Die Funktionsfähigkeit der Verwaltung sichern

Thorsten Teubert ist Leiter Personal, Ausbildung und Studieninstitut der Stadt Essen. Dort setzt man im Recruiting auf Digitales. Warum das so ist und wie offen die Verwaltung dafür war, erzählt er im Interview. 

Herr Teubert, Sie sind bei der Stadt Essen für den öffentlichen Dienst recht innovativ und digital unterwegs in Sachen Personalarbeit. Woher kommt das, welche Idee steht dahinter?
Das kommt zum einen dadurch dass meine Vorgesetzten und ich selbst ein Stück weit risikobereiter sind als im öffentlichen Dienst sonst oft üblich ist. Es kommt aber auch daher, weil wir bei der Stadt Essen einfach was machen müssen, da ansonsten die Funktionsfähigkeit unserer Stadtverwaltung in ernsthafte Gefahr gerät. Not macht sozusagen erfinderisch.
Aufgrund des demografischen Wandels?
Zum einen deswegen, aber auch aufgrund unserer Finanzlage. Wir haben in der Vergangenheit erheblich Personal abgebauen müssen, ohne uns gleichzeitig in dem erforderlichen Umfang von Aufgaben zu trennen beziehungsweise auch trennen zu können. Wir können ja auch schlecht Geschäftsfelder aufgeben, zum Beispiel sagen, dass wir keine Reisepässe mehr ausstellen oder wir keine Schulen mehr unterhalten. Das sind alles Dinge, die eine Stadt im Rahmen der Daseinsvorsorge anbieten muss. Das in Kombination mit dem demografischen Wandel und unserer Altersstruktur zwingt uns, ungewöhnliche Wege zu gehen, um neue Mitarbeiter zu finden. Und zumindest bisher gibt uns der Erfolg Recht.
Mussten Sie viel Überzeugungsarbeit in Ihrer Verwaltung insgesamt leisten?
Unsere Verwaltung ist grundsätzlich offen dafür. Wir haben auch – bei allen bestehenden Konflikten – ein gutes und vertrauensvolles Verhältnis zu unserer Personalvertretung, die wir dabei aktiv mit einbeziehen und die gemeinsam mit uns auf dem Standpunkt steht, dass wir künftig gute Mitarbeiter brauchen und dass das auch gut ist für unsere Mitarbeiter. Diese sind genug belastet und brauchen Unterstützung, daher wird das breit mitgetragen.
Was sind die Kernpunkte Ihres digitalen Personalmarketings und Recruitings?
Wir haben zum einen unseren Internetauftritt völlig umgekrempelt, haben einen Facebook-Auftritt, der sowohl nach innen als auch nach außen seine Wirkung entwickelt und wir führen zeitversetzte Videointerviews mit Bewerbern, die nochmal einen besonderen Touch in den Recruitingprozess bringen.
Und sind Sie in dem, was Sie zum Beispiel auf Facebook posten, völlig frei und können da auch spontan agieren und reagieren?
Wir haben tatsächlich eine Zeit gebraucht bis wir uns zu dem Thema innerhalb der Verwaltung aufgestellt hatten. Und es gibt immer eine Abstimmung mit dem Bereich Presse und Kommunikation, aber das funktioniert mittlerweile sehr schnell. Aber klar ist auch, dass wir Themen, die politisch brisant sind, besonders intensiv abstimmen.
Sie erwähnten, dass Sie mit Ihren Bewerbern auch zeitversetzte Videointerviews durchführen, bevor Sie sie zu einem persönlichen Gespräch einladen. Dabei bekommen die Kandidaten eine elektronische Einladung zu diesem Interview und können dies innerhalb von einer Woche aufzeichnen. Wie ist diese Idee in der Stadtverwaltung angekommen? Das ist ja sogar generell ein noch recht neuer Weg im Recruiting.
Überraschend gut. Sowohl in der Verwaltungshierarchie, die offen ist für neue Wege, als auch bei der Personalvertretung. Denn wir entdeckten dadurch auch Talente, die bei dem alten Verfahren durchs Raster gerutscht wären, das finden alle super.
Und wie haben die Bewerber auf die Aufforderung zur Videoaufzeichnung reagiert?
Die waren total überrascht, weil sie es nicht kannten. Zum Teil waren sie auch durchaus erschrocken. Gleichwohl haben bisher fast alle mitgemacht. Die Quote derer, die das nicht gemacht haben, liegt nicht signifikant höher als die Anzahl derer, die wir ansonsten im Laufe eines Bewerbungsprozesses verloren haben. Und unsere Bewerber, die wir zu einem persönlichen Gespräch einladen, gehen durch diesen zusätzlichen Schritt mit einem viel besseren Gefühl da rein, weil sie wissen, dass der potenzielle Arbeitgeber sie schon einmal – wenn auch nur per Video – gesehen hat und nicht so schlecht finden kann.