Bei vielen Unternehmen fangen gerade Mitarbeitende an, die niemand eingestellt hat. Kein Vertrag, kein erster Arbeitstag, keine Vorstellungsrunde im Team. Heute bereiten sie Termine vor, sortieren Entscheidungen nach Dringlichkeit und schreiben Briefings für Führungskräfte. Eingerichtet hat sie die IT, bezahlt werden sie aus einem Softwarebudget. Im Stellenplan stehen sie bis heute nicht.
Das ist kein Sonderfall. In vielen Unternehmen arbeiten seit Monaten KI-Agenten mit, die niemand einarbeitet. Sie übernehmen Aufgaben, die vorher Menschen erledigt haben. Die Belegschaft ist damit längst hybrid. Und trotzdem endet die Zuständigkeit des Personalbereichs weiter dort, wo der Arbeitsvertrag anfängt.
Daran hängt die Stellung von HR im Unternehmen. Wer die zweite Hälfte der Belegschaft nicht verantwortet, kann auch nicht beziffern, was sie einbringt. Und wer nicht beziffern kann, was er einbringt, wird nicht gefragt, wenn Budgets verteilt werden. Zwei von drei Personalbereichen richten ihre Planung laut Gartner bis heute an Köpfen aus, und dieselbe Gruppe tut sich schwer, den Wertbeitrag ihrer Planung zu erklären. Wer schon für die menschliche Hälfte keine Zahl hat, bekommt für die zweite erst recht keine. Das Problem ist nicht neu. Es verdoppelt sich gerade.
Ein Agent lässt sich rechnen wie eine Einstellung
Für diese Zahl braucht der Personalbereich kein neues Modell. Er hat die Logik längst im Haus. Jede Einstellung folgt derselben Kurve: Zuerst kostet sie Geld, die Talent Acquisition Cost. Dann kommen der erste Arbeitstag, der erste produktive Tag und der erste profitable. Danach beginnt der Talent Lifetime Value, also der Wert, den eine Position im Lauf der Zeit erwirtschaftet.
Wir haben diese Kurve bei uns zweimal gezeichnet, für dieselbe Aufgabe. Einmal für eine Assistenz der Geschäftsführung, Jahresgehalt 55.000 Euro: drei Monate bis zum ersten Arbeitstag, ein halbes Jahr bis zur Produktivität, zehn Monate bis zur Profitabilität. Ab Tag 312 arbeitet die Position über ihre Kosten hinaus. Nach zwei Jahren steht ein Wertbeitrag von rund 110.000 Euro, alle Kosten bereits abgezogen. Eine gute Position mit starker Rendite. Dazu kommt, was kein Agent kann: Konflikte lesen, Vertrauen aufbauen, in einer heiklen Lage die richtige Person anrufen.
Für den Agenten sieht dieselbe Kurve anders aus. Ein Tag bis zum Start, eine Woche bis zur Produktivität, eine weitere bis zur Profitabilität. Zwei Jahre Betrieb kosten in manchen Fällen weniger als ein Monatsgehalt der menschlichen Kollegin. In den ersten sechs Wochen im echten Betrieb hat er 639 Aufträge übernommen und uns 22,5 Stunden pro Woche zurückgegeben. Hochgerechnet auf ein Jahr sind das 153.000 Euro. Investiert hatten wir 2.000 Euro, das ist der 77-fache Ertrag.
Wer die bessere Arbeit macht, beantwortet dieser Vergleich nicht. Er zeigt etwas anderes: Beide Seiten durchlaufen dieselbe Kurve. Nur für die eine haben wir ein Preisschild.
Kein Agent kann lernen, was nicht dokumentiert ist
Der Aufbau dieses Agenten hat 20 Minuten gedauert. Diese Zahl haben wir selbst gern erzählt, bis uns auffiel, was sie unterschlägt. Möglich waren die 20 Minuten nur, weil 13 Jahre Führungsprinzipien, KPI-Systeme und Entscheidungsregeln schriftlich vorlagen. Der Agent hat nichts erfunden. Er hat gelesen, was ohnehin schon da war.
Genau hier scheitern die meisten Projekte. Das MIT fand 2025 bei 19 von 20 KI-Pilotprojekten keinen messbaren Ergebnisbeitrag. Die Ursache lag selten in der Technik. Sie lag darin, dass das Wissen über die eigenen Abläufe in einzelnen Köpfen steckt. Was dort bleibt, lässt sich nicht übergeben, weder an einen neuen Kollegen noch an eine Maschine. Rollenprofile, Qualitätskriterien, Eskalationswege, Entscheidungsrechte: Das alles sauber aufzuschreiben oder einfach mittels Sprache zu Text transkribieren zu lassen, ist die Vorbedingung für jedes Agentenprojekt. Und es ist eine Personalaufgabe, keine IT-Aufgabe.
