Wenn von Altsystemen die Rede ist, denken die meisten an Software: an das schwerfällige Zeiterfassungstool oder die gewachsene Excel-Landschaft. Doch das riskanteste Altsystem Ihres Unternehmens steht nicht im Serverraum – es geht in Rente.
Das unsichtbare Altsystem
Bis 2039 verlassen 13,4 Millionen Beschäftigte den deutschen Arbeitsmarkt. Jede Fachkraft nimmt im Schnitt 20 Jahre Erfahrungswissen mit: Kundenhistorien, Prozesskniffe, das Gespür, warum eine Anlage heute anders klingt als gestern. Dieses Wissen steht in keinem Handbuch – es ist an Menschen gebunden.
Legacy begegnet HR in drei Formen: technisch (veraltete Tools), prozessual (eingefahrene Abläufe) und personell (Wissen, das nur in Köpfen existiert). Die ersten beiden lassen sich modernisieren, wann immer Budget und Kapazität es erlauben. Die dritte hat eine harte Deadline: den letzten Arbeitstag.
Warum diese Migration anders ist
Bei einer Software-Migration ist der Bestand dokumentiert: Code und Daten lassen sich lesen, testen, übertragen. Erfahrungswissen dagegen ist implizit. Es zeigt sich in Entscheidungen statt in Dokumenten – und es verschwindet ohne Fehlermeldung. Die Kosten sind real: längere Einarbeitung, wiederholte Fehler, verlorene Kundenbeziehungen.
Wissenstransfer, der funktioniert
Moderne KI macht die Migration des Erfahrungswissens praktikabel: Strukturierte Experteninterviews werden KI-gestützt ausgewertet und in durchsuchbare Wissensmodule überführt – vom Onboarding-Leitfaden bis zum Trainingsmaterial. Personenbezogene Daten werden dabei zuverlässig anonymisiert, sodass aus individueller Erfahrung organisationales Wissen wird: DSGVO-konform und dauerhaft nutzbar.
Der Schlüssel liegt in der Mitbestimmung
Der entscheidende Erfolgsfaktor ist allerdings kein technischer. Wo Mitarbeiterwissen erfasst wird, greifen §87 BetrVG und der EU AI Act. Wer den Betriebsrat erst nach Projektstart informiert, erzeugt Widerstand. Wer ihn früh zur Freigabe-Instanz macht, gewinnt einen Verbündeten – und eine Lösung, die von beiden Seiten getragen wird. Drei Schritte haben sich bewährt:
- Wissens-Inventur: Wo sitzt kritisches Wissen? Wer geht wann?
- Betriebsrat einbinden: Spielregeln, Anonymisierung und Freigaben gemeinsam definieren – vor dem Projektstart.
- Prototyp statt Konzeptpapier: Erste Wissensmodule entstehen in wenigen Wochen und zeigen sofort, was funktioniert.
Der demografische Wandel wartet nicht auf das nächste IT-Budget. Wer jetzt handelt, verwandelt die Rentenwelle von einem Risiko in den Anlass, Erfahrungswissen endlich systematisch zu sichern.
Wie das mit dem Betriebsrat als Wegbereiter gelingt, zeigen wir auf der KI-X HR Convention am 18. und 19. November 2026 in Berlin – in unserer Expert Session „Betriebsrat als KI-Wegbereiter“ und im Workshop „Dein Betriebsrat bremst bei KI? So wird er zum Verbündeten“. Oder Sie lernen uns vorab kennen. Wir freuen uns auf Sie!
Matthias Mut
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