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Stellenbeschreibungen stellen in vielen Unternehmen trotz der vielfältigen Kritik ein immer noch zentrales HR-Instrument dar, das sich seit vielen Jahren oft wenig verändert hat. Wir haben dies zum Anlass genommen das Thema „Stellenbeschreibung“ im Rahmen einer Kurzstudie kritisch zu beleuchten sowie die wesentlichen zehn Erfolgsfaktoren zusammenzufassen. Die Studienergebnisse basieren auf einer Online-Umfrage, die im Sommer 2020 umgesetzt wurde.
Die Studie steht im Download komplett kostenfrei zur Verfügung.
Die nachfolgenden Ausführungen stellen die 10 Schritte zu einer erfolgreichen Stellenbeschreibung in der Kurzfassung dar. Die Langfassung finden Sie ebenso unter dem o.g. Link.
(1) Klare Zielstellung des Instruments „Stellenbeschreibung“
Der erste Schritt ist der wichtigste: Klären Sie, wozu Sie das Instrument „Stellenbeschreibung“ in Zukunft verwenden wollen und wie es gegenüber anderen HR-Tools abgegrenzt bzw. damit verzahnt werden soll.
Stellen Sie sich folgende Fragen: Geht es um Aufgaben, Ziele, Rollenwahrnehmung, um PE und/oder Organisationsentwicklung, um Budgets oder um ganz andere Ziele (es kommen viele in Betracht)? Erst wenn Sie das geklärt haben sollten Sie starten.
(2) Keine reine Aufgabenauflistung
Stellen Sie sicher, dass nicht die „Aufgaben der Stelle“ sondern die „Ziele der Stelle“ im Vordergrund stehen. Zielklarheit ist der wesentliche Aspekt um Erfolge zu erreichen. Aufgaben beschreiben nur „was zu tun ist“. Aus diesem Grunde sollte jede ergebnisorientierte Stellenbeschreibung nicht die Aufgaben sondern die wesentlichen Ziele der Stelle in den Vordergrund stellen.
(3) Agilität und Stellenbeschreibung
„Wir benötigen keine Stellenbeschreibung, wir sind ja so agil“. Das hört man oft. Aber ist das richtig? Agilität und Stellenbeschreibungen können sich ausschließen, wenn die Stellen-/Rollenbeschreibung als reine Aufgabenauflistung verstanden wird. Jede Stellenbeschreibung kann aber zu einer Rollen- und Anforderungsbeschreibung erweitert werden. Es liegt an Ihnen.
(4) Nicht nur fachliche Kompetenzen
Die Definition der an einer Stelle relevanten Kompetenzen ist ein Muss für eine erfolgreiche Stellenbeschreibung. Die Konzentration auf die rein fachlichen Kompetenzen reicht definitiv nicht aus.
Vielmehr sollten die sechs Kompetenzfelder
- Fachliche Kompetenzen,
- Planungs- & Managementkompetenz,
- soziale Kompetenz,
- konzeptionelle Kompetenz im Sinne von Denkbreite und -tiefe,
- Entscheidungskompetenzen (inhaltlich) und
- Verantwortungsübernahme (Budgeteinfluss & Ergebniswirkung)
im Vordergrund stehen.
(5) Von der Stellenbeschreibung zur Anforderungsbeschreibung
Folgt man dem Ziel Anforderungen (statt Aufgaben) zu beschreiben, so wandelt sich die Stellenbeschreibung von einer Aufgabenauflistung zu einem Anforderungsprofil. Damit steht nicht mehr alleine die Frage „was zu tun ist“ sondern „was zu erreichen/zu bewältigen ist“ im Vordergrund.
(6) Konzeptionelle Einheit von Stellenbeschreibung und -ausschreibung
Stellen Sie sicher, dass alle Themen einer erfolgreichen Stellenausschreibung auch direkt in der Stellenbeschreibung abgebildet sind. Dies reduziert redundante Arbeiten.
Beschreiben Sie insb. auch die Verhaltensaspekte, die für die Stelle relevant sind. Denn eine Differenzierung im Wettbewerb um Fach- und Führungskräfte erhalten Sie nur durch spannende Rollenanforderungen und nicht durch die üblichen Buzzwords üblicher Stellenausschreibungen.
(7) Die Fach-, Projektmanager und Führungskarriere
Stellenbeschreibungen müssen Organisationsklarheit schaffen und damit auch das Karrieremanagement zielsicher unterstützen. Es muss mit jeder Stellenbeschreibung klar werden, was denn z.B. der inhaltliche Unterschied eines HR Business Partners oder Controllers der Fach-Karrierestufe 1, 2 oder 3 ist.
Nur wenn das gelingt, erbringt die Stellenbeschreibung auch einen Nutzen für Ihr Karrieresystem. Denn die Stellenbeschreibung muss belegen, welche spezifischen Anforderungen sich von Karrierestufe zu Karrierestufe erhöhen. Dies bietet Ihnen einen wertvollen Fundus für das Feedback, die PE und die Organisationsentwicklung
(8) Flexible Weiterentwicklung der Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen müssen – wenn sie den vorstehenden Zielen folgen wollen – systematisch aktualisiert werden ohne dass alleine der Umfang zunimmt. Denn einzelne Ziele und Aufgaben bzw. Zuständigkeiten fallen weg, andere kommen hinzu. Stellenbeschreibungen aktuell zu halten macht aber nur Sinn wenn damit weitere Ziele aus PE, OE, Recruiting etc. erreicht werden. Ohne diesen Mehrfachnutzen ist der Aufwand oft zu groß.
(9) Stellenbeschreibung und Vergütung
Jede Stellenbeschreibung sollte eindeutig definieren, welcher Entgelt- und /oder Karrierestufe einer Stelle zugeordnet wird. Die Anforderungsprofile müssen dabei eine eindeutige Antwort darauf geben, welche Anforderungsdimensionen sich von Stufe zu Stufe (oder Entgeltgruppe zu Entgeltgruppe) verändern.
(10) Online statt offline
Stellenbeschreibungen offline über Word zu pflegen macht wenig Sinn. Viel besser ist es ein intelligentes Onlinesystem zu nutzen das Stellenbeschreibung, Stellenbewertung, Eingruppierung sowie Competencies und Vergütung verknüpft. Und das Ihnen zielsicher die relevanten Fragen zur Stelle stellt.
Mit dem HR Online Manager verfügen Sie über ein mächtiges Online-Werkzeug, mit dem Sie Ihre Stellenbeschreibungen mit allen vorgenannten Aspekten verknüpfen können. Dies ist möglich durch die online hinterlegte Stellenbewertungsanalytik sowie die Analyse der Stellenanforderungen über Stellen und Stellenwertgruppen hinweg.
Daneben können Sie Eingruppierungen analysieren, die Lage im Karrieresystem klären, die Stelleninhalte mit Competencies verknüpfen als auch die aktuelle Marktvergütung klären.
Das Webtool „Stellenbeschreibung Online“ im HR Online Manager steht zudem allen BPM-Mitgliedern kostenfrei zur Verfügung. Einfach anmelden im Testzugang unter www.hronlinemanager.com und unter Code „BPM“ eingeben.
