Digitaler Versand: Wie sicher ist das?

Die Einführung digitaler Prozesse ist in vielen Personalbereichen in vollem Gange. Dabei wird manchmal der zweite Schritt vor dem ersten gemacht. Die Belange der Mitarbeiter sollten mindestens gleichgewichtig einbezogen werden, insbesondere beim Austausch von Dokumenten.

„Wie schaffen wir es bloß, die Flut von Mitteilungen an die Mitarbeiter zu reduzieren?“ Diese Frage hört man sehr häufig in den Personalabteilungen großer, aber auch mittelständischer und kleiner Unternehmen. Im Gegensatz zu anderen Unternehmensbereichen, in denen häufig schon eine Umstellung der Kommunikation auf „digital“ stattgefunden hat, steht den meisten Personalbereichen dieser Schritt noch bevor. Für viele Unternehmen ist es mittlerweile selbstverständlich, dass sie ihren Kunden eine elektronische Rechnung schicken; ihre Mitarbeiter erhalten dagegen immer noch ein gedrucktes Schreiben in ihren häuslichen Briefkasten.

Dass die Personalarbeit digitaler wird, ist unstrittig. Auch wenn heute schon über die Ablösung von Sachbearbeitertätigkeiten durch Droiden und kognitive Computersysteme spekuliert wird, sind Unternehmen gut beraten, im ersten Schritt die Digitalisierungsmöglichkeiten bei Routineprozessen wie zum Beispiel der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu prüfen. Allein in Produktion und Versand dieser Abrechnungen fließt in deutschen Unternehmen ein enormer Aufwand. Das fängt zum Teil schon bei manuellen Arbeitsschritten zur Generierung der Dokumente an, gilt jedoch erst recht bei Druck, Kuvertierung und Verteilung beziehungsweise Versand.

ESS oder Portale sind keine Allheilmittel

Nachdem der Trend der vergangenen Jahren klar in Richtung Employee Self Services (ESS) geht, die den Mitarbeitern in einem Mitarbeiterportal angeboten werden, ist manches Unternehmen heute mit den Kehrseiten und vielen offenen Fragen des vermeintlichen Allheilmittels konfrontiert.

Ist die Akzeptanz des Mediums tatsächlich so hoch, wie vor Projektbeginn prognostiziert? Warum versenden wir heute immer noch über 70 Prozent der Gehaltsmitteilungen mit der klassischen Post? Ist der Einsatz zur Pflege des Portals, das heißt auch der Mitarbeiterzugänge nicht doch viel aufwändiger als abgeschätzt? Können wir die produktionsnahen Bereiche zur Nutzung motivieren, indem wir noch einmal in Kiosksysteme und entsprechende vertrauliche Bereiche investieren?

Hier soll keineswegs der Eindruck erweckt werden, dass Mitarbeiterportale keine sinnvollen Instrumente der modernen Personaladministration sind. Es geht aber sehr wohl um die Frage, ob ESS oder Mitarbeiterportale erforderlich und vor allem geeignet sind, wenn es darum geht, HR-Dokumente künftig digital zuzustellen.

Wenn es – wie heute in vielen Unternehmen der Fall – tatsächlich primär darum geht, die beschriebenen komplexen Erstell- und Versandprozesse bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung oder anderen HR-Schriftstücken zu ersetzen, dann ist das Mitarbeiterportal ein deutlich zu mächtiges Instrument. Die Gefahr, dass die eigentlichen Stärken des Portals, nämlich die ort- und zeitunabhängige Bereitstellung der wesentlichen Servicefunktionen des Personalbereichs für den Mitarbeiter an einer Stelle, auf die er selber Zugriff hat, nicht genutzt werden, ist sehr groß. Sehr leicht entsteht in diesem Fall eine „Investitionsruine“.

