Covid-19: Warum HR gerade jetzt so wichtig ist

Warum HR gerade in der Corona-Krise so wichtig ist.
© unsplash / Andrew Neel

Gerade HR kann effektiv dabei helfen, die Risiken der Krise abzumildern. Wie das aussieht, erklärt Georg Bach von der The Hackett Group.

„Lock-down“ in nicht-gekanntem Ausmaß: Covid-19 gefährdet Unternehmen signifikant durch Absatz- und Umsatzeinbrüche und Störungen der globalen Lieferketten  ̶̶  es gab keine vergleichbare Krise in Europa seit dem 2. Weltkrieg. Das wesentliche Differenzierungsmerkmal der Corona-Krise  ̶̶  die behördliche Anweisung von Kontaktverboten und Ausgangssperren bis hin zu verordneten Produktionsstopps  ̶̶  setzt dabei neue Herausforderungen für jede HR Funktion:

Die Sicherung der Mitarbeitergesundheit und damit der Arbeitsproduktivität unter neuen Voraussetzungen, die Unterstützung von Führungskräften bei Sofortmaßnahmen zur Sicherung der betrieblichen Abläufe oder in der Krisenkommunikation (zum Beispiel bei der Umsetzung/Adaption von Führungsmodellen im „Virtual Workplace“-Modus). HR hilft entscheidend bei der Festigung einer vorteilhaften Außenwahrnehmung als Arbeitgeber mit, für den das Wohlergehen des Personals zentrales Anliegen ist.

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Mitarbeitersicherheit und -gesundheit

Covid-19 stellt neue, umfassende Anforderungen an den Schutz der Gesundheit und die Sicherheit der Belegschaft: Aktuelle gesetzliche Regelungen wie zum Beispiel Kontaktverbote, Abstandsregelungen, Maßnahmen zu Hygiene/Desinfektion und Anpassung der Reiserichtlinien sind umzusetzen.
Diesbezügliche Änderungen in den betrieblichen Abläufen sind zeitgerecht anzupassen und zu kommunizieren. Für deren Einhaltung und Sanktionierung bei Nichterfüllung ist ebenfalls Sorge zu tragen. Das Angebot von verpflichtenden virtuellen Schulungen ist in Abstimmung mit den Fachbereichen über interne oder externe Lern-Akademien einzusteuern.

Wichtig: Unternehmen müssen tägliche Routinen zur Erfassung von Corona Erkrankungen bei Mitarbeitern installieren. Quarantäne-Leitfäden bis hin zu Maßnahmen wie die Stilllegung einzelner Betriebsteile sind mit Verantwortlichkeiten als Notfallpläne zu hinterlegen. Soweit bisher nicht erfolgt, sind Überlegungen, wie betriebliche Gesundheitsprogramme kurz- und mittelfristig im Krisenkontext angepasst werden, erforderlich.

Business Continuity

Wo immer möglich, sollte die Arbeit vom Homeoffice aus, fern vom eigentlichen Arbeitsplatz, gefördert und unterstützt werden, um die Arbeitsproduktivität der Mitarbeiter bei Einhaltung von Kontaktverboten zu erhalten. Tools und Instrumente für die produktive Fernarbeit  ̶̶  etwa Messaging, Zugriff auf Sharepoints, Video-, Audio- und Web-Konferenzen  ̶̶  werden bereits von den meisten Unternehmen bereitgestellt. Einige Unternehmen stellen ihren Homeoffice-Mitarbeitern Digital Dashboards für besonders wichtige Steuerungs-Aufgaben zur Verfügung. Sowohl für Homeoffice-Manager als auch Remote-Teams müssen Richtlinien implementiert werden, um den Output optimal zu steuern.

Wichtig: Der IT kommt bei der Bereitstellung der Infrastruktur, der Systemverfüg-barkeit, von Kommunikationstools, der Netzwerkkapazität sowie der Einhaltung von Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen eine Schlüsselrolle zu.  Ebenso bei der Tool-Auswahl etwa für Datenanalyse oder Scenario-Technik. Mögliche Initiativen sind mit dem IT Bereich abzustimmen, durch IT zu bewerten und innerhalb des IT Demand Portfolios zu priorisieren, auch um Redundanzen zu vermeiden.

Unterstützung von Krisen-Sofortmaßnahmen

HR leistet zudem einen signifikanten Beitrag zu Sofortmaßnahmen der übergeordneten Krisen-Taskforce mit dem Ziel der kurz- und mittelfristigen Absicherung der Unternehmensstrategie: Zuschüsse für Kurzarbeit sind zu beantragen, um Freisetzungen zu vermeiden. Es sollte geprüft werden, ob und wie Mitarbeiter freigewordene Arbeitszeit sinnvoll für Aus- und Weiterbildung nutzen können. Die Regeln für bezahlte Freistellungen der Mitarbeiter und Krankentage-Regelungen müssen in der Pandemie an die gültigen Landes- und regionalen Regeln angepasst werden. Das gilt auch für zusätzliche Freizeiten zur Versorgung von Familienmitgliedern, soweit sie nicht ohnehin vorgesehen sind.

