Die Zukunft der HR-Abteilung (sponsored)

Um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen, müssen Personalabteilungen vermehrt strategisch arbeiten, doch meist fehlen ihnen dazu Kapazitäten. Die Digitalisierung kann das ändern.
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Um den Herausforderungen der Zeit zu begegnen und die Unternehmen zukunftsfähig zu machen und im Wettbewerb zu halten, müssen sie vermehrt strategisch arbeiten. Doch meist fehlen ihnen dazu noch die Kapazitäten, zu oft werden sie durch administrative Aufgaben gebremst. Die Digitalisierung kann das ändern.

 

Die Zukunft der Arbeit. Oder, wie es trendig heißt: Future Workforce. Viel ist derzeit über den Wandel der Arbeitswelt zu lesen und zu hören. Das kommt nicht von ungefähr, befindet sie sich doch in einem grundlegenden Umbruch. Oder, um bei einem anderen Begriff der heutigen Zeit zu bleiben: in der Transformation. Ganze Branchen und Unternehmen befinden sich im Wandel. Vor den Personalabteilungen macht diese Entwicklung infolgedessen nicht halt. Mehr noch: Die Personalbereiche stehen im Kontext des demografischen Wandels, der Globalisierung und der Digitalisierung im Zentrum der Aufmerksamkeit, haben sie die Themen in den Unternehmen doch zu organisieren und zu managen, sind verantwortlich für den Change.

Patrick Attanasio, CSO der Infoniqa Holding GmbH, ist sich sicher: „Unternehmen, die jetzt nicht aktiv in die Digitalisierung einsteigen, werden diese Versäumnisse nicht mehr aufholen können. Stattdessen lassen sie ihre Konkurrenz ungehindert an sich vorbeiziehen.“

Und Sebastian Vornweg, Vertriebsleiter der auf HR-Software spezialisierten VRG HR GmbH, sagt: „Da sich im Personalwesen die Aufgaben und Möglichkeiten grundsätzlich wandeln, muss sich HR mit einem grundlegend neuen Verständnis ihrer eigenen Rolle auseinandersetzen.“ Bevor der Einfluss der Digitalisierung auf das Personalwesen so stark wurde, sei es bei der Personalarbeit vorrangig um Verwaltungstätigkeiten gegangen. Doch, so Vornweg weiter: „Dieses Bild trifft jedoch längst nicht mehr zu. Vielmehr eröffnet die Digitalisierung im Personalwesen Aufgaben und Wirkungsmöglichkeiten als Gestalter – und zwar im gesamten digitalen Transformationsprozess, den sie abteilungsübergreifend begleiten.“

Stefan Post, Geschäftsführer des HR-Software-Unternehmens SP_Data GmbH & Co. KG, bestätigt diese Einschätzung: „Die Automatisierung von Verwaltungstätigkeiten erhöht die Effizienz, ermöglicht Personalern, ihren Fokus auf neue Themen zu richten und schafft Freiräume für strategische Personalarbeit.“

Dass es bei derartig komplexen Herausforderungen wie beispielsweise dem demografischen Wandel und der Digitalisierung einer Strategie bedarf, scheint außer Frage. Zumal sich die Entwicklung während der Corona-Pandemie noch einmal verschärft hat, diese Zeit tiefe Spuren in der Arbeitswelt hinterlassen hat, wie es in einer Mitteilung zur Studie „Global Talent Trends 2021” des Beratungsunternehmens Mercer heißt. Laut der hat sich der Fokus von HR-Führungskräften aus der DACH-Region wegen Corona verlagert, sodass neben der organisatorischen Agilität und der praktischen Umsetzung von flexiblem Arbeiten auch gezieltes Reskilling, verbindliche Vorgaben für Vielfalt und Inklusion, eine Verbesserung der Employee Experience sowie eine breitere Sicht auf die unternehmerische Verantwortung und nachhaltige Veränderungen im Mittelpunkt stehen. Auch der von Deloitte Anfang 2021 veröffentlichte „Human Capital Trend Report“ geht in diese Richtung. Die Ergebnisse zeigen, dass mehr als 60 Prozent der Befragten die Aufgaben und Tätigkeiten in ihrem Unternehmen völlig neu denken wollen. Vor der Pandemie hätten dies lediglich 29 Prozent der Befragten geplant. Für 45 Prozent sei dabei die Einführung einer Unternehmenskultur, die Wachstum, Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit in besonderem Maß fördert der wichtigste Schritt. Die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter (41 %) und die Nutzung neuer Technologien (35 %) stehen laut der Studie für viele Entscheider ebenfalls an vorderster Stelle.

