Das Ende eines Klassikers

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Foto: Thinkstock / ©SuperStock
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Stellenbeschreibungen gelten noch als wichtiges HR-Instrument. Doch in einer dynamischen Arbeitswelt werden zunehmend deren Nachteile erkennbar. Alternativen sind dringend geboten.

Sind Stellenbeschreibungen heute noch ein Instrument moderner Personalarbeit oder haben sie längst ausgedient? Lange waren Stellenbeschreibungen sowohl für Mitarbeiter und Führungskräfte als auch für HR und das Unternehmen als Ganzes ein sehr hilfreiches Instrument: Sie stellten vor allem Transparenz her. Eine Klarheit über Ziele, Aufgaben und Verantwortungsbereiche, die sich Mitarbeiter auch heute häufig wünschen.

Darüber hinaus sind in einer Stellenbeschreibung im Idealfall auch die für die Stelle relevanten Kompetenzanforderungen beschrieben, sodass dem Mitarbeiter klar ist, welche Anforderungen an ihn gestellt werden und welche Kompetenzen er unter Umständen noch weiterentwickeln muss, um seine Aufgabe erfolgreich zu bewältigen.

Für die Führungskraft hat es ebenfalls Vorteile, wenn Aufgaben, Anforderungen und Verantwortlichkeiten in einer Stellenbeschreibung klar beschrieben sind. Dies erleichtert zum einen die Kommunikation mit dem Mitarbeiter und zum anderen auch die Abgrenzung von Aufgaben im Team. Ist der Verantwortungsbereich in einer Stellenbeschreibung klar umrissen, sollten Kompetenz-, Rollen und Zuständigkeitskonflikte, die in Unternehmen sehr häufig an der Tagesordnung sind, vermieden oder verringert werden können. Sind Stellvertretungs-Regelungen in den Stellenbeschreibungen enthalten, ist auch für den Urlaubs- und Krankheitsfall geregelt, wer  die Aufgaben der Kollegin oder des Kollegen übernimmt.

Vorteile für die Personalarbeit

Nicht zuletzt können Stellenbeschreibungen auch Vorteile für HR haben. Die Formulierung von Stellenausschreibungen in Jobbörsen fällt beispielsweise leichter, wenn Ziele, Aufgaben und Anforderungen bereits einmal beschrieben sind. Der Einarbeitungsprozess kann ebenfalls erleichtert werden, da – analog zu den Aufgaben und Kompetenzen – gezielt solche Maßnahmen geplant werden können, die den Mitarbeiter fit für seine neue Rolle machen. Nicht zuletzt können Stellenbeschreibungen eine nachvollziehbare und faire Grundlage für Vergütungsstrukturen sein.

Trotz der genannten Vorteile stellt sich die Frage, ob Stellenbeschreibungen in einer flexiblen und hochdynamischen Arbeitsumwelt noch geeignete Instrumente sind. Starre und unflexible Stellenbeschreibungen sind hier wenig sinnvoll. Denn aufgrund veränderter Kunden- und Marktbedingungen oder organisationaler Rahmenbedingungen verändern sich auch Aufgabenbereiche, Stellen und Rollen in der heutigen Zeit permanent. Daher ist es nahezu unmöglich Stellenbeschreibungen auf dem aktuellen Stand zu halten. Wer dies dennoch versuchen möchte, muss einen sehr hohen administrativen und personellen Aufwand leisten.

Darüber hinaus können Stellenbeschreibungen ein sehr starres, stellenkonformes Verhalten fördern. Wenn heutzutage schnelle Innovationen von Unternehmen klare Wettbewerbsvorteile schaffen, wird der Erfolg oder Nichterfolg von Organisationen immer mehr von den Lern- und Innovationskompetenzen der Mitarbeiter abhängen.

Auch wird es in Zukunft für Unternehmen immer wichtiger, dass Mitarbeiter und Führungskräfte flexibel – auch über ihren eigentlichen Aufgabenbereich oder die Stellenbeschreibung hinaus – agieren. In einer modernen und agilen Arbeitswelt braucht man Mitarbeiter, die selbstorganisiert, vernetzt, eigenverantwortlich und auch über den Tellerrand hinaus denken und handeln und nicht solche, die sich darauf berufen, was in ihrer Stellenbeschreibung steht.
Wenn Stellenbeschreibungen verhindern, dass Unternehmen zu lernenden und innovativen Organisationen werden und Mitarbeiter nicht bereit sind, Eigenverantwortung zu übernehmen, sondern lieber „Dienst nach Vorschrift“ machen, ist mit diesem HR-Instrument nichts gewonnen.

Betrachtet man die steigende Bedeutung von Teamarbeit und vernetztem Arbeiten im modernen Unternehmensumfeld wird eine weitere Schwachstelle von Stellenbeschreibungen deutlich.

Anspruchsvoller Kundenservice erfordert in der heutigen Zeit eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Vertrieb beziehungsweise Außendienst und den internen Abteilungen einer Organisation. Die traditionelle Stellenbeschreibung bildet diese Anforderung an vernetztes Arbeiten, Zusammenarbeit und Interaktion mit anderen in der Regel nicht ab. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter motivieren möchten, vernetzt und teamorientiert zu agieren, anstatt ausschließlich im Sinne ihres Aufgaben- und Funktionsbereiches zu denken und zu handeln, dann ist es sinnvoll, sich von einem Instrument wie der Stellenbeschreibung zu verabschieden.

Eine Alternative: flexible Kompetenz- und Rollenprofile

Eine gute Alternative zur klassischen Stellenbeschreibung sind flexible Kompetenz- und Rollenprofile. Diese werden nicht für eine einzige Funktion oder Stelle abgebildet, sondern für Jobfamilien, die mehrere Funktionen eines Geschäftsbereiches (zum Beispiel Vertrieb) zusammenfassen. In diesen „One-Pagern“ sind in aller Kürze die zentralen Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen für die entsprechenden Jobfamilien zusammengefasst. In den Profilen sind auch Anforderungen an die Zusammenarbeit mit internen Schnittstellen abgebildet.

Gegenüber Stellenbeschreibungen haben Kompetenz- und Rollenprofile ganz klar den Vorteil, dass sie flexibler sind und schneller angepasst werden können. Außerdem sind sie handhabbarer, weil sie auf einer Seite übersichtlich dargestellt sind. Darüber hinaus verringern sie den administrativen Aufwand für HR deutlich, weil die Anzahl der Profile gegenüber den alten Stellenbeschreibungen drastisch reduziert ist.