Wichtig: Die Auswirkungen dieser Maßnahmen sind in Hinblick auf mögliche kritische Engpässe in der Ressourcenbereitstellung für den Zeitpunkt des vollen Hochlaufs der Produktivität (beim Runterfahren der „Lock down“ Bestimmungen) zu prüfen, um die Lieferfähigkeit oder Serviceverfügbarkeit in dieser kritischen Phase nicht einzuschränken.

Führungsverständnis und Mitarbeiterkommunikation

Die Corona-Krise stellt sowohl Führungsverantwortliche als auch Mitarbeiter vor völlig neue Herausforderungen. Übergreifend ist eine Kommunikationsstrategie zur Vermittlung der Unternehmensziele unter Covid-19 maßgeblich. Davon ausgehend sind regelmäßige Kommunikations-Updates über die Unternehmensentwicklung bis hin zu Richtlinien für Festangestellte, Teilzeitkräfte oder Lieferanten nötig.

Für viele Führungsverantwortliche ist der mit der Homeoffice-Tätigkeit einhergehende „Kontrollverlust“ im Vergleich zur physischen Anwesenheit gewöhnungsbedürftig. Teamführung in Corona-Zeiten setzt auf partizipativen Führungsstil sowie Empathie und Verständnis in der Mitarbeiterkommunikation, im Besonderen im Austausch mit direkt oder indirekt Betroffenen. In diesem Zusammenhang haben sich übrigens eher informative Kommunikationsroutinen wie „Virtual Coffeebreaks“ bewährt: Sie helfen – oftmals ohne konkrete Agenda – Teammotivation durch Integration zu steigern oder um Mitarbeiterfeedback zeitnah einzuholen. Wir gehend davon aus, dass die Bereitschaft der Mitarbeiter, im „Virtual Office“ – unabhängig von sich daraus ergebenden Effizienzpotentialen – zusammenzuarbeiten, auf der Basis der Covid-19-Erfahrungen grundsätzlich einen nachhaltigen Schub bekommen wird.

Wichtig: Die laufende Evaluierung von sich bewährenden Initiativen und Vorschlägen für die Neuausrichtung der betrieblichen Abläufe nach der Krise  ̶̶  aufgrund der während der Pandemie gewonnenen Erfahrungen, um entsprechende Lernkurveneffekte zu erzielen. Denn es steht zu befürchten, dass sich ähnliche Krisen in der Zukunft wederholen.

Kritische HR-Prozesse

Letztlich ist HR dafür verantwortlich, dass die bestehenden HR-Kernprozesse auch unter Covid-19 reibungslos – also bei konstanter Effizienz und Effektivität im Output – funktionieren. Dazu zählt in der Gehaltsbuchführung die zeitnahe Hinterlegung von Sofortmaßnahmen in den Mitarbeiterstammdaten zur Sicherstellung der reibungslosen Abrechnung veränderter Beschäftigungsverhältnisse, die Einhaltung von Compliance Standards oder auch der gewohnte Zugang zu den Mitarbeiterinformationssystemen.

Wichtig: Wer heute bereits die Recruiting-Prozesse und Mitarbeiterentwicklungs-programme weitestgehend digitalisiert hat, hat große Vorteile bei der Vermeidung von Prozessbrüchen.  In diesem Zusammenhang ist die Verfügbarkeit von digitalen Trainings über die Unternehmensakademien kritisch, da diese zum Beispiel von Mitarbeitern in Kurzarbeit oder auf Teilzeit stärker nachgefragt werden

Fazit

Die Covid-19-Pandemie konfrontiert die Unternehmen weltweit mit bislang beispiellosen Risiken für alle Unternehmensbereiche. Um sie konterkarieren zu können, ist eine entschiedene, aber einfühlsame Führung nötig. HR kommt eine Schlüsselrolle zu. HR schafft wichtige Voraussetzungen im Unternehmen, um die Corona-Krise erfolgreich zu überstehen.

Die Absicherung des kurz- und mittelfristigen Unternehmenserfolgs steht selbstverständlich im Mittelpunkt. Führungskräfte dürfen dabei ihre Entscheidungen nicht ausschließlich von Finanzierungs- oder Kostenfaktoren abhängig machen. Die Belange und Anforderungen der Mitarbeiter haben den gleichen Stellenwert. Unternehmen, die das beherzigen, werden durch hohes Engagement und hohe Motivation des Personals belohnt  ̶̶  auch und gerade in Krisenzeiten. Die Besten werden stärker aus der Krise herauskommen, als sie hineingegangen sind. Nicht zuletzt deshalb, weil HR einen guten Job gemacht hat.