Digitalisierung der HR-Bereiche befindet sich in den Anfängen

Organisatorische Agilität und Flexibilität sind also besonders gefragt. Dazu sagt Hendrik Kellermeyer, Geschäftsführer des HR-Software-Herstellers perbit Software GmbH: „Corona ist der Lackmustest für die Digitalisierung, denn alle Funktionen waren im Homeoffice und damit auf die IT angewiesen.“ Und die Auswirkungen der Krise würden anhalten, so seine Prognose, denn nicht nur die Prozesse hätten sich in den letzten anderthalb Jahren verändert, sondern auch die Wünsche der Arbeitnehmer. So habe beispielsweise die selbstbestimmte Wahl von Arbeitsort und -zeit an Bedeutung gewonnen. Deutlich wurde in der Zeit zudem: „Wenn der HR-Bereich eines Unternehmens digitalisiert ist, dann ist dieses Unternehmen wesentlich flexibler geworden. Und Flexibilität hilft natürlich immer dabei, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen“, erklärt Dennis Teichmann, CEO der jacando AG, ebenso ein HR-Softwareunternehmen. Ein Beispiel für Flexibilität liefert Florian Walzer, Head of Sales & Marketing der rexx systems GmbH. Er berichtet von Recruiting-Prozessen in der Corona-Zeit, während der Personaler Feedback der Führungskräfte zu potenziellen Mitarbeitern einholen wollten – alle im Homeoffice arbeitend: „Das geht nur digital.“

Doch so ambitioniert die Zielsetzungen im Hinblick auf Flexibilität und Agilität, auf neues Denken und das Entwickeln von Strategien auch sind, für all das braucht der HR-Bereich Kapazitäten, – zeitliche und personelle. Die Digitalisierung könnte ein Instrument sein, diese Ressourcen zu schaffen. Könnte? Ja, denn insgesamt befindet sich die Digitalisierung im HR-Bereich noch in den Anfängen, wie Holger Antz, Geschäftsführer der perview systems GmbH, sagt. Excel und Outlook sind laut Florian Walzer von rexx systems noch gang und gäbe. Und Dennis Teichmann hat festgestellt: „Es besteht noch großes Potenzial, dies geht eigentlich aus jeder Befragung von HR-Entscheidern hervor.“ Die meisten seien aber auf einem guten Weg, fügt er an. Und noch mehr hätten verstanden, dass es an der Zeit sei, die konkreten Vorteile einer Digitalisierung ihres HR-Bereichs zu nutzen. Walzer plädiert: „HR-Abteilungen sollten sich mutig aufstellen, sich als Treiber der Digitalisierung sehen und nicht auf die Initiative der Geschäftsführung oder des IT-Bereichs oder des „Chief Digital Officer“ warten. Nach vorne gehen und auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung zu sprechen, sollte die Devise sein.“

Ressourcen für Strategieentwicklung

Doch wenn die Vorteile bekannt sein, welche Hürden haben Unternehmen zu meistern, um tatsächlich digital durchzustarten? Es sind weniger die technischen Herausforderungen als vielmehr die unternehmenskulturellen, so die Erfahrung der HR-Software-Anbieter. Hendrik Kellermeyer von perbit nennt beispielsweise die Integration und Mitnahme aller Beschäftigten als eine der Hauptherausforderungen. „Häufig werden Prozesse vom Personal als zusätzliche Hürde empfunden, insbesondere wenn sie dadurch zusätzliche Systeme nutzen sollen“, so die Erfahrung von Matthias Frisch, Vorstand der HR4YOU AG. Nicht immer sei das richtige Mindset gepaart mit dem Denken in Chancen vorhanden, hat Sebastian Vornweg von VRG HR beobachtet.

