Digitalisierte Prozesse für ein besseres Mitarbeitererlebnis

Es sind erschreckende Zahlen, die das Markt- und Meinungsforschungsinstitut Gallup in der letzten Ausgabe seiner Studie State of the Global Workspace präsentiert. Die in 155Ländern durchgeführte Umfrage zeigt, dass sich 85Prozent der Angestellten für ihren Job entweder kaum engagieren oder gar gleichgültig zeigen. In Westeuropa beschreiben sich sogar nur 10Prozent als enthusiastisch oder involviert. Dies hat zur Folge, dass sich das Mitarbeiterpotenzial nicht voll entfalten kann. Die Entwicklung einer leistungsorientierten Arbeitskultur ist aber eine Voraussetzung für Erfolg: Unternehmen mit motivierten Arbeitnehmern sind um 21Prozent profitabler.

Die Gründe für unzufriedene Mitarbeiter mögen vielfältig sein. Laut Studie ist ein Hauptfrustrationsgrund die fehlende Veränderungsbereitschaft von Unternehmen. Auch, was die Einführung neuer Prozesse und Technologien betrifft, die Mitarbeiter umfassend entlasten können. Eine SAP-Concur-Studie, durchgeführt von Forrester Consulting, kam zu dem Ergebnis, dass insbesondere digitale Tools einen entscheidenden Einfluss auf das Mitarbeitererlebnis und die Mitarbeiterzufriedenheit haben. Sie können Routineaufgaben erleichtern und Mitarbeiter bei zeitraubenden, wiederkehrenden Arbeiten unterstützen. So können sie sich mehr auf wertschöpfende, erfüllende Tätigkeiten fokussieren.

Geschäftsreisen: Mitarbeiterzufriedenheit unter dem Brennglas

Das unterstützende Potenzial geeigneter IT-Tools wird zum Beispiel bei Geschäftsreisen deutlich. Bereiche wie das Travel Management mögen zuerst unwichtig erscheinen, ihre Bedeutung für ein positives Mitarbeitererlebnis wird aber insbesondere in der aktuellen Corona-Krise deutlich. Die Mehrheit der Unternehmen erlaubt laut dem Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) bereits wieder unternehmenskritische Dienstreisen. Auch wenn die Pandemie Geschäftsreisen verändert, sehen die VDR-Experten aktuell einen positiven Trend.

Nehmen Business-Trips wieder Fahrt auf, bedeutet das für Mitarbeiter vorerst eine enorme Zusatzbelastung. Sie müssen nicht nur Flüge erwischen, sich am Zielort zurechtfinden, auf Meetings und die Arbeit – den eigentlichen Grund der Reise – fokussieren. In der neuen Reiserealität gilt es außerdem die Hygiene- und (Ein)Reisevorgaben des jeweiligen Landes zu beachten. Wie eine aktuelle Studie im Auftrag der SAP-Concur-Organisation zeigt, haben viele Arbeitnehmer Vorbehalte, wieder beruflich unterwegs zu sein. In Deutschland stehen 38Prozent der Geschäftsreisenden ihrem nächsten Business-Trip besorgt gegenüber. Sie fürchten, sich selbst (41Prozent) oder ihre Familie anzustecken (49Prozent). Fühlt sich ein Mitarbeiter von seinem Arbeitgeber nicht ausreichend unterstützt, kann Überbelastung schnell in Frust umschlagen.

Unternehmen stehen jetzt vor ganz neuen Herausforderungen, ihre Mitarbeiter ganzheitlich zu schützen und ihr Wohlergehen zu gewährleisten. Das hat auch eine rechtliche Komponente – die sogenannte Fürsorgepflicht. Um dieser nachzukommen, brauchen Vorgesetzte, HR- und Travel Manger einen Überblick, wo sich ihre Mitarbeiter aktuell befinden. Das kann oftmals nur mithilfe digitaler Tools gelingen. Müssen die Verantwortlichen erst mal Papierberge durchforsten, um ihre Mitarbeiter zu lokalisieren, kann wertvolle Zeit vergehen.

