KI im Recruiting-Alltag der DB: Von Chatbot bis Matching

In unserer neuen offenen Reihe stellen wir KI-Best Cases aus dem HR-Bereich vor. Im Gespräch erläutert Kerstin Wagner, Executive Vice President Talent Acquisition bei der Deutschen Bahn, wie KI die Candidate Experience verändert und alltägliche Prozesse effizienter macht.

Jährlich gibt es 20.000 Neueinstellungen, vom Azubi bis zur Führungskraft. Wie kann Technologie das Bewerbererlebnis verbessern, ohne den persönlichen Aspekt zu vernachlässigen?

Bevor bei der Deutschen Bahn (DB) neue Tools eingeführt werden, definiert das Recruiting-Team klare Ziele für den Einsatz von Technologien. Im Fall des KI-Einsatzes sind das eine bessere Candidate Experience, effizientere Prozesse und qualitativ hochwertigere Bewerbungen. Parallel wird ein Monitoring der Markt- und Technologietrends durchgeführt – auch außerhalb des HR-Kontexts. „Dabei spielt das Mindset des Teams eine große Rolle. Wir brauchen alle an Bord“, sagt Kerstin Wagner, Executive Vice President Talent Acquisition.

Um diesen Innovationsgeist zu fördern, etabliert Wagner eine Kultur, in der Neugier und Veränderungsbereitschaft willkommen sind. Verschiedene Programme wie die „Future Minds“ fördern über Kollaboration und Mentoring aktiv junge Kolleginnen und Kollegen. Zudem besteht für alle Mitarbeitenden die Möglichkeit, Projekte in die jährliche Roadmap einzubringen und diese dann mit Support aus dem Führungsteam selbstständig umzusetzen.

Die praktische Umsetzung: von Bewerbungsbuddy bis Metaverse

Heute unterstützt KI das Recruiting der DB in vielen Schritten – von der Texterstellung bis zur Bewerberkommunikation.

DB-JACK (Stellenanzeigen-Generator):
Das intern entwickelte Stellenanzeigen-Tool DB JACK (kurz für Job Ads Construction Kit) ordnet standardisierte Inhalts-Bausteine passenden Stellenprofilen und Berufsbildern zu. Recruiterinnen und Recruiter können damit Stellenanzeigen schneller und konsistenter zusammenstellen. Eine Individualisierung zur Steigerung der Passgenauigkeit ist trotzdem jederzeit möglich. Die finale inhaltliche Prüfung und Freigabe erfolgt durch das Team.

Virtueller Bewerbungsbuddy „DB Smile“:
Der Chatbot DB Smile beantwortet Bewerbenden Fragen per Chat oder Voice und hilft bei der Orientierung beim Stellenangebot – rund um die Uhr. Er unterstützt bei der Erstellung der Bewerbung und überführt relevante Daten in das Bewerbungsprofil.

KI im Matching-Prozess:
Algorithmen unterstützen dabei, innerhalb einer bestehenden Bewerberauswahl passfähige Profile zu priorisieren. Wenn ein Profil nicht exakt zur Ausschreibung passt, schlägt das System alternative Stellen vor. Auf Wunsch sucht es auch „Lookalikes“, also ähnliche Kompetenzprofile, im Bewerbenden-Pool. Die Entscheidung über Einladungen und Zusagen liegt weiterhin bei den Recruitern und den Fachbereichen.

Robotic Process Automation (RPA):
Wiederkehrende digitale Arbeitsschritte werden automatisiert. So liest die Software medizinische Untersuchungstermine externer Anbieter für sicherheitsrelevante Berufe in unterschiedlichen Formaten aus, legt sie im System an und verknüpft sie mit den passenden Fällen. Darüber hinaus werden auch Standardnachrichten – etwa Eingangsbestätigungen oder Terminerinnerungen per Mail und SMS – automatisiert verschickt. Das reduziert administrative Arbeit und schafft Zeit für inhaltliche Aufgaben und die qualitative Interaktion mit den Bewerbenden.

