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Elektronische Personalakten sollen in erster Linie eines: den Zugriff beschleunigen und dadurch den administrativen Aufwand reduzieren. Vor allem bei weit verteilten Unternehmensstrukturen ist dies sinnvoll. Doch bei ihrer Einführung gibt es einiges zu beachten. Ein Leitfaden
Hinter der Einführung einer elektronischen Personalaktenlösung stehen meist Forderungen nach Vereinheitlichung und Zentralisierung des Aktenbestands, etwa im Kontext von Merger & Acquisitions, Umzügen oder der Einführung von Shared Service Centern. Ein weiterer Grund können zahlreiche Niederlassungen mit jeweils eigenen Personalverantwortlichen sein. Die elektronische Personalakte hilft hier, strukturelle Herausforderungen zu meistern. Dazu gesellt sich meist die Erwartung, durch Zeitersparnis bei der Dokumentensuche und verbesserte Zugriffsmöglichkeiten die Produktivität der Routinearbeit im Personalwesen zu steigern. Was aber müssen die Verantwortlichen sowohl im Unternehmen als auch von Seiten des Lösungsanbieters im Vorfeld bedenken, um das Projekt „Einführung einer elektronischen Personalakte“ zum Erfolg zu führen? Die folgende Übersicht stellt die wichtigsten Aufgaben für jede Projektgruppe vor.
Sieben Schritte zum erfolgreichen Projekt
1. Analyse
Der eigentliche Startpunkt eines jeden Projekts muss die Analyse der Anforderungen sowie des Ist-Zustands im Unternehmen sein, inklusive der HR-Workflows und Compliance-Forderungen. Denn je nach Unternehmensstruktur, je nachdem, was mit der elektronischen Personalakte tatsächlich erreicht werden soll, welche und wie viele Mitarbeiter damit arbeiten werden und welche Voraussetzungen IT-seitig gegeben sind, muss der Projektrahmen unterschiedlich definiert werden. Die Erstellung des Lastenhefts ist daher idealerweise eine Gemeinschaftsarbeit von Auftraggeber und Lösungsanbieter.
2. Projektgruppe definieren
Aus dieser Analyse ergibt sich fast zwingend der nächste Schritt: die Zusammenstellung des Projektteams. Denn die Einführung einer elektronischen Personalakte ist nicht die Entscheidung nur eines Geschäftsbereichs. Vielmehr sind Management, Personal- und IT-Abteilung gleichermaßen davon betroffen. Datenschutzbeauftragte und Betriebsräte müssen schon rein rechtlich eingebunden werden. Ein frühzeitiger Austausch über datenschutz- und personalrechtliche Bedenken hat aber schon so manches Veto verhindert. Sinnvollerweise binden Projektverantwortliche auch von Anfang an Fachkräfte aus dem Personalbereich, Fachvorgesetzte und Verantwortliche eventueller Standorte mit ein. Also Vertreter jener Gruppen, die später mit der elektronischen Personalakte arbeiten werden.
3. Definieren der Aktenstruktur
Sind die späteren Nutzer der elektronischen Personalakte am runden Tisch versammelt, macht es Sinn als nächstes die Aktenstruktur nach ihren Anforderungen zu definieren. Dabei sollte man stets das Prinzip Datensparsamkeit im Auge behalten. Nicht alle Bestandsakten müssen übernommen werden (Kopien, verjährte Abmahnungen etc.). Eine schlanke Struktur erleichtert die spätere Arbeit mit der Akte und beschleunigt sowohl die Digitalisierung fortlaufender Dokumente als auch der Bestandsakten. Statt alle Dokumente einfach in chronologischer Reihenfolge in eine Akte zu packen oder lediglich die Registerstruktur der Bestandsakten zu übernehmen, empfiehlt sich häufig, jedes Dokument einer eigenen Dokumentenklasse zuzuordnen. So entstehen im Regelfall zwischen 50 und 100 Klassen – von Arbeitsvertrag bis Zulassungen, die dann noch für jeden Mitarbeiter digital indiziert und mit einem Datum versehen werden. Diese Struktur der elektronischen Akte sollte der Auftraggeber idealerweise jederzeit selbst anpassen können, um unkompliziert auf Neuerungen zu reagieren.
