Arbeitszeiterfassung: 4 Möglichkeiten

Von der mechanischen Stechuhr zur Arbeitszeiterfassung per Software. 4 Möglichkeiten.
© gettyimages / HAKINMHAN

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit der Mitarbeiter künftig genau erfassen. Welche Möglichkeiten es dabei gibt, erklärt Tino Tamme von Pepito.

Der Europäische Gerichtshof (EuGH) hat im Mai des vergangenen Jahres entschieden, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zukünftig erfassen müssen. Vorgaben, wie genau dies aussehen muss, gibt es jedoch nicht. Vier Möglichkeiten:

Der Klassiker: Stundenzettel

Mit einem Stundenzettel oder Zeiterfassungsblatt können Unternehmen dokumentieren, wie viel Zeit ein Mitarbeiter für jede Tätigkeit aufgewendet hat. Traditionell ist der Stundenzettel in Tabellenform aufgebaut. In solche Zeiterfassungsbögen können die Mitarbeiter Start- und Endzeit von Aufgaben oder nur deren Dauer eintragen. Diese Informationen können für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Kundenabrechnung und in zunehmendem Maße auch für die Kostenkalkulation, die Kostenvoranschläge, die Überwachung und das Projektmanagement verwendet werden. Die Bögen zu kontrollieren, die Stunden zusammenzuzählen, Überstunden zu berechnen und die Daten an die Lohnbuchhaltung manuell weiterzugeben ist aber mit viel Aufwand verbunden.

+++Sie bekommen von HR nicht genug? (heart) Dann melden Sie sich jetzt für unsere Newsletter an. Hier geht es zur Anmeldung!+++

Eine einfache Arbeitszeiterfassung mit Excel

Wenn Verantwortliche sich dafür entscheiden, die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter zu erfassen, stehen ihnen auch softwarebasierte Systeme zur Verfügung – im einfachsten Fall das bekannte Tabellenkalkulationsprogramm Excel. Dies gelingt wie folgt:

– Erstellen Sie eine Excel-Datei, in der Sie für jedes Kalenderjahr ein neues Dokument verwenden. Sie öffnen für jeden Monat eine neue Registerkarte. Auf diese Weise bleibt klar, wie viel Zeit Mitarbeiter pro Monat investiert haben.

– Erstellen Sie auch eine Spalte, in der Ihre Mitarbeiter angeben können, für welchen Kunden oder an welchen Aufgaben sie zu diesem Zeitpunkt gearbeitet haben.

Obwohl einige Routinen und Berechnungen mit Excel automatisiert werden können, kostet das Erstellen der Vorlagen Zeit. Zudem ist auch hier häufig eine Nachkontrolle erforderlich, zudem lassen sich die Tabellen leicht manipulieren.

Erfassung mit Stechuhren

Mit einer klassischen Stechuhr können Unternehmen nachverfolgen, wann ein Mitarbeiter den Arbeitsplatz betritt und wann er das Unternehmen verlässt. Zu diesem Zweck führt der Mitarbeiter eine Lochkarte in die vorgesehene Öffnung des mechanischen Geräts ein. Es erscheint der Datums- und Zeitstempel auf der Karte. Schon seit einigen Jahren wurden die meisten Stempeluhren durch computergesteuerte Zeitkontrollsysteme ersetzt. Bei diesen Systemen muss der Mitarbeiter eine Nummer eingeben, eine Magnetkarte oder einen Ausweis an das Gerät halten, einen Finger auf einen Sensor legen, woraufhin der Computer den Code und die Zeit des Mitarbeiters aufzeichnet. Hier sind weniger manuelle Nachkontrollen erforderlich, wobei Schnittstellen zur Buchhaltung und das Erstellen von Abrechnungen noch im Sinne einer Nachbearbeitung geleistet werden muss.

Digitale Zeiterfassung mittels Personalverwaltungs-Software

Einige Unternehmen nutzen eine webbasierte Software oder einen Zeiterfassungsdienst, mit denen sich die Zeit für die Gehaltsabrechnung, die Rechnungsstellung und das Projektmanagement verfolgen lässt. Eine der Hauptanwendungen solcher Zeiterfassungs-Tools sind der Vergleich von Plan- und Ist-Kosten sowie die Messung der Mitarbeiterleistung. Auch Problemaufgaben lassen sich so leichter identifizieren. Dieses Wissen kann die Unternehmensstrategie vorantreiben. Nachkontrollen entfallen hier weitgehend und die Übertragung der Daten an die Buchhaltung erfolgt digital. Nachteilig ist, dass die professionellen Anwendungen auch mit Kosten verbunden sind.

Fazit: Individuelle Lösungen gefragt

In jedem Unternehmen wird das Thema Zeiterfassung anders angegangen. Für kleine Firmen mit wenigen Mitarbeitern genügt oft eine Erfassung via Excel, auch wenn diese mit Nachbearbeitungen verbunden ist. Dort wo in Schichten gearbeitet wird oder verschiedene Arbeitszeitkonzepte parallel bestehen, sind häufig Terminals gefragt. Softwarebasierte Konzepte können mit solchen Terminals gekoppelt werden und dadurch den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Sie sind aber auch eine Lösung für andere Branchen, da hier die Anpassung an individuelle Gegebenheiten möglich ist.

Lesen Sie auch:
Arbeitszeiterfassung und Datenschutz im digitalen Zeitalter