Digitales Onboarding: Diese Apps lohnen sich

13.08.2019  |  Anna Friedrich
Haufe, Elearnio, Talmundo, Heaven HR, Shortlist: Im Test 5 digitale Anwendungen für das Onboarding.
© gettyimages / oatawa

Umfangreiche Willkommensmaßnahmen kosten Zeit und Geld. Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Unterstützung. Welche Anwendungen lohnen sich wirklich?

Stellen neu zu besetzen bindet Zeit und Ressourcen der Personalabteilung. Umso wichtiger ist es, die Fluktuation durch ein gezieltes Onboarding gering zu halten. Hinzu kommt: Je besser ein neuer Mitarbeiter eingeführt wird, desto eher fühlt er sich wohl und desto schneller bringt er die erwartete Leistung. Und: Ein erfolgreicher Arbeitseinstieg legt den Grundstein für zufriedene Mitarbeiter – und damit für eine gute Beziehung zum Unternehmen. Das zeigt auch die „Onboarding Umfrage 2018“ der Haufe-Gruppe: 60 Prozent der Befragten sind der Meinung, dass ein gutes Onboarding die Zahl der Kündigungen verringert.

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Um den Aufwand des Onboarding-Prozesses in Grenzen zu halten, greifen immer mehr Firmen auf die Unterstützung von Apps und Softwares zurück. So automatisieren sie Teile der Mitarbeitereinführung, reduzieren den Personalaufwand und sparen Kosten – ohne dass der neue Mitarbeiter zu kurz kommt. „Den persönlichen Kontakt ersetzen solche Anwendungen zwar nicht, aber sie bilden die Grundlage für automatisierte Prozesse und integrierte Strukturen“, sagt Tim Bruysten, Professor an der Mediadesign Hochschule in Düsseldorf. Seit mehr als zehn Jahren berät er Unternehmen rund um Motivationspsychologie und weiß: „Mitarbeiter sind vor ihrem ersten Arbeitstag gespannt und motiviert. Das sollten Unternehmen bereits fürs Onboarding nutzen.“ Die folgenden Anwendungen können dabei helfen.

Der Frühstarter: Elearnio

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag liegen mitunter mehrere Wochen oder sogar Monate. Umso wichtiger ist es, neue Kollegen bereits in der sogenannten Preboarding-Phase an die Hand zu nehmen und offene Fragen zu klären: Was wird von mir erwartet? Wie kann ich mich in das Unternehmen integrieren? Was sind die ersten Schritte? Hier setzt die Onboarding-Software Elearnio an. Die Idee dazu kam Geschäftsführer Lars Krüger bei der Arbeit mit verschiedenen Start-ups. Denn er stellte fest: „Die meisten Start-ups hatten immer wieder Schwierigkeiten bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.“

Die Plattform ist seit vergangenem Jahr auf den Markt und soll neue Mitarbeiter bereits vor dem ersten Arbeitstag auf die anstehenden Aufgaben vorbereiten. „Natürlich kann man sich fragen, warum jemand bereits vor dem offiziellen Start ohne Bezahlung etwas für das neue Unternehmen tun sollte“, sagt Krüger. „Unsere Erfahrung zeigt aber: Die meisten wollen sich aktiv auf ihren ersten Arbeitstag vorbereiten.“

Elearnio stellt Unternehmen einen Grundstock an 30 Kursen zur Verfügung. „So können die Firmen direkt loslegen“, sagt Krüger. Wer gerne eigene Inhalte teilen möchte, kann selbst Videos für die neuen Mitarbeiter hochladen, in denen Führungskräfte und Kollegen vorgestellt werden. Außerdem können Unternehmen den Einarbeitungsplan der ersten Wochen und eine Checkliste für den ersten Arbeitstag hinterlegen. Ziel ist es, neue Kollegen spielerisch auf ihre Tätigkeit vorzubereiten. „Das ist keine harte Arbeit“, sagt Krüger. „Wir bieten beispielsweise ein klassisches Memory-Spiel mit den Gesichtern der neuen Kollegen.“ Sein Produkt verkauft er mittlerweile überwiegend an Unternehmen aus der Digitalwirtschaft.

Elearnio auf einen Blick:
Auf dem Markt seit: 2018
Geeignet für: KMU mit bis zu
500 Mitarbeitern
Das bietet die Software:
• Interaktive Onlinekurse
• Individuelle Lerninhalte
• Einarbeitungs-Quiz
Kosten: ab 249 Euro pro Monat
Diese Unternehmen sind bereits Kunde: Moia, Finanzcheck, Movinga

Der Wegbegleiter: Talmundo

Während sich Elearnio vor allem auf die Preboarding-Phase fokussiert, geht Talmundo noch einen Schritt weiter: Die Onboarding-Software begleitet Personaler und neue Mitarbeiter von der Vertrags­unterzeichnung bis drei Monate nach Arbeitsbeginn. Sobald der Arbeitsvertrag unterschrieben ist, sendet die Software automatisch eine E-Mail mit Zugangsdaten auf die Talmundo-Plattform, auf die der neue Mitarbeiter zugreifen kann. Personaler können eine Roadmap für den gesamten Preboarding-Prozess anlegen, Erfahrungsberichte und Geschichten von Kollegen teilen sowie das Team vorstellen.

Talmundo erinnert den sogenannten Onboardee daran, wichtige Formulare auszufüllen und während des Prozesses Feedback an die Personalabteilung zu geben. Die Besonderheit: Ein auf künstlicher Intelligenz basierender Chatbot beantwortet Fragen, macht auf Inhalte aufmerksam und testet das Wissen des Onboardees. Die Software gibt auch Tipps zum Kleidungsstil für den ersten Arbeitstag.