4. Rechte und Rollen
Nach der Festlegung der Aktenstruktur, die dann idealerweise den Bedürfnissen der späteren Nutzer entspricht, gilt es deren Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu regeln, um den Schutz sensibler Mitarbeiterdaten und -dokumente zu gewährleisten. Zu den Zugriffsberechtigten zählen neben der Personalabteilung selbstverständlich Geschäftsführer, Fachvorgesetzte sowie der Mitarbeiter selbst. Daneben muss aber auch Dritten der Zugriff möglich sein, etwa Betriebsräten und Justitiaren aber auch Führungskräften aus anderen Unternehmensbereichen. Es gilt darüber hinaus zu klären, wer die Akten in welchem Umfang bearbeiten darf, wie die Zugriffe zu protokollieren sind, ob zeitliche Beschränkungen für Dritte sinnvoll sind und wer letztlich das Rollenkonzept verwaltet: der Administrator oder doch besser der Personalverantwortliche? Die Festlegung von Rollen und Rechten klingt zwar nach dem normalen Implementierungsalltag, ist aber angesichts des sensiblen Charakters von Personalakten besonders wichtig.
5. Systemintegration vorbereiten
Ganz zu Anfang wurde geklärt, ob die elektronische Personalakte als On-Premise-Lösung im eigenen Rechenzentrum betrieben oder als Software-as-a-Service in der Cloud gemietet wird und an welches HR-System sie angehängt werden soll. Jetzt geht es vor allem darum, Geschäftsprozesse und Transaktionen zwischen den Systemen zu definieren und sich abschließend Klarheit über Schnittstellen und Workflows zu den anderen Businessanwendungen im Unternehmen zu verschaffen. Soll eine automatisierte Übernahme von Dokumenten aus Office-Anwendungen und E-Mail-Clients möglich sein? Sollen Daten aus anderen Anwendungen wie der Lohnbuchhaltung eingebunden werden? Und wenn ja, ad-hoc oder in einem Batchverfahren mit festen Intervallen? Wie lassen sich externe Daten von Partnern oder Bewerbern integrieren? So komplex dieser Punkt auch erscheinen mag – gemeinsam mit dem Lösungsanbieter lassen sich auf all diese Fragen schnell die richtigen Antworten finden.
6. Digitalisierung – Intern oder extern?
Ist der Konsens über die Grundlagen des Projekts hergestellt, gilt es gleich die nächste Hürde zu nehmen: die Digitalisierung der Akten. Als erstes stellt sich die Frage, ob die Akten intern im Unternehmen digitalisiert oder an einen externen Dienstleister übergeben werden sollen. Entscheidend ist hier die richtige Bewertung der eigenen Ressourcen und der Kosten/Nutzen-Relation. Außerdem gilt es datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten. Da prinzipiell nur ein ausgesuchter Mitarbeiterkreis Einsicht in Personalakten erhalten darf, ist eine Überlassung der Akten an die eigene Poststelle zum Scannen daher nicht ohne weiteres möglich. Die HR-Abteilung verfügt im Regelfall aber weder über das notwendige Hardwareequipment, die nötige Software und das nötige geschulte Personal, um die Akten in kurzer Zeit und fachlich korrekt in eine digitale Form zu überführen. Eine Bereitstellung der Ressourcen ist aber aus Kostengründen wenig sinnvoll – und wohin mit allem, wenn das Projekt beendet ist? Ein externer Dienstleister ist daher meist die bessere Wahl. Bei der Auswahl des Digitalisierungsdienstleister sollte man auf ein entsprechendes Qualitätsmanagement, eine durchgängige Prozessdokumentation und die durchgängige Beachtung von datenschutzrechtlichen Bestimmungen in allen mit der Digitalisierung verbundenen Prozessen wie Transport und Lagerung Wert legen. Ein Dienstleister, der diese Kriterien erfüllt, ist auch der richtige Ansprechpartner für die Archivierung der Altakten.
7. Rollout
Der eigentliche Rollout ist dann meist nur noch die Kür. Über den ursprünglichen Kreis der Projektbeteiligten hinaus gilt es jetzt nur noch, die Mitarbeiter des entsprechenden HR-Bereichs im Umgang mit der neuen Lösung vertraut zu machen. Da sich die Softwarelösung durch eine hohe Nutzerfreundlichkeit und intuitive Bedienoberfläche auszeichnen sollte, ist dabei nur mit minimalem Aufwand zu rechnen. Dem sofortigen Zugriff auf Personalakten – von überall her, für jeden Berechtigten, ohne doppelte Aktenführung und ohne lange Wartezeiten – steht damit nichts mehr im Weg.
