Was die DSGVO für Personaler bedeutet

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Foto: Thinkstock / YakobchukOlena
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Die Zeit drängt: Am 25. Mai 2018 tritt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)  in Kraft, die das bis dahin geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ablösen wird. Flankiert wird die DSGVO durch das im Rahmen des Datenschutz-Anpassungs- und Umsetzungsgesetz-EU (DSAnpUG-EU) komplett überarbeitete Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu). Die Neugestaltung des Datenschutzrechts bringt erheblichen Anpassungsbedarf für Unternehmen.

Dabei sind auch im Bereich Human Resources einige wichtige Neuerungen zu beachten. Aus HR-Sicht sind vor allem die Auswirkungen der DSGVO und des BDSG-neu auf Betriebsvereinbarungen und Arbeitsverträge relevant. Dieser Beitrag soll die für Personaler besonders relevanten Themen und Auswirkungen des neuen Datenschutzregimes aufzeigen und Empfehlungen für die Praxis geben.

Datenschutz – wie geht das?

Die Verarbeitung von Arbeitnehmerdaten ist nur zulässig, soweit ein Gesetz – vor allem also das BDSG-neu oder die DSGVO – dies erlaubt oder der Arbeitnehmer einwilligt. Die Verarbeitung ist insbesondere zulässig, wenn dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigtenverhältnisses erforderlich ist (§ 26 BDSG-neu). Arbeitnehmerdaten sind jedoch nur dann datenschutzrelevant, wenn sich die HR-Daten auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Nicht alle HR- oder Mitarbeiterdaten fallen also unter die strengen Maßstäbe des Beschäftigtendatenschutzes.

Was gilt für Kollektivvereinbarungen?

Auch Kollektivvereinbarungen –vor allem also Betriebsvereinbarungen – können die Verarbeitung von Beschäftigtendaten erlauben. Dies ist unter dem neuen Datenschutzregime erstmals ausdrücklich geregelt (§ 26 Abs. 4 BDSG-neu/Art. 88 Abs. 1 DSGVO). Zu beachten ist aber, dass die DSGVO besondere inhaltliche Anforderungen an solche Vereinbarungen stellt. Es sind angemessene Maßnahmen zur Wahrung der menschlichen Würde, der berechtigten Interessen und der Grundrechte der betroffenen Person, insbesondere im Hinblick auf die Transparenz der Verarbeitung, die Übermittlung personenbezogener Daten innerhalb eines Konzerns und Überwachungssysteme am Arbeitsplatz zu vereinbaren. Auch wird eine Unterschreitung des Schutzniveaus des neuen Datenschutzregimes aus DSGVO und BDSG-neu durch die Kollektivvereinbarung wohl nicht (mehr) möglich sein. Unter dem aktuellen Datenschutzregime hatte das BAG eine solche Unterschreitung durch Kollektivvereinbarungen noch zugelassen.

Welche Änderungen sind bei Arbeitsverträgen umzusetzen?

Ein Schwerpunkt liegt auf der in der Praxis häufig anzutreffenden Verbindung datenschutzrechtlicher Einwilligungserklärung und Arbeitsverträgen. Aufgrund des sogenannten Kopplungsverbots darf das Bestehen des Arbeitsvertrags nicht von der Erteilung der Einwilligung abhängig gemacht werden; sonst ist die Einwilligung nicht freiwillig erteilt. Um den Eindruck einer solchen untrennbaren Verbindung zu vermeiden, sollten Arbeitsverträge in Zukunft angepasst und datenschutzrechtliche Einwilligungen in einem gesonderten Dokument, getrennt vom Arbeitsvertrag eingeholt werden.

Gegenüber dem Arbeitnehmer sind letztlich auch einige Informations- und Unterrichtungspflichten zum Thema Datenschutz zu befolgen und die Klausel zur Verpflichtung auf das Datengeheimnis auf § 5 BDSG ist durch umfangreiche Belehrungen über die datenschutzrechtlichen Pflichten zu ersetzen.

Was ist bei Einwilligungen im Arbeitsverhältnis sonst noch zu beachten?

Ob Arbeitnehmer überhaupt wirksam – also freiwillig – einwilligen können oder ob der Druck im Arbeitsverhältnis zu hoch ist, ist seit langem umstritten. Das BDSG-neu enthält in § 26 Abs. 2 erstmals eine Regelung zu Einwilligungen im Arbeitsverhältnis. Hiermit ist klargestellt, dass Arbeitnehmer grundsätzlich wirksam einwilligen können. Jedoch soll die Freiwilligkeit unter Berücksichtigung der Abhängigkeit im Arbeitsverhältnis und den Umständen, unter denen die Einwilligung erteilt wurde, bewertet werden. Insbesondere der Zeitpunkt der Erteilung ist relevant. Vor Abschluss eines Arbeitsvertrages sind Beschäftigte nach Ansicht des Gesetzgebers regelmäßig einer größeren Drucksituation ausgesetzt. Wird hingegen für die Beschäftigten ein rechtlicher oder wirtschaftlicher Vorteil durch die Datenverarbeitung erreicht, zum Beispiel bei der Erlaubnis der Privatnutzung der betrieblichen IT-Systeme, soll die Freiwilligkeit vorliegen. Auch die Einwilligung in die Nutzung von Fotos für das Intranet soll nach Ansicht des deutschen Gesetzgebers wirksam sein. Es ist zu empfehlen, diese Aspekte stets streng zu prüfen und zu dokumentieren bevor Einwilligungen im Arbeitsverhältnis eingeholt werden.

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