Seit dem Markteintritt von ChatGPT im November 2022 wird auch in den HR-Abteilungen intensiv über den richtigen Einsatz von künstlicher Intelligenz gestritten. Doch verengt sich die Diskussion immer noch stark aufs Recruiting, häufig stehen zudem die falschen Themen im Mittelpunkt, es fehlen konkrete Ziele. HR kann und muss das Thema jedoch größer denken. In den vergangenen Jahren sind immer mehr Aufgaben auf HR zugekommen, ohne dass die Ressourcen mitgewachsen sind. Die agentische KI der nächsten Generation bietet einen guten Weg aus dem Dilemma.
5 Dos
1. Jetzt einsteigen
Der ideale Zeitpunkt zum Einstieg ist jetzt. Ein Unternehmen, das vor vier Jahren mit KI für HR angefangen hat, müsste heute eigentlich alles löschen und von vorn wieder anfangen. Denn die Entwicklung von KI geht weiter. Daher gilt hier die „Gnade der späten Entdeckung“. Der aktuelle Haupttreiber von KI im HR-Umfeld ist das Agentische. Die KI generiert nicht nur Texte, sondern sie kann mit Zielgruppen interagieren. Dieses Potenzial gilt es zu nutzen.
2. Ziele und Rolle definieren
HR muss dafür zunächst Ziele des KI-Einsatzes definieren: Worum geht es? Bessere Performance? Geringere Kosten? Dazu bedarf es auch der Reflexion der eigenen Rolle und Potenziale im Unternehmen. Wenn KI Luft für andere Aufgaben verschaffen soll – wie wird diese Luft genutzt? Letztlich geht es immer darum, die Organisation zu verbessern. Ein klassisches KI-Ziel wäre zum Beispiel, die HR-Manager durch
den Einsatz von Routineaufgaben zu entlasten und mehr Kapazitäten für strategische Aufgaben zu schaffen.3. Mit begrenzten Use Cases anfangen
Klar, es geht immer ums große HR-Ganze. Anfangen sollten Verantwortliche jedoch mit kleinen Lösungen – und dort zunächst Sicherheit gewinnen. Zum Beispiel, indem sie agentische KI nutzen, um die Personalakten auf dem Stand der Dinge zu halten. Solche Spezialaufgaben lassen sich ressourcenschonend nutzen, indem man die Kommunikationsfähigkeit von KI nutzt. Nach und nach können dann weitere Anwendungsszenarien hinzukommen.
4. Geringe Einstiegshürden nutzen und der KI die Lösung überlassen
Möchten Verantwortliche möglichst stark von KI profitieren, brauchen sie dafür eine andere Haltung als bei einer Softwareeinführung. Früher mussten Unternehmen die Software erst mühsam an die eigenen Prozesse anpassen. Jetzt gilt es, die Aufgabe präzise zu beschreiben und die KI anschließend die Lösung finden zu lassen.
5. Daten produktiv nutzen
Kein Mensch pflegt gerne Daten in Systeme ein, das war bislang ein Problem digitaler HR-Systeme. Werden bestimmte kommunikative Transaktionen in HR an die KI delegiert, entsteht ein großer Datenschatz. Damit lassen sich Faktoren wie Zufriedenheit und Gesundheit von Mitarbeitenden oder die
Bewerbungsquote sehr viel präziser einschätzen und positiv beeinflussen. Diesen Faktor sollte HR von Anfang an mitdenken. Je mehr HR mit agentischer KI arbeitet, je mehr datenbasiertes Wissen erhält die Funktion über die eigenen Aufgaben und Prozesse.
5 Don’ts
1. Auf die falschen Themen setzen
Stellenanzeigentexte sind nicht das beste Szenario für KI: In HR geht es immer noch zu häufig um ChatGPT und Stellenanzeigen. Dabei hat in diesem Anwendungsszenario KI den geringsten Mehrwert. Wenn es gut läuft, macht KI hier aus schlechten Jobofferten mittelmäßige. Sollte das ein Ziel von HR mit Qualitätsanspruch sein? Viel wichtiger als KI-Einsatzgebiet sind sich wiederholende Standardaufgaben zur Interaktion mit Mitarbeitenden und Kandidaten.
2. KI für Prozesse mit notwendiger Fehlerquote 0 einsetzen
Aktuell ist es das größte Problem, dass agentische KI dazu tendiert, zu halluzinieren (Stand heute, die Modelle werden allerdings rasant besser). Besonders kritische Prozesse, bei denen kein einziger
Fehler passieren darf, sollten daher aktuell noch nicht unkontrolliert von einer KI übernommen werden. Menschen müssen als Korrektiv KI-gesteuerte Prozesse immer noch begleiten und überprüfen.3. KI unzureichend trainieren
Die KI kann nicht einfach so loslegen. Sie braucht Wissen, damit sie im Sinn des Unternehmens agieren kann. Das heißt, das Wissen muss für den Anwendungsfall verlässlich und möglichst vollständig sein. Wenn man KI für die Urlaubsplanung einsetzt, sollten die Regeln bekannt und schriftlich fixiert sein, konsolidierte FAQs sind eine gute Grundlage für den Start. HR sollte die KI dann in einer Probephase beobachten, korrigieren und weiter optimieren.
4. KI heimlich anwenden
Unserer Erfahrung nach sind Mitarbeitende und Bewerbende gegenüber dem Einsatz von KI dann offen, wenn sie wissen, an welcher Stelle genau die Technik zum Einsatz kommt. Eine begleitende Kommunikation zur Einführung schafft die notwendige Transparenz und vermeidet einen möglichen Vertrauensverlust. Dazu gehört auch, die Vorteile für die Zielgruppe herauszustellen, zum Beispiel eine Beschleunigung von internen Dienstleistungsprozessen.
5. Datenschutzfragen ignorieren
Bevor HR mit KI loslegt, sollten sich die Verantwortlichen über die datenschutzrechtlichen Regeln im Klaren sein und nicht einfach unkontrolliert irgendwelche frei verfügbaren Tools anwenden. Dort darf ich Stand heute nicht einmal einen Arbeitsvertrag hochladen, um ihn zu prüfen, weil die Anbieter ihre Server eventuell in einem Staat hosten, dessen Datenschutz nicht den EU-Normen entspricht. Bei Dienstleistern, die mit KI arbeiten, sollte HR auf Hosting, ISO-Zertifizierungen etc. achten.
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Dieser Beitrag erschien zuerst in der gedruckten Ausgabe Fake. Das Heft können Sie hier bestellen.