Dagegen steht ein ernstzunehmender Einwand: Gesamtwirtschaftlich ist der große Produktivitätsschub bislang kaum nachweisbar. Das stimmt. Nur zeigt die Praxis, wo die Rendite verloren geht. Gartner hat Ende 2025 350 Führungskräfte großer Unternehmen befragt, die bereits mit Agenten arbeiten. 80 Prozent von ihnen hatten Personal abgebaut, auf die Rendite hatte das keinen Einfluss. Besser lagen die Unternehmen, die stattdessen in Qualifizierung und in ihr Betriebsmodell investiert haben. Der Ertrag entsteht beim Umbau von Arbeit. Und wer Arbeit umbaut, braucht jemanden, der beide Seiten der Belegschaft kennt. Für diese Zuständigkeit gibt es in den meisten Organigrammen bisher kein Feld. Wir nennen sie Hybrid Resources: eine Funktion, die nicht nur Menschen verantwortet, sondern die gesamteArbeitskraft eines Unternehmens, Menschen und Agenten und die Verteilung dazwischen. DerName ist neu, die Aufgabe nicht. Sie liegt bisher nur zwischen den Stühlen.
Die Rechnung beginnt zu Hause
Wie schnell das messbar wird, zeigt das Recruiting bei einem großen deutschen Handelsunternehmen. Rechnerisch bearbeitet eine Person dort 8.000 Bewerbungen im Jahr. Bei drei Minuten pro Bewerbung sind das zehn volle Arbeitswochen. Mit einer KI-gestützten Vorselektion bleiben davon anderthalb übrig, ein Rückgang um 85 Prozent. Pro Kopf und Jahr sind das 11.600 Euro, die anderswo eingesetzt werden können.
Dieselbe Rechnung ließe sich für andere Themen aufmachen. Bisher tut es keiner. Laut dem HR-Monitor von McKinsey hatten im vergangenen Jahr mehr als 40 Prozent der Beschäftigten in Deutschland keinen einzigen Weiterbildungstag und die Ausgaben pro Kopf sind gegenüber dem Vorjahr gesunken. Nur knapp ein Drittel der Personalabteilungen weiß, wer im Unternehmen was kann. Jede dieser Lücken kostet Geld. Ausgerechnet hat sie keiner, weil sich niemand zuständig fühlt.
Darin liegt die Gelegenheit. Stellenplan und Lizenzbudget liegen in getrennten Ordnern, obwohl sie dieselbe Frage beantworten: Wie viel Arbeit kann ein Bereich im nächsten Jahr leisten? Wer beides nebeneinander legt, verändert die eigene Rolle. Aus der Abteilung, die Personalkosten verwaltet, wird die Funktion, die erklären kann, was Arbeit im Unternehmen wert ist. Menschliche wie maschinelle. Das ist der Unterschied zwischen Human Resources und Hybrid Resources.
Diese Aufgabe schreibt heute noch fast niemand aus. Sie liegt einfach da und sie wird nicht lange dort liegen. IT und Finance könnten sie sich holen, beide rechnen schneller als HR. Nur kennen sie die Menschen im Unternehmen nicht. Niemand sonst kann sagen, was Arbeit hier wirklich kostet und was sie einbringt. Geschenkt bekommt HR diesen Platz trotzdem nicht. Die Rechnung muss die Personalabteilung selbst auf den Tisch legen.
Wie sich eine solche Rechnung im eigenen Haus aufsetzen lässt, zeigen Lars Wolfram und Kai Bogner in ihrer Session „AI Agents im HR: Schluss mit Bauchgefühl. Zeit für echten Impact und ROI.“ auf der KI-X HR Convention am 18. und 19. November 2026 in Berlin.
Quellen
- Zwei von drei mit Headcount-Fokus in der Personalplanung (66 Prozent), erschwerte ROI-Erklärung bei strategischer Planung. Gartner, „Top 5 Priorities for HR Leaders in 2025″, Befragung von 1.400 HR Leaders in 60 Ländern, davon 49 Prozent CHROs, 2025. gartner.com/en/human-resources sowie trginternational.com/blog/driving-hr-success-in-2025-gartners-5-key-priorities-for-hr-leaders/
- Alle Werte zum CEO Assistant (90/180/312 Tage, 55.000 Euro, 110.000 Euro, 1/7/8 Tage, 2.000 Euro, 639 Aufträge, 22,5 Stunden, 153.000 Euro, 77-facher Return, 20 Minuten). Interne Messung talentsconnect, 2026, OMR-Deck.
- Recruiting-Rechnung (8.000 Bewerbungen, 400 auf 60 Stunden, 11.600 Euro) sowie Screening-Kosten 2023 zu 2024. talentsconnect-Deck auf Basis von Epoch AI, a16z AI Index und den Preislisten von OpenAI und Anthropic, 2024.
- 95 Prozent der GenAI-Pilotprojekte ohne messbaren Ergebnisbeitrag (im Text: 19 von 20). MIT Project NANDA, „The GenAI Divide: State of AI in Business 2025″, 2025. mlq.ai/media/quarterly_decks/v0.1_State_of_AI_in_Business_2025_Report.pdf
- 80 Prozent Stellenabbau ohne ROI-Effekt, 350 Befragte. Gartner, Erhebung Q3 2025, veröffentlicht 2026. bigdata-insider.de/gartner-ki-agenten-roi-keine-entlassungen-a-5d0493a9e153e7bd28e2c3a645d27019/
- Weiterbildungstage und Weiterbildungsausgaben pro Kopf (1.579 auf 1.204 Euro). McKinsey HR-Monitor 2025 und 2026. mckinsey.com/de/news/presse/2026-06-14-mgi-hr-monitor-2026
- 30 Prozent integrieren Kompetenzdaten (im Text: knapp ein Drittel). Angabe talentsconnect, veröffentlicht in der Session-Beschreibung des KI-X-Programms 2026. hr.ki-x.berlin/programm/
Lars Wolfram
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