Auch bei der Eignung von Portalen als Substitut für den Versand von Lohn- und Gehaltsmitteilungen muss nach den einschlägigen Erfahrungen häufig ein Fragezeichen gemacht werden. Die Nutzung des Portals für das Herunterladen der Abrechnung und den Ausdruck am Arbeitsplatz findet kaum statt. Neben der Tatsache, dass in vielen Unternehmen längst nicht alle Mitarbeiter einen PC-Arbeitsplatz besitzen, von dem aus das wirklich möglich ist, wird als Hauptgrund von Mitarbeitern das Fehlen einer wirklich vertraulichen Atmosphäre angegeben. Egal, ob es um das Öffnen der Dokumente am Bildschirm oder den Ausdruck am Abteilungsdrucker geht: immer besteht die Befürchtung, dass Kollegen die sensiblen Informationen sehen könnten. Dies gilt auch und erst recht für die aufwändigen Kiosksysteme, die wir heute in Produktionsumgebungen finden.

Aus einem etwas anderen Blickwinkel werden Portale und deren Eignung für den geschilderten Zweck von Kostenverantwortlichen, IT-Security und Datenschützern betrachtet. So stehen die Kosten für Lizenz, Betrieb und Administration durch den HR-Bereich zum Teil in einem Mißverhältnis zum erwarteten Nutzen. Der Datenschutz bemängelt oftmals die fehlende Vertraulichkeit beim Öffnen und Drucken der Dokumente. Sollte gar erwogen worden sein, den Mitarbeitern von ihren privaten Computern Zugriff auf das Mitarbeiterportal zu geben, ist für die IT-Sicherheit und den Datenschutz ein großes Risikopotenzial eröffnet. Wenn unbefugten Dritten der Zugriff auf das System beispielsweise durch Einschleusung von Schadsoftware auf einen privaten Rechner gelingt, würden ihnen mit einem Schlag alle hochsensiblen Informationen auf dem Portal in die Hände fallen. Nicht nur für die Personalleitung ein Desaster.

Schnell und einfach ans Ziel

Es bleibt die Frage, wie eine zeitgemäße und effiziente digitale Versorgung des Mitarbeiters mit seinen HR-Dokumenten erfolgen kann, wenn die oben geschilderten Probleme vermieden werden sollen. Mögliche Lösungen dafür kommen aus einem Bereich, der in der HR-Diskussion bislang nur am Rande Beachtung gefunden hat: Sichere Mailverfahren oder Secure Mail als nahezu perfekte Einstiegslösung in die digitale HR-Welt oder auch als geeignete Ergänzung zum Mitarbeiterportal.

Was ist gemeint? Keinesfalls natürlich die gewöhnliche E-Mail. Gemeint sind Verfahren, mit denen sich sensible Dokumente sicher, vertraulich und nachweisbar versenden lassen. Die Nutzung eines solchen Secure-Mailsystems für den Versand von Lohn- und Gehaltsmitteilungen und anderen HR-Dokumenten hat große Vorteile. Zum einen ist die Integration mit minimalem Aufwand möglich. Zum anderen kann der Mitarbeiter auf einfachstem Wege erreicht werden, ohne dass er ein vollkommen neues spezifisches HR-Postfach eröffnen müsste.

HR-Dokumente werden ähnlich wie beim Briefversand – nur eben elektronisch und sicher verschlüsselt – transportiert. So werden auch die höchsten Datenschutzanforderungen in deutschen Unternehmen eingehalten; die Deutsche Bahn verschickt zum Beispiel seit geraumer Zeit ihre HR-Dokumente mit Hilfe eines Secure-Mail-Verfahrens an die fast 300.000 Mitarbeiter.

Je nach Kundensituation lassen sich durch die Nutzung eines Secure-Mail-Dienstes Einsparungen von deutlich über 50 Prozent verglichen mit dem Versand per Brief oder der persönlichen Verteilung erzielen.

Um einen Eindruck von einem typischen HR-Projekt im deutschen Mittelstand zu geben, sei hier auf die Umstellung der HR-Prozesse bei der F.X. Meiller GmbH & Co.KG aus München verwiesen. Bei Meiller nutzen nach einer sehr kurzen Einführungsphase bereits mehr als 30 Prozent der Mitarbeiter die Zustellung ihrer HR-Dokumente.

Insgesamt würde es der Debatte um die Digitalisierung von HR-Prozessen und vielen Projekten, die derzeit in deutschen Unternehmen begonnen werden, gut tun, wenn über die bekannten Portallösungen hinaus auch moderne Secure Mail-Angebote stärker in die Diskussion einbezogen würden, die oftmals den naheliegenden und einfachen ersten Schritt in den digitalen Versand darstellen.