Für Geschäftsreisende kommen jetzt verschärfte Sicherheitsvorkehrungen zu bekannten Energiefressern, wie dem Belege sammeln und der Reisekostenabrechnung hinzu. In der Summe sind das für Mitarbeiter echte Stressfaktoren. Erst recht, wenn nach der Wiederankunft im Büro auch noch die Nachbereitung von Meetings zu bewältigen ist.

Unternehmen sind auf der anderen Seite darauf angewiesen, dass Reisekostenabrechnungen zeitnah eingereicht werden. Ausgaben für Geschäftsreisen fallen deutlich unberechenbarer an, als beispielsweise jene für Personal oder Lieferanten. Wenn Unternehmen die Reisekostenprozesse für Geschäftsreisende und Accounting mit digitalen Lösungen vereinfachen, erhält die Finanzabteilung Echtzeitdaten und kann mit ihnen unternehmensweit Transparenz für bessere Geschäftsentscheidungen schaffen.

Und auch wenn Mitarbeiter dauerhaft rund um den Globus verteilt arbeiten – ob nun in internationalen Teams oder, wie in der aktuellen Situation, von zuhause aus – sollten Arbeitgeber auf moderne Kommunikationswege und Technologien setzen, um ihre Angestellten auch in der virtuellen Welt miteinander zu verbinden. Wenn sich Mitarbeiter von ihren Vorgesetzten insbesondere durch die Bereitstellung sinnvoller Tools unterstützt fühlen und effizient arbeiten können, steigt ihr Vertrauen in die Führung und die Zeit im Büro, auf Geschäftsreise und im Homeoffice wird zu einer positiven Erfahrung.

Technologien – Mehr als ein Nice to have

Um die Motivation von Mitarbeitern zu steigern und diese langfristig zu binden, müssen veraltete Prozesse hinterfragt werden. An der Einführung neuer Technologien sowie deren Integration in den Arbeitsalltag führt kein Weg vorbei. Statt auf Gehälter und Jobtitel, sollten sich Unternehmen auch auf die Erleichterung von Arbeitsprozessen und damit die Verbesserung von Mitarbeitererlebnissen konzentrieren. Für Arbeitgeber kann das in vielen Fällen zu einer Mammutaufgabe werden. Folgende Tipps können helfen:

• Tools einführen, die es ermöglichen, von überall zu arbeiten: Besonders wichtig sind mobile Anwendungen. Mitarbeiter brauchen Technologien für die Hosentasche, mit denen sie überall produktiv sein können. Cloudbasierte Anwendungen können dabei den Arbeitsprozess vom Arbeitsort entkoppeln und Mitarbeitern die gewünschte Flexibilität schenken.
• Die Lösung des größten Problems priorisieren: Unternehmen sollten in Technologien investieren, die bei der Automatisierung und Effizienzsteigerung von Prozessen helfen. Dabei ist es wichtig, den Fokus zunächst auf das größte Hemmnis zu legen und im Anschluss kleinere Probleme zu bearbeiten. Zögert man, summieren sich Stolpersteine und es wird für Mitarbeiter zunehmend schwieriger, die Arbeit zu erledigen.
• Nutzerfreundlichkeit in den Vordergrund stellen: Mitarbeiter erwarten heutzutage, dass beruflich genutzte Anwendungen intuitiv handhabbar sind. Denn komplexe Bedienoberflächen bremsen die Effizienz und hemmen das Mitarbeitererlebnis.

Mit der Implementierung der richtigen Technologien haben Unternehmen bereits einen großen Schritt in Richtung einer zufriedeneren Belegschaft unternommen. Das wirkt sich auch positiv auf die Produktivität von Organisationen aus. Arbeiten Geschäftsbereiche und Abteilungen Hand in Hand an der Einführung bedienfreundlicher Tools, ermöglichen sie effizientere Arbeitsprozesse und sorgen damit für eine gesteigerte Leistungsbereitschaft ihrer Mitarbeiter.