Sobald der Mitarbeiter seine neue Stelle angetreten hat, unterstützt ihn Talmundo mit organisatorischen Informationen: Was tue ich, wenn ich krank bin? Ab welchem Zeitpunkt stehen mir Urlaubstage zu? Bleibt eine Frage des Mitarbeiters unbeantwortet, informiert der Chatbot direkt die Personalabteilung. Am Ende des ersten Monats holt Talmundo dann ein Feedback zum Onboarding beim neuen Mitarbeiter ein. Nach drei Monaten können Personaler ein Quiz erstellen, das die Onboardees zu den Bereichen befragt, für die sie sich besonders interessieren, und so deren berufliche Weiterentwicklung planen.

Talmundo auf einen Blick:
Auf dem Markt seit: 2012
Geeignet für: Unternehmen jeder Größe
Das bietet die Software:
• Chatbot für offene Fragen
• Erfahrungsberichte von Kollegen
• Feedback-Prozess
Kosten: abhängig von Unternehmensgröße
Diese Unternehmen sind bereits Kunde: Bacardi, Sodexo, Deloitte

Der Alleskönner: Haufe My Onboarding

Die Software My Onboarding der Haufe-Gruppe integriert den kompletten Onboarding-Prozess bis zum Ende der Probezeit in einem digitalen Tool. Personaler können dort nicht nur Onboarding-Inhalte wie Artikel, Events oder Umfragen für neue Mitarbeiter hinterlegen, sondern auch ihre eigenen To-dos rund um die Neuzugänge planen. Per Mausklick lassen sich anfallende Aufgaben an Kollegen, Fachabteilungen oder Führungskräfte delegieren. Die Software schaltet die Inhalte für die neuen Kollegen über zeitpunktbezogene Steuerung Stück für Stück frei, so dass neue Mitarbeiter nicht mit
Informationen überflutet werden. Zudem können Personaler Inhalte individuell ausspielen und so sicherstellen, dass jeder Nutzer nur für ihn relevante Inhalte angezeigt bekommt.

Alle Funktionen sind sowohl über die zugehörige Website als auch per Smartphone-App abrufbar. So können Personaler und Neuzugänge unabhängig von Ort und Tageszeit am Onboarding-Prozess arbeiten.

Haufe My Onboarding auf einen Blick:
Auf dem Markt seit: 2018
Geeignet für: Unternehmen ab 200
Mitarbeitern
Das bietet die Software:
• Gesamter Onboarding-Prozess digital in einem Tool
• Individuelle und zeitpunktbezogene Aussteuerung
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Planungs-Software für Personaler
Kosten: abhängig von Unternehmensgröße
Diese Unternehmen sind bereits Kunde: keine Angabe

Die digitale Personalakte: Heaven HR

Vom Recruiting bis zur Lohnabrechnung: Die Personal-
management-Software Heaven HR unterstützt Personaler bei allen anfallenden Aufgaben. Sie speichert alle relevanten Informationen der Mitarbeiter wie Arbeitszeit, Gehaltsabrechnungen, Schichtplanungen und Urlaubszeiten in einer digitalen Personalakte. Auch das Onboarding lässt sich damit steuern. Wenn ein neuer Kollege an Bord kommt, müssen HR-Manager meist wiederkehrende Aufgaben erledigen – etwa eine Begrüßungsmail schreiben, Zugangsdaten fürs Intranet verschicken oder das Telefonsystem erklären. Diese lassen sich in Heaven HR automatisieren.

Personaler können außerdem Aufgaben für neue Mitarbeiter erstellen und mit einem individuellen Fälligkeitsdatum versehen, zum Beispiel eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Start im Unternehmen. So können sich Neulinge gleich am ersten Arbeitstag einen Überblick über anstehende Aufgaben in der Einarbeitungszeit verschaffen und besser planen. Jedes To-do taucht im Mitarbeiterprofil auf und ist für Personaler einsehbar. Die HR-Experten behalten somit stets den Überblick über den aktuellen Stand des Onboarding-Prozesses und können eventuelle Verzögerungen direkt identifizieren.

Heaven HR auf einen Blick:
Auf dem Markt seit: 2015
Geeignet für: Unternehmen aller Größen
Das bietet die Software:
• Digitalisierte Personalakte
• Übersicht über anfallende Aufgaben
• Steuerung des Onboarding-Prozesses
Kosten: 40 Euro Grundgebühr pro Monat
Diese Unternehmen sind bereits Kunde: Jodel, McMakler, Kapten & Son

Die Flexible: Shortlist

Onboarding lohnt sich nicht nur für Vollzeitkräfte. Auch freie Mitarbeiter und Angestellte auf Stundenbasis profitieren von einer guten Einführung. Hierfür eignet sich die Software Shortlist. Personaler können damit nicht nur den Einsatz freier Mitarbeiter managen, Aufträge vergeben und die Rechnungen der Freelancer verwalten, sondern auch deren Onboarding steuern. Dafür hinterlegen sie einen Workflow, der die einzelnen Aufgaben während des Onboardings abbildet. Statt das Team kennenzulernen, geht es hier eher um Formalitäten: persönliche Informationen hinterlegen, Stundensatz angeben, Kontodaten eintragen.

Shortlist auf einen Blick:
Auf dem Markt seit: 2015
Geeignet für: Unternehmen, die mit
Freiberuflern arbeiten
Das bietet die Software:
• Verwaltung freier Mitarbeiter
• Alle Daten auf einen Blick
• Automatisiertes Onboarding
Kosten: ab 45 Euro im Monat
Diese Unternehmen sind bereits Kunde: Microsoft, GE, Publicis Groupe