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Ein Tag, der wohl in die Geschichtsbücher eingeht: der 22. März 2020, Beginn des ersten Corona-Lockdowns in Deutschland. Mit ihm einhergehend explizite Kontaktverbote und Betriebsauflagen, die Unternehmen mehr oder weniger dazu zwangen, ihren Mitarbeiter:innen das Arbeiten von zuhause möglich zu machen. Auf die Dringlichkeit, remote zu arbeiten, waren die Wenigsten vorbereitet, was insbesondere zu Beginn der Pandemie zu immensen Problemen führte.
Im darauffolgenden Jahr haben sich die meisten Mitarbeiter:innen mittlerweile an die Arbeit von zuhause gewöhnt. Doch die Stimmen sind gemischt. Manche genießen Homeoffice so sehr, dass sie sich kaum mehr vorstellen können, wieder täglich ins Büro zu gehen. Andere zählen die Tage, bis sie wieder an ihren Arbeitsplatz im Büro zurückzukehren dürfen. Viele wünschen sich auch eine gewisse Flexibilität zwischen Homeoffice und Büro. Damit die erneute Umstellung nach Aufhebung der Corona-Beschränkungen möglichst reibungslos und weniger chaotisch wie vor einem Jahr verläuft, sollten Unternehmen und insbesondere auch HR-Teams sich bereits jetzt eine passende Strategie überlegen.
Hybride Arbeitsmodelle sind am attraktivsten
Weniger realistisch sind dabei Entweder-oder-Modelle, also tägliche Präsenzpflicht im Büro oder vollkommen remote zu arbeiten. Mit großer Wahrscheinlichkeit werden sich hybride Arbeitsmodelle längerfristig durchsetzen, da sie besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen eingehen und die dadurch gewonnene Flexibilität zudem die Zufriedenheit steigert – was natürlich auch Vorteile für Arbeitgeber:innen mit sich bringt.
Tatsächlich belegen Studien, dass sich viele Mitarbeiter:innen ein hybrides Arbeitsmodell wünschen. Die optimale Aufteilung für viele wäre, die Hälfte der Arbeitszeit im Büro und die andere im Homeoffice zu verbringen, denn so haben Mitarbeiter:innen das Beste aus beiden Welten: Direkte Zusammenarbeit und persönlicher Austausch mit Kolleg:innen und gleichzeitig Flexibilität und eine gewisse Freiheit.
Welches Modell sich letztendlich durchsetzt, hängt natürlich auch vom jeweiligen Unternehmen ab, da die Unternehmenskultur, die Ziele und die individuelle Situation hierbei eine große Rolle spielen. Personalverantwortliche sollten sich generell Gedanken machen, welche Verteilung von Homeoffice und Büroarbeit sie präferieren und welcher Ansatz dann entsprechend besser passt. Weitere Fragen wären, ob der Ansatz im ganzen Unternehmen oder nur für bestimmte Abteilungen gilt – oder ob stattdessen Richtlinien vorgegeben werden, die jedes Team den eigenen Bedürfnissen entsprechend adaptieren kann. Bei Personio hat die HR-Abteilung durch eine unternehmensweite Umfrage festgestellt, dass die einzelnen Teams die Flexibilität zwischen Homeoffice und Büroarbeit sehr schätzen. Daher können die Mitarbeiter:innen selbst entscheiden, ob sie remote arbeiten oder nicht.
Wichtigstes Planungsinstrument: Feedback der Teams
Natürlich muss immer individuell abgewogen werden, ob ein hybrides Arbeitsmodell möglich ist oder nicht. Hierfür sollten Personaler:innen die verschiedenen Team- und Unternehmensstrukturen berücksichtigen, da gewisse Abteilungen vielleicht auf die Anwesenheit einzelner Mitarbeiter:innen angewiesen sind.
Zudem lassen sich bestimmte Aufgaben, die Zusammenarbeit und Kreativität erfordern, einfach besser Face-to-Face als virtuell erledigen. Der persönliche Austausch wird nach wie vor als äußerst wertvoll erachtet und in Zeiten des Social Distancing von vielen vermisst. Im schlimmsten Falle können hierunter Engagement, Motivation und Produktivität der Mitarbeiter:innen leiden. Zudem sollten die Erfahrungen aller Mitarbeiter:innen – egal ob langjährige Führungskräfte oder neu eingestellte Praktikant:innen – als gleich wertvoll betrachtet und entsprechend berücksichtigt werden, um erfolgreich neue Regeln zu implementieren und zu optimieren.
Wenn diese grundlegenden und teaminternen Fragen geklärt sind, gilt es vor allem andere Faktoren zu berücksichtigen: Für die Umsetzung eines hybriden Arbeitsmodells müssen zum Beispiel gewisse finanzielle Rahmenbedingungen geschaffen werden. Hierunter fallen entsprechendes Equipment, Tools, Gehalt und Reisekosten. Zudem fordert Remote Work neben finanziellen Aspekten auch die Beachtung einiger rechtlicher Vorgaben. Dies verbindet im Unternehmen dauerhaft die Kapazitäten der HR- und Rechtsabteilung – nicht nur initial, bevor das Modell umgesetzt wird. Hier muss unter anderem geklärt werden, von wie vielen Standorten aus Mitarbeiter:innen arbeiten dürfen und ob es neben dem Zuhause und Büro noch weitere Alternativen gibt, wie zum Beispiel das Arbeiten aus dem Ausland.
Planen, entscheiden, kommunizieren
Eine entscheidende Rolle beim hybriden Arbeitsmodell spielt die IT. Um erfolgreich hybrid arbeiten zu können, muss das gesamte Set-up stimmen – von den jeweiligen Tools bis zu den Meetingräumen. Auch eine HR-Software kann hierbei entsprechend unterstützen. So bleiben die Teams flexibel, der Informationsfluss stabil und alle Prozesse laufen reibungslos ab. Bei der Umstellung können den betroffenen Abteilungen entsprechende Leitfäden helfen.
Bei der Berücksichtigung der obigen Aspekte steht der Entwicklung einer passenden Strategie und der Wahl eines entsprechenden Arbeitsmodells nichts mehr im Weg. Vor allem das HR-Team spielt hier eine entscheidende Rolle, diese Prozesse anzustoßen. Ein solides Fundament in Form einer klaren Positionierung hinsichtlich Remote, Hybrid oder Büroarbeit ist essentiell, genauso wie die Einbeziehung aller Mitarbeiter:innen. Um die Strategie erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, alles bedacht zu planen und erst nach Abschluss des Prozesses das Ergebnis zu kommunizieren. Sobald eine gewisse Vertrauenskultur etabliert ist, kann keine Krise das Unternehmen so schnell erschüttern.
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