Arbeiten 5.0: Die rechtlichen Rahmen­bedingungen schaffen

Die Welt, wie wir sie kennen, steht seit einem guten Jahr auf dem Kopf. Vieles ist nicht mehr, wie es war. Und das betrifft – zumindest für eine Vielzahl von Beschäftigten – auch die Art und Weise der Arbeit. Der tägliche Gang ins Büro, das Einkalkulieren von Zeit (und Nerven) für den Anfahrtsweg und lange Anreisen für kurze Besprechungszeiten finden kaum noch statt. Zudem erhöht sich die Sensibilität für grüne Themen, wie Schadstoffemission und Nachhaltigkeit. Auch deswegen werden nicht zwingend erforderliche Reise- und Anfahrtszeiten bewusst weiter reduziert. Insgesamt führt all das zu freiwerdenden Zeiträumen. Genau dieses Potenzial kann – je nach betrieblicher und persönlicher Situation – zu einer effektiveren Gestaltung des Arbeitsalltags genutzt werden.

Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit

Die rasante Neuausrichtung der Arbeitswelt nahm mit dem ersten Lockdown im März 2020 richtig Fahrt auf. Was vor Corona bei vielen Arbeitgebern und auch Führungskräften unvorstellbar war, ist jetzt Teil unseres Alltags: Distanzarbeit – oder auch mobiles Arbeiten, Homeoffice beziehungsweise Telearbeit; das ist der neue Standard. Videokonferenzen, die über Skype, Microsoft Teams, Zoom oder Cisco Webex abgehalten werden, sind inzwischen Normalität. Zwar ist New Work in den Bereichen, wo es die Tätigkeit erlaubt, noch ausbaufähig. Aber bereits Ende Januar 2021 lag die Quote aller Beschäftigten in Deutschland, die von zu Hause aus arbeiten, bei rund 24Prozent (Quelle: Hans-Böckler-Stiftung). Auch wenn dies – jedenfalls zum Teil – der Sars-Cov-2-Arbeitsschutzverordnung (Corona-ArbSchV) und der darin seit Januar 2021 enthaltenen Arbeitgeberverpflichtung geschuldet war, ist ein Zurück zu den alten Strukturen unwahrscheinlich. Denn die letzten Monate haben gezeigt, dass Distanzarbeit gut funktioniert. Darüber hinaus hat die damit einhergehende Flexibilisierung von Arbeitsort und Arbeitszeit dazu geführt, dass die Beschäftigten eine bewusste Vermischung von Privatem und Beruf wünschen und wertschätzen. Denn wo eine Parallelität von Arbeits- und Privatleben stattfindet, können persönliche Bedürfnisse effektiver integriert werden.

Neue Standards setzen

Ganz neu sind die aktuell stattfindenden Veränderungen in unserer Arbeitswelt nicht. Bereits vor zehn Jahren hat Microsoft begonnen, feste Arbeitszeiten abzuschaffen. Weitere Unternehmen wie SAP, die Deutsche Bank und Google sind nachgezogen. PepsiCo Deutschland hat gerade eine mit dem Betriebsrat entwickelte „Mobile Working Policy“ für alle Beschäftigten mit Computerarbeitsplatz eingeführt. Sie ermöglicht flexibles Arbeiten von wo man möchte bei freier Einteilung der Arbeitszeit. Ziel ist es, einen neuen Unternehmensstandard zu schaffen. Flexibilisierung im Markt und die Lossagung von fest vorgegebenen Strukturen zeigen sich auch beim Thema Urlaub. So wirbt zum Beispiel Netflix damit, dass Mitarbeiter Urlaub frei nehmen können.

Rechtliche Rahmenbedingungen

Bei der Arbeitgeberattraktivität und dem Ringen um Talente wird es zukünftig verstärkt auf innovative Arbeitskonzepte und moderne Arbeitsformen ankommen. Unternehmen müssen im Zusammenhang mit der Ausgestaltung neuer Modelle allerdings wie immer die rechtlichen Rahmenbedingungen im Auge behalten. Die größten arbeitsrechtlichen Herausforderungen sind:

• Vereinbarkeit mit den Vorgaben des Arbeitszeitgesetzes,
• Arbeitszeiterfassung,
• Einführung und Nutzung der für Moderne Arbeit erforderlichen IT-Systeme inklusive der IT-Sicherheit,
• Datenschutz,
• Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie
• Remote-Management inklusive der Mitarbeiterführung bei remoten Arbeitsformen.

Planung der IT-Struktur: Betriebsrat nicht vergessen!

Damit „Arbeiten 5.0“ funktioniert, bedarf es der richtigen IT-Systeme. Nur so können Beschäftigte auf die notwendigen Systeme zugreifen und ihren Arbeitsalltag erfolgreich bewältigen. Die Bedeutung von IT-Systemen zeigt sich besonders an dem für Arbeitgeber wichtigen Thema der Arbeitszeiterfassung. Spätestens seit der EuGH-Entscheidung zur Aufzeichnungsverpflichtung der Arbeitgeber aus Mai 2019 ist die Erfassung der Arbeitszeit für Unternehmen von besonderer Relevanz. Damit man als Arbeitgeber seinen Pflichten in einem Arbeitsumfeld, das sich immer mehr durch überwiegende oder sogar ausschließliche mobile Arbeit auszeichnen wird, nachkommen kann, braucht es sinnvolle Langfristlösungen. Die klassische Excelliste wird das nicht sein, allerdings Apps bzw. IT-Tools, wie zum Beispiel Clockodo, Hubstaff, Toggl, HR Works, Maconomy und Work Day.

Bei der Einführung entsprechender Apps beziehungsweise IT-Tools muss die ordnungsgemäße Einbindung des Betriebsrats beachtet werden, wenn es denn einen gibt. Dabei kommt es für das Mitbestimmungsrecht nicht darauf an, ob die IT zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer tatsächlich genutzt werden soll. Entscheidend für die betriebliche Mitbestimmung ist allein die technische Möglichkeit einer solchen Überwachung. Zudem sind Themen wie die IT-Sicherheit und der Datenschutz besonders wichtig für die Arbeitnehmervertretung. Sie sind bei Tätigkeiten außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte aufgrund der erweiterten Zugriffsmöglichkeiten von großer Bedeutung.

Die richtige Weichenstellung

Die aktuellen Veränderungen bieten Arbeitgebern und Beschäftigten viele Möglichkeiten. Wichtig ist dabei, die richtigen Schwerpunkte zu setzen und Entscheidungen zu treffen, die auch in der Zukunft halten. Die Bedürfnisse der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie die Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen sind für die erfolgreiche Neuausrichtung wie immer entscheidend.