Elektronische A1-Bescheinigung ist jetzt verpflichtend

21.01.2019  |  Viktoria Winstel
(c) gettyimages/ZoranMilisavljevic83
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Seit diesem Jahr müssen Arbeitgeber A1-Bescheinigungen elektronisch beantragen und rückübermitteln – auch bei kurzfristigen Auslandsentsendungen.

Während die elektronische Beantragung der A1-Bescheinigungen bis zum 31. Dezember 2018 nur eine Option für den Arbeitgeber war, sind ab dem 1. Januar 2019 die Regelungen zur elektronischen Beantragung und Rückübermittlung der A1-Bescheinigungen für die Arbeitgeber verpflichtend.

A1 auch bei kurzfristigen Entsendungen

Das deutsche Sozialversicherungsrecht gilt grundsätzlich nur für die Beschäftigung innerhalb Deutschlands. Eine Ausnahme besteht jedoch für Entsendungen innerhalb der EU, des EWR und der Schweiz, die eine voraussichtliche Dauer von 24 Monaten nicht überschreiten. In diesen Fällen sind trotz Beschäftigung im Ausland weiterhin allein in Deutschland Sozialversicherungsbeiträge zu leisten.

Auch bei kurzen Entsendungen, zum Beispiel Dienstreisen, ist jedoch eine A1-Bescheinigung erforderlich. Sie ist Nachweis dafür, dass die Rechtsvorschriften des Entsendestaats und damit das Sozialversicherungsrecht des Entsendestaats weiterhin gelten. Anderenfalls müssten Sozialversicherungsbeiträge bei Auslandstätigkeiten gegebenenfalls auch im Ausland abgeführt werden.

Elektronische Beantragung der A1-Entsendebescheinigungen

106 SGB IV sieht ab 1. Januar 2019 die zwingende elektronische Beantragung der A1-Bescheinigung vor. Dies erfolgt über ein geprüftes Entgeltabrechnungsprogramm oder mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe. Für Arbeitgeber, die kein Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, stehen Portale der Krankenversicherungen bzw. der Rentenversicherung bereit.

Für Arbeitgeber, die zum 1. Januar 2019 noch nicht in der Lage sind, elektronisch Anträge zu stellen, haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den „Gemeinsamen Grundsätzen zur A1-Bescheinigung“ eine Ausnahmeregel geschaffen. In begründeten Einzelfällen dürfen Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2019 weiterhin A1-Bescheinigungen mit dem Papiervordruck beantragen.

Kontrollen und Konsequenzen

Erhöhte Kontrollen werden derzeit aus Frankreich und Österreich gemeldet, dabei steht allerdings insbesondere die Transport- und Beförderungsbranche im Fokus.

Grundsätzlich besteht immer das Risiko, dass bei Kontrollen im Ausland der Einsatz als nicht versicherte Tätigkeit und somit Schwarzarbeit qualifiziert wird. Dies hat unmittelbar zur Folge, dass der Mitarbeiter seine Tätigkeit nicht (mehr) durchführen kann. Darüber hinaus kann der Verstoß nach dem jeweiligen nationalen Recht (meist mit Geldstrafen) geahndet werden. Diese kann fünfstellige Höhen erreichen.

A1-Bescheinigungen rechtzeitig beantragen

Wegen der vorgenannten Konsequenzen sollten Sie als Arbeitgeber die rechtzeitige Beantragung einer A1-Bescheinigung bei Auslandseinsätzen Ihrer Mitarbeiter zwingend im Blick behalten.

Seit dem 1. Januar 2019 kann die Beantragung grundsätzlich nur noch elektronisch erfolgen. Die gesetzlichen Krankenversicherungen sind bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern zuständig, während bei privat versicherten Arbeitnehmern die Rentenversicherung zuständig ist. Es ist vorgesehen, dass die Übermittlung der Daten der A1-Bescheinigung an den Arbeitgeber innerhalb von drei Arbeitstagen nach Prüfung erfolgt.

Auch kurze Dienstreisen erfordern A1-Bescheinigung

Auch bei kurzen Entsendungen, zum Beispiel Dienstreisen, ist eine A1-Bescheinigung zwingend erforderlich. Passen Sie die Vorgänge in Ihrem Unternehmen zeitnah an, um oben genannte Konsequenzen zu vermeiden.

Selbstständige ebenso betroffen

Auch Selbstständige müssen eine A1-Bescheinigung beantragen. Für die elektronische Beantragung gelten die gleichen Regelungen wie für Arbeitnehmer.