Digitale Workflows im Homeoffice (sponsored)

So steigern Unternehmen die Effizienz im Homeoffice – und garantieren die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.
© gettyimages / Maryviolet

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So steigern Unternehmen die Effizienz im Homeoffice – und garantieren die Einhaltung von Compliance-Richtlinien.

Die Corona-Krise, wenn auch nach wie vor nicht besiegt, hat schon jetzt bleibende Spuren im Sozial- und Berufsleben hinterlassen. Viele von uns räumten den angestammten Schreibtisch der vertrauten Büroräume und zogen stattdessen ins Büro in den eigenen vier Wänden. Spielende Kinder statt telefonierende Kollegen, Zoom Calls mit ebenso vielen anwesenden Haustieren wie Menschen und Mittagspausen mit der Familie am Esstisch hieß es für viele Angestellte in Deutschland quasi über Nacht. Doch was bedeutet das für die Unternehmen?

Klar ist: Das Homeoffice war zwar vor der Krise längst nicht die Norm, nun ist es jedoch kaum mehr wegzudenken. Und daran wird sich so schnell nichts ändern. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PwC Deutschland: laut dieser rechnen die 100 befragten deutschen Arbeitgeber mit einem dauerhaften Anstieg der Homeoffice-Tage um 65 Prozent gegenüber dem Vorkrisenniveau.

Doch was bedeutet das für Unternehmen und Mitarbeiter? Eine flächendeckende Erhöhung der Homeoffice-Tage bringt sicherlich einige Vorteile mit sich. Familien mit arbeitenden Eltern wird der Alltag erleichtert, für viele fällt die teils lange Fahrt in die Büroräumlichkeiten weg und auch Unternehmen können langfristig Kosten einsparen, indem sie ihre gemieteten Flächen auf die verringerte Anzahl anwesender Mitarbeiter verkleinern. Gleichzeitig entstehen jedoch auch Sorgenfalten in den Chefetagen. Den Mitarbeitern fehlt der einfache Austausch vor Ort – quasi alle Workflows, von Freigabeprozessen über die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten bis hin zu Signaturen für Vertragsabschlüsse müssen digitalisiert werden. Wenn sie bereits ganz oder in Teilen digitalisiert sind, so besteht in jedem Fall Verbesserungsbedarf: laut einer Studie der Business Enablement Plattform Templafy unter 1000 deutschen Arbeitnehmern, geben über 36 Prozent der Befragten an, zwar technologische Tools zu nutzen, doch nicht zu deren vollem Potenzial.

Eine Studie von Asana, einem Anbieter von Managementtools, fand außerdem heraus, dass Unternehmen aller Größen und Branchen ganze 60 Prozent ihrer Zeit für die sogenannte “Arbeit rund um die Arbeit” aufwenden. Dazu zählen Aktivitäten, die Grundvoraussetzungen für die eigentliche, fachliche Arbeit darstellen, wie die teils mühsame Suche nach Informationen oder das Hin- und Herwechseln zwischen Apps. Das Fazit der Studie überrascht daher kaum: Unternehmen wollen, ja müssen, querschnittliche Technologien etablieren! Für 33 Prozent aller befragten Mitarbeiter haben Technologien, die Teams effektiver arbeiten lassen, 2021 die oberste Priorität.

Das Gute vorneweg: es sind bereits viele technologische Lösungen für allerlei Anwendungsfälle am Markt vorhanden, zum Beispiel zur unternehmensinternen Kommunikation und Kollaboration. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, die Lösung zu finden, die möglichst viele internen Anforderungen mit einer übergreifenden Lösung abdeckt. Ein Beispiel dafür sind cloud-basierte Plattformen, die sowohl Effizienz in der Erstellung und Optimierung von Dokumenten sowie die ständige Einhaltung von Branding und Compliance Richtlinien garantieren.

Eine Übersicht:

Effizienz steigern

Mitarbeiter kreieren tagtäglich große Mengen an Business Dokumenten, darunter E-Mails, Pitch Decks und Vertragsentwürfe. Laut einer Umfrage unter Templafy Kunden produziert jeder Mitarbeiter über 850 dieser Dokumente (einschl. E-Mails)  im Monat. Dadurch können sich in den langen Prozessketten Fehler einschleichen, es entsteht unnötige Doppelarbeit und involvierten Mitarbeiter droht, die Übersicht zu verlieren. Die Auswirkungen auf die Effizienz sind enorm: Laut einer Templafy Studie kostet beispielsweise die Suche nach Geschäftsdokumenten und Inhalten 40,1 Prozent der Befragten 3-4 Stunden pro Woche, knapp 34 Prozent benötigen dafür 5-6 Stunden und 14,2 Prozent Prozent der Arbeitnehmer nutzen gar mehr als 7 Stunden ihrer Arbeitszeit für diese “non-value added” Aufgaben. Wo liegt aktuellste Version eines Vertrages? Welche Inhalte, wie Bilder und Grafiken, kann und darf ich in meinen Dokumenten verwenden? Integrierte, cloud-basierte Plattformen stellen jedem Mitarbeiter genau die Inhalte und Informationen zur Verfügung, die er benötigt, um Dokumente effizient zu erstellen und zu teilen. So kann zum Beispiel eine Powerpoint Präsentation einfach mit vorgegebenen Elementen, wie Text- und Bildbausteinen zur Unternehmensgeschichte, versehen werden. Immer und von überall abrufbar. Das Ergebnis? Eine klare Effizienzsteigerung! Dies belegt eine Studie des Marktforschungsinstituts Forrester im Auftrag von Templafy: die Anzahl an Stunden, die jeder Mitarbeiter mithilfe integrierter, cloud-basierter Software sparen kann beläuft sich auf vier pro Woche. Gerade bei größeren Unternehmen mit vielen Mitarbeitern bedeutet das ein enormes Potenzial zur Steigerung der Effizienz.

