7 Use Cases: WhatsApp im HR erfolgreich nutzen (sponsored)

Wollen Bewerber:innen überhaupt über WhatsApp chatten, welche Rolle spielen Chatbots in Recruiting und Personalareit und wie steht es um die DSGVO?
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Bereits heute werden wöchentlich 13 Millionen WhatsApp-Nachrichten zwischen Unternehmen und Kund:innen ausgetauscht. Wie sieht es allerdings im Recruiting und HR aus? Wollen Bewerber:innen über WhatsApp chatten, welche Rolle spielen Chatbots und wie steht‘s mit der DSGVO? Egal ob Jobberatung, Recruiting oder interne Kommunikation – WhatsApp kann dabei helfen, das Personal-Management zeitgemäß zu vereinfachen, zeigen z.B. Manpower, Aurubis AG, dem börsennotierten Multimetall-Produzenten und BMW, aber auch kleinere und mittelständische Unternehmen.

„Die Bewerber steigen für die Kommunikation mit uns begeistert auf das vertraute Medium WhatsApp um“, berichtet das Team der ManpowerGroup Deutschland, die WhatsApp bereits seit 2015 im Recruting einsetzen und inzwischen sogar Bewerbungen via WhatsApp entgegen nehmen. Bei Nutzer:innen im Alter von 14 bis 29 Jahren chatten, telefonieren oder video-callen ganze 90 Prozent über die Anwendung. Also durchaus spannend für HRler:innen, die im War for Talents die richtigen Bewerber:innan per Messenger für sich begeistern wollen.

Vorab: DSGVO ist keine Hürde

Seit 2018 gibt es die WhatsApp Business API, die offizielle Lösung von WhatsApp für Unternehmen. Diese können Unternehmen über sog. WhatsApp Business Provider nutzen. Um DSGVO-konform und automatisiert sowohl mit Bewerber:innen oder Angestellten kommunizieren zu können, bietet es sich an, einen offiziellen Provider wie z.B. MessengerPeople zu nutzen. Das Team verfügt über einen eigenen Datenschutzbeauftragen und hat schon über 2.000 Unternehmen eine DSGVO-konforme Messenger Kommunikation ermöglicht.

Messenger sind der nächste Step im Social Recruiting

„Der Einsatz von WhatsApp ist der nächste Schritt im Social und Mobile Recruiting”, sagt Nils Gerstenkorn, Ausbildungsleiter der Aurubis AG. „Über WhatsApp sind wir maximal nah und persönlich an unseren potenziellen neuen Auszubildenden und mit WhatsCareer, dem spezielle für die HR-BRanche entwickelten Messenger-Chatbot können wir den Bewerbungsprozess über den Kanal sehr effizient halten.” Messenger setzen dort an, wo das Recruting hingeht und dabei sind die Einsatzmöglichkeiten vielfältig:

KCS Medical WhatsApp Chatbot
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1. Direkter Draht zur HR-Abteilung

Über WhatsApp kann die HR-Abteilung schnell und direkt ohne großen E-Mail-Verkehr oder Telefon-Aufwand Rückfragen beantworten. Der medizinische Personaldienstleister KSC Medical hat bereits an seinen 9 Standorten in Deutschland WhatsApp als Kontaktkanal für seine Bewerber:innen etabliert und klärt darüber Fragen und auch Termine. Die HR-Abteilung des Sicherheitsdienst Securitas, hat WhatsApp sogar gleich in allen ihren Stellenangeboten als Rückfragen-Kanal eingebunden.

2. Vorqualifizierung der Bewerbung über WhatsApp-Chatbot

Die GIP Gesellschaft für medizinische Intensivpflege mbH geht bereits einen Schritt weiter und nimmt Rückfragen von Bewerbern per WhatsApp auf, vorqualifiziert die Anfragen, dann aber auch vor. Über einen Chatbot wird abgefragt, ob der / die Bewerber:in eine Frage stellen, gleich eine Kurzbewerbung oder sich über das Job-Angebot informieren möchten. Bei der Kurzbewerbung erhält die HR-Abteilung dann gleich Infos kann gleich gezielter in die Kommunikation mit den potenziellen Bewerber:innen starten.