Lesen Sie auch:

• Wie KI-Avatare das E-Learning verändern
• Telefonkompetenz stärken mit KI
• Paola: Wie ein KI-Assistent Reorganisationen erleichtert

3D Jobwelt:
Über die in-house entwickelte virtuelle 3D Welt „DB Jobs Experience“ können Kandidatinnen und Kandidaten in Jobräumen verschiedene Berufe der DB – etwa als Zugverkehrssteuerer oder Gleisbauerin – virtuell erleben. So bietet sich eine spielerische Möglichkeit, den Beruf schon vor der Bewerbung besser kennenzulernen. Die Experience kommt auch über VR-Brillen auf Messen oder Recruiting-Events zum Einsatz.

KI-Hub und Lernzeit: Innovation als Teamleistung

Das interne KI-Hub bündelt Ideen und Erfahrungen aus dem Recruiting, um Innovationsprojekte teamübergreifend und gesteuert voranzubringen. Es wurde bottom-up initiiert und sorgt für Transparenz bei laufenden Projekten. Mitarbeitende können hier KI-Anwendungsfälle pitchen, Feedback einholen und voneinander lernen – vom einfachen Prompting bis zu komplexeren Vorhaben.

Bereits seit mehreren Jahren gibt es für die gesamte DB-Personalgewinnung feste Lernzeiten: montags von 8:30 bis 10:30 Uhr können sich alle Mitarbeitenden selbstständig in unterschiedlichen Themenfeldern weiterbilden. Einerseits steht dafür eine interne Lernplattform zur Verfügung, die fortlaufend mit neuen Inhalten befüllt wird. Zusätzlich werden in der Lernzeit virtuelle Learning-Nuggets angeboten. In diesen Slots werden neue Tools vorgestellt und aktuelles Wissen geteilt, ohne Konkurrenz zu anderen Terminen.

„Mir ist wichtig, dass der Mensch im Mittelpunkt steht und am Ende des Tages die Entscheidungen trifft. Die Kombination aus menschlicher Kompetenz und technologischer Effizienz ist die neue Superpower.“

Kerstin Wagner, Executive Vice President Talent Acquisition, Deutsche Bahn.

IT, Data und Operative – Hand in Hand

Die Impulse für neue Innovations-Anwendungen entstehen vor allem im operativen Recruiting. Für die Umsetzung arbeitet das Digital- und Techteam eng mit den Recruiterinnen und Analytics- und Datenexperten zusammen. Die Beauftragten für den Datenschutz sowie die Arbeitnehmervertretung werden frühzeitig eingebunden, um rechtliche und organisatorische Anforderungen zu klären. Recruiter sind in allen Prozessen involviert, testen die Anwendungen im Alltag und geben Rückmeldungen – die Systeme werden daraufhin fortlaufend optimiert.

Learnings für HR

• • Enge Verzahnung von operativem Recruiting und Technologie: Anwendungsfälle und Verbesserungspotenziale werden in der operativen Personalgewinnung initiiert und definiert und in enger Zusammenarbeit mit den spezialisierten Techexperten schnell und anwendungsorientiert umgesetzt.
  • Klare Governance und frühzeitige Einbindung: Alle relevanten Stakeholder, wie das Business, Datenschutz und Arbeitnehmervertretung, werden von Beginn an eingebunden – das schafft Vertrauen und Akzeptanz.
  • Enablement als Daueraufgabe: Mit KI-Hub und festen Lernzeiten werden Strukturen geschaffen, um Wissen kontinuierlich zu teilen, neue Skills zu erlangen, Kompetenzen zu erweitern und neue Anwendungsfälle zu initiieren.
  • Pragmatischer Technologieeinsatz: KI wird gezielt dort eingesetzt, wo sie operativen Mehrwert bringt, die Effizienz steigert oder Prozesse beschleunigt.
  • Transparenz im Prozess: Laufende Projekte und Ergebnisse werden teamübergreifend sichtbar gemacht, um Nachvollziehbarkeit und Beteiligung zu fördern.
  • Human in the loop: Entscheidungen über Bewerbungen und Einstellungen bleiben bei den Recruiterinnen und Recruitern. KI unterstützt, strukturiert und liefert Impulse – die Verantwortung bleibt beim Menschen.