Dokumente optimieren

Doch Effizienz und Produktivität sind nicht alleiniges oberstes Gebot. Letztendlich verfolgt jedes Business Dokument ein klares Ziel. Ein Vertrag, beispielsweise, muss alle relevanten Informationen strukturiert und vollständig enthalten, damit er im nächsten Schritt unterschrieben werden kann, ohne rechtliche Konsequenzen zu fürchten. Ein Pitch Deck hingegen muss optisch ansprechend sein und von hoher Aussagekraft. Kurzum: jedes Business Dokument ist gleichbedeutend mit einer geschäftlichen Aktivität, die sich direkt oder indirekt auf die Business Performance auswirkt. Selbstverständlich also, dass Mitarbeiter eben jene Business-Dokumente kontinuierlich verbessern wollen. Haben Mitarbeiter ein Dokument, gegebenenfalls nach zahlreichen Iterationsschleifen vollendet, stellt sich deshalb die nächste Frage: erzielt das Dokument überhaupt den gewünschten Nutzen? Werden die wichtigsten Inhalte des Vertrages sorgfältig gelesen? Und bekommen die aussagekräftigsten Folien des Pitch Decks die nötige Aufmerksamkeit? Diese Fragen sind auf herkömmlichem Wege, durch Teilen per E-Mail oder dem entsprechenden Google Drive, Box oder Sharepoint-Folder nicht zu beantworten. Durch Tracking Tools der cloud-basierten Plattformen wird dies ermöglicht – und kreiert so hilfreiche Einblicke für die Ausarbeitung der Dokumente. Wenn der Empfänger des Dokuments der Tracking-Option zustimmt, bekommt der Mitarbeiter Informationen wie die Verweildauer pro Folie oder die Anzahl, wie oft das Dokument geöffnet wurde. Außerdem erfährt das involvierte Team beispielsweise, welche Diagramme besonders lange studiert oder respektive nur überflogen werden. Ein Beispiel: wenn ein für die Aussage meines Pitch Decks essenzielles Diagramm kaum oder gar nicht studiert wird, besteht Handlungsbedarf. Ob Anpassung der Farbelemente, verändertes Design oder neuer Platz im Pitch Deck, durch Tracking werden Dokumente kontinuierlich optimiert – und erhöhen letztlich die Erfolgschancen des Unternehmens.

Branding und Compliance garantieren

Die erwähnte Flut an Business Dokumenten, die uns tagtäglich umgibt, schafft im Umkehrschluss Risiken für die Einhaltung von Branding und Compliance Richtlinien. Ist meine E-Mail Signatur überhaupt aktuell? Wie steht es um den Haftungsausschluss? Und kann ich guten Gewissens eine Vertragsvorlage wieder verwenden? Schließlich ist ein nichtiger Vertrag, der wegen veralteten Inhalten problemlos angefochten werden kann und hohe Ausfälle mit sich trägt ein Horrorszenario für Unternehmen. Die digitalen Plattformen sind zentral gesteuert und wenden so alle Richtlinien automatisiert über alle Geschäftsfelder hinweg an: das Team, das im Unternehmen für die Einhaltung von Compliance oder Branding Richtlinien zuständig ist, kann Änderungen über die Cloud in Handumdrehen auf alle relevanten Business-Dokumente anpassen: Logos anpassen, die Funktion der Mitarbeiter in der E-Mail Signatur ändern oder Verträge auf die neuesten legalen Anforderungen updaten. Jeder Mitarbeiter hat so jederzeit und ohne eigenes Zutun die Garantie, dass er Compliance und Branding konform handelt – und kann dadurch guten Gewissens seiner ursprünglichen fachlichen Arbeit nachgehen.

Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen hat gewiss nicht erst mit Ausbruch der Pandemie begonnen. Und doch diente sie in Teilen als echter Katalysator. Auch Unternehmen, die nicht gerade als Digitalisierungsvorreiter bekannt waren, springen nach und nach auf den Digitalisierungszug auf. Herausforderungen für die digitale Zusammenarbeit wichen so zügig der Perspektive für den erfolgreichen Einsatz neuer Technologien, kurz-, mittel- und vor allem langfristig! Digitale Lösungen, wie cloud-basierte Plattformen für die Kollaboration, werden den Arbeitsalltag auch nach Bekämpfung der Pandemie stets begleiten – dafür sind die Vorteile, wie Effizienzsteigerung und ständige Einhaltung von Compliance Richtlinien, einfach zu essenziell.