Azubiyo Job Alert
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3. Jobberatung per WhatsApp

Auch die Jobberatung können HR-Abteilungen durch Chatbots
spielerisch und effizient aufsetzen. So hat es die Bundesagentur für Arbeit mit dem „WhatsMeBot“ vorgemacht. Darüber konnten Auszubildende schnell, zeitgemäß und unterhaltsam herausfinden, welcher Jobtyp sie sind. Nach sechs Wochen hatte die Aktion bereits über 180.000 User, 89% der Nutzer:innen haben die Fragen bis zum Schluss beantwortet und 64.000 der Nutzer:innen suchten danach direkten Kontakt zu Bundesagentur für Arbeit.

4. Push-Nachrichten mit neuen Jobangeboten

Wenn es darum geht Jobsuchende oder grundsätzlich Interessierte proaktiv über offene Stellen zu informieren, gibt es seit Juni 2021 auch wieder die Möglichkeit einen Art WhatsApp-Job-Newsletter aufzusetzen. Ein Chatbot kann zum Start das Profil abfragen, das Opt-In für den Service bei Nutzer:innen einholen und dann passenden Jobangebote automatisch per WhatsApp-Notification rausschicken.

5. Infos und Tipps zum Bewerbungsprozess direkt auf’s Smartphone

BMW oder auch die Migros Gruppe aus der Schweiz holt interessierte Azubis über WhatsApp ab. Die größte Einzelhandelskette der Schweiz hat auf ihrer Webseite für Auszubildende auf Lehrstellensuche mit „Mino“ einen WhatsApp Bot / Chatbot eingebettet. Haben Nutzer:innen die Datenschutzerklärung akzeptiert, kann der Bewerber Mino auf WhatsApp adden und bekommt von ihm Tipps zum Bewerbungsprozess. Der Messenger-Kanal “BMW Group Ausbildung und duales Studium” schickt Interessierten 5 Tage lang Input über ihre Jobmöglichkeiten und was bei der Bewerbung wichtig ist inkl. Sprachnachrichten, Video und Mitarbeiter:innen als Testimonials.

Manpower WhatsApp
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6. Direkte Bewerbung über WhatsApp

Bei Manpower kommen je nach Stellenausschreibung schon bis zu 70% der Bewerber:inen über WhatsApp. Hier findet der / die Bewerber:in ein interessantes Stellenangebot, in dem steht, dass er sich auf per WhatsApp bewerben kann. Geht der-/diejenige in den Kanal, fragt ein Chatbot alle nötigen Informationen ab, übergibt an den HR-Mitarbeiter. Fehlen dann noch Unterlagen, ist es unkompliziert per WhatsApp bei Bewerber:innen nachzufragen. Hierbei ist die Erfahrung von Manpower: “Die Antwort-Rate via WhatsApp ist deutlich besser. Wir haben fehlende Informationen schneller beisammen, als wenn wir sie telefonisch abfragen.”

7. WhatsApp in der Internen Kommunikation

Mit Corona wurde nochmal deutlich, wie wichtig internen Kommunikation für notwendiges Krisenmanagement sein kann. Hier reichen E-Mail-Rundmails oftmals nicht und es gibt auch nicht immer die Möglichkeit der direkten Ansprache. Über WhatsApp können Mitarbeiter:innen in Form von Push-Nachricht aktiv informiert werden. Da 90% der WhatsApp-Nachrichten innerhalb von 15 Minuten gelesen werden, können sich Unternehmen sicher sein, dass die Nachricht eine größere Aufmerksamkeit erhält als eine E-Mail und auch in Echtzeit den Mitarbeiter erreicht.

Sie wollen noch mehr über Whatsapp im HR-Bereich erfahren? Im Webcast “So setzen Unternehmen WhatsApp im HR erfolgreich ein”. Messenger-Experte Matthias Mehner erklärt hier, was Unternehmen beim Einsatz von WhatsApp beachten sollten inkl. Zahlreicher Praxisbeispiele.

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