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Die Verwaltung der betrieblichen Altersversorgung (bAV) wird aktuell auf breiter Fläche modernisiert. So investiert ein Drittel der Unternehmen bis zu 30 Prozent seiner Administrationsbudgets in Digitalisierungsprojekte, wie eine aktuelle Studie von Willis Towers Watson zeigt. Die Unternehmen reagieren damit auf gestiegene Anforderungen im Hinblick auf Prozess- und Datensicherheit und ziehen eine längst überfällige Modernisierung der bAV-Verwaltung nach.
Administration und Reporting – noch nicht überall auf Knopfdruck
Mehr als vier Fünftel der Unternehmen erwarten für die Zukunft eine noch stärkere Automatisierung der Administrationsplattformen. Aktuell ist der Digitalisierungsgrad der bAV-Administration sehr heterogen und insgesamt noch erstaunlich niedrig. Nur 41 Prozent der Administrationsprozesse (wie beispielsweise die Ermittlung von Rentenansprüchen) sind automatisiert. Die Gründe hierfür sind vielfältig und sehr unternehmensindividuell. So hängt der Digitalisierungsgrad neben der Budgetsituation wesentlich von der jeweiligen bAV-Landschaft im Unternehmen ab. Große Unternehmen, die nach Zukäufen viele unterschiedliche Pensionspläne zu managen haben, hier eine komplexere Ausgangssituation als beispielsweise kleine, junge Unternehmen mit nur einem Pensionsplan, der gezielt administrationsfreundlich gestaltet wurde. Der optimale Digitalisierungsgrad liegt also nicht zwingend bei 100 Prozent, sondern kann – abhängig von fallbezogenen ökonomischen Betrachtungen – deutlich unter diesem Höchstwert liegen. Dennoch besteht noch deutlich Luft nach oben. So werden etwa weniger als die Hälfte der zeitaufwändigen Reportingabfragen derzeit mit digitaler Unterstützung durchgeführt. Unternehmen können hier noch deutlich effektiver werden.
Mitarbeiterkommunikation: altbacken oder zeitgemäß?
Die Umfrageergebnisse lassen auch vermuten, dass einige Unternehmen die Erwartungen ihrer Mitarbeiter und Leistungsbezieher – gerade im Hinblick auf elektronische Kommunikation – unterschätzen. Wir alle sind es gewohnt, im Online-Shopping schnell und unkompliziert Produkte zu vergleichen und Kaufentscheidungen umgehend zu treffen und zu übermitteln. Die bAV-Kommunikation kann mit diesen Standards bislang nicht mithalten. Derzeit kommuniziert nicht einmal die Hälfte der Unternehmen (48 Prozent) digital mit bAV-Anwärtern und nur 17 Prozent mit Leistungsbeziehern. Wenn Unternehmen die bAV jedoch personalpolitisch als Instrument zur Mitarbeitergewinnung und -bindung einsetzen wollen, sollten sie auch die Handhabung für die Mitarbeiter ansprechend gestalten, denn nur so kann sich auch die gewünschte Wirkung entfalten.
Eine Digitalisierung der Kommunikation lohnt sich aber auch messbar für die Unternehmen. Sowohl in der Kommunikation mit den aktiven Mitarbeitern, aber erst recht in der Kommunikation mit den Leistungsbeziehern ist es eine leichte Übung, einen hohen Prozentsatz der Interaktion mit den Betroffenen digital abzubilden und so die HR-Bereiche in den Unternehmen zu entlasten. Interessanterweise ist die Ausstattung mit digitaler Kommunikation nicht abhängig von der Unternehmensgröße. Zwischen kleinen, mittleren und großen Unternehmen gab es hier keine signifikanten Unterschiede.
Pragmatisches Vorgehen bei permanentem technischen Wandel
Angesichts neuer Technologien (zum Beispiel Cloud-Computing, Ablösung von Softwaresystemen) erwarten rund zwei Drittel der Unternehmen, dass Administrations- und Kommunikationsplattformen anzupassen sind. Etwa ein Drittel der Unternehmen wollen ihre bAV-Funktion durch den Einsatz externer Dienstleister auf den Technologiewandel vorbereiten. Ebenso viele wollen ihre Systeme und Plattformen selbst anpassen.
Allerdings befinden sich die technologischen Rahmenbedingungen in einem permanenten Wandel – neue Services sind auf dem Markt verfügbar; etablierte Lösungen veralten und werden nicht immer fortgeführt. Dies erschwert die Entscheidungen für neue Technologien, während gleichzeitig ein hoher Entscheidungsdruck besteht, nicht zuletzt im Hinblick auf wachsende Informationspflichten in der bAV oder den stärkeren Fokus auf Effizienz und Sicherheit von bAV-Prozessen. Trotz dieses Dilemmas ist abwarten und nichts tun der schlechteste Ausweg. Unternehmen sollten vielmehr in kleinen pragmatischen Schritten Prozesse vereinfachen und wo möglich automatisieren. Dazu gehört auch, Sonderregelungen abzuschaffen und Versorgungsordnungen soweit wie möglich zu harmonisieren. Das vereinfacht spätere Veränderungen in der IT-Landschaft erheblich.
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