Wie man eine rechtssichere Absage erteilt

31.07.2019  |  Verena Oechslen
Arbeitsrecht: Standardabsage oder doch lieber ausführliche Begründung? Diese rechtlichen Aspekte sollten Arbeitgeber bei Absagen beachten.
© gettyimages / Ridofranz

Bewerbern eine Absage zu erteilen, ist unangenehm. Begründet man ehrlich, woran es gescheitert ist? Oder greift man lieber auf eine Standardabsage zurück? 

Der Auswahlprozess ist abgeschlossen, der oder die Richtige für die Stelle ist gefunden – jetzt folgt die weniger erfreuliche Aufgabe, den anderen Bewerbern eine Absage zu erteilen. Schickt man ihnen eine Textbaustein-Standardabsage oder begründet man ehrlich, woran es gescheitert ist? Was gilt es, aus rechtlicher Sicht zu beachten?

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Grundsatz: Keine Begründungspflicht

Rechtlich gesehen besteht grundsätzlich zunächst keine Pflicht, eine Absage zu erteilen und erst recht nicht, eine Absage zu begründen. Etwas anderes gilt allerdings bei schwerbehinderten Bewerberinnen und Bewerbern. Gegenüber diesen ist das Unternehmen verpflichtet, die Absage zu begründen. Da schwerbehinderten Menschen gerade ermöglicht werden soll, die Entscheidung gerichtlich überprüfen zu lassen, reichen pauschale Begründungen wie die bessere Eignung anderer Kandidaten hier nicht aus.

Begründung als rechtliches Risiko

Es ist nachvollziehbar, dass Bewerber sich mit der Absage in der Regel ein Feedback wünschen und gerne wissen möchten, woran ihre Bewerbung konkret gescheitert ist. Sofern man als Unternehmen diesem Wunsch entgegenkommen will, sollte man vorab kritisch zu prüfen, ob die angedachte Begründung ein Indiz für eine Diskriminierung des abgelehnten Bewerbers darstellen könnte. Zwar gibt es grundsätzlich keine Verpflichtung, tatsächlich am besten qualifizierte Jobanwärter einzustellen. Allerdings dürfen die Bewerberinnen und Bewerber nicht wegen einer der im Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz genannten Kriterien (Rasse/ethnische Herkunft; Geschlecht; Religion/Weltanschauung; Behinderung; Alter; sexuelle Identität) benachteiligt werden.

Sobald sich nur Indizien für eine Benachteiligung nachweisen lassen, muss der Arbeitgeber diese vor Gericht widerlegen. Schafft er das nicht, hat der abgelehnte Bewerber Anspruch auf finanzielle Entschädigung. Daher sind nicht nur Begründungen zu vermeiden, die ausdrücklich auf eines dieser Kriterien abstellen, sondern auch solche, die eine Benachteiligung mittelbar nahelegen können – zum Beispiel „ein anderer Bewerber hat besser in unser junges Team gepasst“ oder „aufgrund Ihrer langjährigen Berufserfahrung sind Sie für diese Einsteigerstelle überqualifiziert“.

Allein, dass die Absage nicht begründet wird und keine Informationen zum tatsächlich eingestellten Kandidaten weitergegeben werden, stellt dagegen grundsätzlich noch keinen Hinweis auf eine Diskriminierung dar.

Telefonische Absage als Ausweg?

Häufig wird in diesem Zusammenhang die Empfehlung gegeben, dass die Absage mit Begründung ja telefonisch erfolgen könne, da sie dann nirgends festgehalten sei – dann wäre man damit rechtlich auf der sicheren Seite. Hier ist aber Vorsicht geboten: Auch, wenn die Information nur telefonisch gegeben wird, besteht das Risiko, dass der verschmähte Bewerber gerichtlich dagegen vorgeht. Die Nachweisbarkeit von Telefongesprächen ist nicht per se ausgeschlossen. Eine Begründung, von der man sich scheuen würde, sie niederzuschreiben, sollte man daher auch nicht telefonisch geben.

Praxistipp: Bewusste Entscheidung, ob Begründung trotz des Risikos erfolgen soll

Abgesehen von schwerbehinderten Bewerbern bleibt es Unternehmen damit im Ergebnis überlassen, ob sie eine Absage begründen möchten oder nicht. Aus rein rechtlicher Sicht geht die Empfehlung gegen eine Begründung, da so erst gar keine Angriffsfläche geboten wird. Da sich auch in auf den ersten Blick rein qualifikationsbezogenen Begründungen ein Diskriminierungsindiz verstecken kann, ist dieses rechtliche Risiko nicht zu vernachlässigen.

Gleichwohl ist nachvollziehbar, dass manche Unternehmen ihren Bewerberinnen und Bewerbern trotz dieses Risikos ehrliches Feedback geben möchten. Ob eine Begründung der Absage erfolgen darf, sollte in jedem Fall zwischen Geschäftsführung und Personalabteilung abgestimmt werden.

Hier geht’s zum Artikel: So erstellen Sie eine rechtssichere Stellenanzeige.