Sei der Anfang bei der HR-Digitalisierung jedoch einmal gemacht, würden schnell die Mehrwerte erkennbar. Von 50 Prozent Zeiteinsparung gegenüber rein manuellen Prozessen und damit einer wesentlichen Entlastung des HR-Bereichs berichtet perview-Geschäftsführer Holger Antz. Die Möglichkeit, Personaldaten strategisch über die Software zu nutzen, nennt Teichmann. Stefan Post von SP Data fasst es so zusammen: „Unternehmen, die alle HR-Bereiche durch eigene HR-Software-Lösungen abdecken, haben den Mehrwert eines 360-Grad-Blicks auf den Mitarbeiter und vermeiden redundante Datenerfassung und -speicherung. Der Verwaltungsaufwand wird durch moderne HR-Software reduziert. Dadurch bleibt mehr Zeit für strategische und qualitative Personalarbeit.“

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Ist die Entscheidung pro Digitalisierung gefallen, werde meist mit der Transformation des Recruiting-Bereichs sowie der digitalen Personalakte mit Urlaubs- und Zeiterfassung gestartet, sagt HR4YOU-Vorstand Frisch. Im nächsten Schritt würden häufig Personalgespräche und die Personalentwicklung folgen. Patrick Attanasio von Infoniqa erklärt dazu: „Eine digitale Personalentwicklung wird zunehmend wichtiger. Durch den Fachkräftemangel können Unternehmen immer weniger nur auf externe High Potentials setzen, sondern müssen sie selbst entwickeln. Dazu braucht es nicht nur den Überblick über alle Fähigkeiten, sondern auch ganz spezifischen Wissensaufbau – und zwar nachvollziehbar und jederzeit verfügbar. Das geht nur digital und ist eines der ganz großen Themen der nächsten Jahre und Jahrzehnte.“

Perbit verzeichnete zuletzt eine verstärkte Nachfrage nach digitalen Lösungen für das Bewerbermanagement, da viele Recruiter und Hiring Manager im Homeoffice arbeiten und daher eine professionelle Softwareunterstützung für die Abstimmung untereinander und die Kommunikation mit den Bewerbern benötigen würden – siehe das vorangegangene Beispiel von Florian Walzer. Wegen der Datenschutzgrundverordnung und der dabei einzuhaltenden Regeln sei die digitale Personalakte aber ebenfalls ein dauerhaft hochnachgefragtes Produkt.

Perview hat zudem festgestellt, dass immer mehr Unternehmen beabsichtigen, umfangreiche Projekte mit fünf oder mehr HR-Bausteinen in einem Projekt umzusetzen. Holger Antz sagt dazu: „Die digitale Personalakte ist ein absolutes Muss, ebenso das Bewerbermanagement und auch das Onboarding.“ Folgen würden dann die Bereiche Lern- und Kompetenzmanagement. Auch bei rexx systems wurde die Beobachtung gemacht, dass sich die Suche der Unternehmen wandelt: Waren es vor einigen Jahren noch Einzellösungen, die integriert werden sollten, wird nun vorrangig ein Komplettanbieter gewünscht. Außerdem stellt Florian Walzer fest: „Oftmals wird sogar das Thema Payroll auch noch miteinbezogen. Da darf dann wirklich überhaupt nichts schiefgehen – und ob diese Integration sinnvoll sei, müsse im Beratungsprozess festgestellt werden.“

