch nicht schriftlich erfolgen. Jedoch sollte regelmäßig das Thema des Gesprächs mitgeteilt werden. Dies gilt vornehmlich, wenn dem Mitarbeiter eine Pflichtverletzung vorgeworfen werden muss; es besteht grundsätzlich kein legitimes Interesse, den Arbeitnehmer im Unklaren zu lassen und damit zu überrumpeln.

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Nur im Ausnahmefall kann wegen Verdunkelungsgefahr ein Hinweis unterbleiben. Dies kann bei einer Anhörung zu einer Verdachtskündigung der Fall sein. Der Arbeitgeber müsste aber im Streitfall darlegen und beweisen können, welche Umstände diese Gefahr begründen sollen. Soweit ersichtlich, gibt es aber keine Rechtsprechung, die den Arbeitnehmer als berechtigt angesehen hätte, an dem Gespräch nicht teilzunehmen, wenn das Thema gar nicht oder nicht präzise genug benannt wurde. Der Arbeitgeber kann aber im Einzelfall erhebliche rechtliche Nachteile durch mangelnde Transparenz haben. Diese kann insbesondere bei einem Gespräch über eine Verdachtskündigung zu deren Unwirksamkeit führen.

Darf eine Begleitperson des Arbeitnehmers am Gespräch teilnehmen?

Arbeitnehmer haben laut einem Beschluss des BAG vom 20. April 2010 (3 TaBV 16/08) kein generelles Recht, zu dem Personalgespräch eine Begleitperson, darunter auch den Betriebsrat oder einen eigenen Anwalt, mitzubringen. Es gibt folgende Ausnahmen:

Betriebsrat:

• Gespräch über die Änderung von Arbeitsabläufen oder die Anpassung der beruflichen Kenntnisse und Fähigkeiten an die künftigen Arbeitsabläufe nachParagraf 81 Absatz 4 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)
• Gespräch über die Berechnung und Zusammensetzung seines Arbeitsentgelts oder die Leistungsbeurteilung und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten nach Paragraf 82 Absatz2 BetrVG, gleich ob die Initiative dafür vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber kommt (siehe auch BAG, Beschluss vom 20. April2010 – 3 TaBV 16/08).
• Einsichtnahme in die Personalakte nach Paragraf 83 BetrVG
• Beschwerde des Arbeitnehmers bei Benachteiligungen, nach Paragraf 84 Absatz 1 BetrVG.

Verweigert der Arbeitgeber die Anwesenheit des Betriebsrats, kann die Teilnahme am Gespräch verweigert werden. Umgekehrt kann nach Abmahnung, so das Urteil des Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm vom 28. Januar 2016 (18 Sa 1140/15)eine Kündigung berechtigt sein, wenn ein Arbeitnehmer zu Unrecht annimmt, er müsse bestimmte Gespräche nur in Anwesenheit eines Betriebsratsmitglieds wahrnehmen. Die Mitteilung des Gesprächsthemas dient also auch dazu, die  Beteiligung eines Betriebsratsmitglieds oder Rechtsanwalts und eine Diskussion darüber möglichst im Vorfeld auszuschließen.

Rechtsanwalt

• Seit 2021 darf der Mitarbeiter laut Paragraf 167 Absatz 2 Satz 2 SGB IX als Vertrauensperson zu einem BEM-Gespräch auch einen Rechtsanwalt hinzuziehen
• Bei einer persönlichen Anhörung zu einer Verdachtskündigung sieht die Rechtsprechung den Arbeitnehmer als dazu berechtigt an, sich von einem Rechtsanwalt begleiten zu lassen

Folgen für Arbeitnehmer bei unberechtigter Verweigerung

Die arbeitsrechtlichen Konsequenzen einer unberechtigten Gesprächsverweigerung sind – wenig überraschend:

• Abmahnung,
• im Wiederholungsfall auch eine verhaltensbedingte Kündigung.

Verweigert der Arbeitnehmer die Arbeitsleistung in der Annahme, er handele rechtmäßig, hat grundsätzlich nach Urteil des BAG vom 28. Juni 2018 (2AZR 436/17) er selbst das Risiko zu tragen, dass sich seine Rechtsauffassung als unzutreffend erweist. Das Arbeitsgericht Heilbronn hatte mit Urteil vom 23. März 2022 (2 Ca 14/22) eine beharrliche Arbeitsverweigerung als Kündigungsgrund darin gesehen, dass die Klägerin im Zeitraum von ungefähr einem Monat insgesamt dreimal nicht zum Personalgespräch erschienen war und die Weigerung mit dem Vorwurf verband, der Arbeitgeber übe psychischen Druck aus. Gleichzeitig trägt der Arbeitgeber die Beweislast dafür, dass das Gespräch im Rahmen seines Weisungsrechts lag und nicht gegen billiges Ermessen verstieß.

Takeaways für HR

Arbeitnehmer sind im Regelfall verpflichtet, an Personalgesprächen und Arbeitsbesprechungen teilzunehmen. Das Direktionsrecht des Arbeitgebers findet seine Grenze jedoch dort, wo Gespräche missbräuchlich eingesetzt werden, nicht Inhalt, Ort und Zeit der Arbeitsleistung betreffen, außerhalb der Arbeitszeit stattfinden oder wo gesetzliche Mitbestimmungsrechte verletzt werden.

Für HR-Verantwortliche bedeutet dies, Einladungen transparent, aber auch auf die eigenen Interessen optimiert zu gestalten, Mitbestimmungsrechte zu berücksichtigen und auf die Wahrung von Arbeitnehmerrechten zu achten. Es werden dadurch Konflikte verringert, eine vertrauensvolle Gesprächskultur im Unternehmen befördert, aber auch rechtliche Nachteile in der gerichtlichen Auseinandersetzung verhindert.