Schaffen von Nutzerakzeptanz

Das A und O für den erfolgreichen Einsatz bleibt bei all dem aber die Nutzerakzeptanz. „Einen großen Stellenwert wird die Employee Experience einnehmen, die für die Akzeptanz und Nutzung der Systeme wichtig ist“, sagt demnach auch perbit-Geschäftsführer Kellermeyer. Aufgrund der Nachfrage setzen die HR-Software-Entwickler zudem vermehrt auf ganzheitliche Systeme, um Lösungen aus einer Hand anbieten zu können. So erklärt Matthias Frisch von HR4YOU: „Wir setzen auf ein ganzheitliches System für die HR-Abteilungen, welche vom Recruiting bis hin zur Personalverwaltung und Personalentwicklung alle relevanten Prozesse in einer runden Lösung abbildet.“ Wichtig sei hierbei insbesondere die Gestaltung von Workflows, die Einbindung von Managern und Mitarbeitern über Self-Service-Portale, aber natürlich auch Flexibilität, die Systeme so gut als möglich auf die Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens ausrichten zu können. HR-Software-Anbieter sind in einem solchen Umfeld demnach nicht nur Produktlieferanten, sondern vor allem auch Berater. Stefan Post von SP Data sagt: „Persönliche Ansprechpartner und bedarfsorientierte Seminare sollen auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen. Wir sind davon überzeugt, dass sich Qualität im Produkt und Service am Markt weiter durchsetzt.“ Diese Einschätzung teilt auch Infoniqa-CSO Patrick Attanasio: „Die Rückmeldungen zeigen uns ganz deutlich, was mittelständischen Unternehmen wichtig ist: intuitive digitale Lösungen, die perfekt ineinandergreifen, ein erfahrener Partner der analysiert und berät, und für das daily business ein exzellenter Service, bei dem keine Frage offenleibt. Auf eine solche punktgenaue Unterstützung und zuverlässige Ansprechpartner kommt es in Personalabteilungen heute an.“

Was die technische Weiterentwicklung der Software-Lösungen betrifft, so setzt jacando beispielsweise auf ein Schnittstellensystem, dass Unternehmen dabei helfen soll, durchgängige Prozesse trotz unterschiedlicher Business-Anwendungen und somit einen standardisierten Datenimport und -export zu erreichen. Ein Zukunftsthema ist Künstliche Intelligenz, kurz KI. „Wir integrieren verstärkt KI in unsere Lösungen, sodass unsere Software eine objektive Entscheidungsgrundlage bietet“, sagt Hendrik Kellermeyer von perbit. VRG HR ergänzt seine Lösungen um Apps. Und rexx systems hat seine HR-Software-Lösungen bereits unter anderem um sogenannte Kollaborationstools erweitert wie etwa einen integrierten Video-Chat oder auch Lösungen für die Koordination von Tagesaufgaben.

Bleibt die Frage: Wie finden Unternehmen eine an den eigenen Bedarfen ausgerichtete und passende HR-Software? Hier können Software-Vergleichsportale wie HRNeeds, www.hrneeds.de, einen optimalen Einstieg bieten, sie kommen einer ersten, jedoch qualitativen Marktanalyse gleich, die die unternehmenseigenen Vorstellungen direkt einbezieht. So wird dort nicht nur das generelle Leistungsspektrum der einzelnen Software-Anbieter vorgestellt, es findet auch eine kostenlose, aber persönliche Beratung statt, um tatsächlich nur passende Anbieter vorschlagen zu können.

Bei HRNeeds zum Beispiel können HR-Experten über 60 HR-Software-Lösungen vergleichen. So lassen sich die Anforderungen der Unternehmen mit den Softwarelösungen auf dem deutschen Markt abgleichen, – übermittelt wird dem Nutzer schließlich eine Liste der passenden Softwarelösungen. Und das kostenlos.

Weitere Information unter www.hrneeds.de