Erfolgreiches Offboarding: Darauf müssen Sie achten

Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, müssen Arbeitgeber beim Offboarding-Prozess einiges beachten.
© gettyimages / Prot Tachapanit

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, bedeutet das für den Arbeitgeber viel Arbeit. Das sind die wichtigsten Schritte im Offboarding-Prozess.

Gekündigt – was nun?

Ob der Beschäftigte selbst kündigt oder vom Unternehmen gekündigt wurde: Es ist nie schön, wenn Mitarbeiter gehen. Sobald die Kündigung offiziell ausgesprochen und kommuniziert wurde, beginnt das Offboarding, auch Exit-Management genannt. Arbeitgeber müssen jetzt viele Dinge beachten und dringend umsetzen.

Wurde der Mitarbeiter gekündigt, kann der Arbeitgeber sogenanntes Outplacement anbieten.  Der Mitarbeiter erhält dann finanzielle und beratende Unterstützung während der Jobsuche. Hat der Arbeitnehmer jedoch selbst gekündigt, heißt es für das Unternehmen: Nachfolge suchen, Stellenausschreibungen veröffentlichen. Der Prozess, einen neuen Mitarbeiter zu finden, kann langwierig sein und ist nicht zu unterschätzen. Die parallel stattfindende Suche bietet aber auch große Vorteile für das Unternehmen. In vertraulichen Feedback-Gesprächen mit dem Mitarbeiter kann der Arbeitgeber wichtige Informationen sammeln: Warum möchte der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen? Hat der Mitarbeiter Verbesserungsvorschläge? Die richtige Kommunikation ist in diesem Moment elementar, um die Beziehung nachträglich nicht zu gefährden.

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Auch hinsichtlich der Stellenausschreibung und der Einarbeitung des nachfolgenden Mitarbeiters gilt es, das Gespräch zu suchen: Welche Aufgabenbereiche hat der Mitarbeiter genau verantwortet? Im Idealfall fertigt der Mitarbeiter eine ausführliche Übergabe an, sodass nachvollziehbar ist, welchen Themenbereich er übergibt, wann wiederkehrende Meetings und Termine stattfinden und welche internen Aufgaben er erledigt hat.

Hat der Mitarbeiter im Rahmen der Tätigkeiten Abonnements oder Verträge abgeschlossen, müssen diese entweder rechtzeitig gekündigt oder von einem Kollegen übernommen werden. Digitale Lösungen können hier für einen Überblick und schnelle Abwicklung sorgen. Ebenfalls wichtig: Resturlaub unbedingt vor dem Austritt klären! Kann der Arbeitgeber den Urlaub nicht mehr gewähren, weil das Arbeitsverhältnis bereits beendet wurde, muss er diesen abgelten. Ist es jedoch zeitlich noch möglich, dann muss der Arbeitnehmer seine übrigen Urlaubstage nehmen (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Checkliste: Am Tag des Abschieds

Für den Tag des Abschieds sollte der Arbeitgeber ein nettes Beisammensein organisieren, bei dem der Vorgesetzte und die Kollegen sich ein letztes Mal mit dem Mitarbeiter zusammenfinden und ihm für die Zusammenarbeit danken. Kleine Geschenke wie Blumen oder Gutscheine sind hierbei eine nette Geste.

Was an diesem Tag außerdem ansteht:

  • Der Mitarbeiter beziehungsweise die IT sollte eine Abwesenheitsnotiz sowie automatische Weiterleitung der E-Mails einstellen.
  • Der Mitarbeiter muss seine Arbeitsutensilien zurückgeben, wie etwa Laptop, Handy, Schlüssel und Dokumente.
  • Bei Rückgabe der Firmenkreditkarte ist die Bank zu informieren oder über die firmeninterne Plattform rechtzeitig zu sperren.
  • Der Arbeitgeber sollte mit dem Mitarbeiter die Erreichbarkeit klären: Wie möchte der Mitarbeiter kontaktiert werden? Dürfen auch im Nachhinein noch inhaltliche Rückfragen gestellt werden?

In diesem Zuge kann man auch direkt klären, ob der Mitarbeiter noch offene Rechnungen oder Reisekosten hat, die der Arbeitgeber begleichen muss. Kann er diese erst im Nachhinein erstatten, sollte er eine entsprechende Lösung anbieten, die es dem Mitarbeiter auf einfachstem Wege – zum Beispiel digital oder postalisch – ermöglicht, seine Auslagen nachträglich einzureichen.

Das Wichtigste zum Schluss: Abmeldung und Datenschutz

Sobald der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen hat, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, seinen ehemals Angestellten unverzüglich bei der ELStAM-Datenbank beim Bundeszentralamt für Steuern abzumelden. Dies geschieht stets in elektronischer Form und beinhaltet folgendes: das Geburtsdatum und die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers, das Datum der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses sowie das Datum der damaligen Anmeldung (wird auch als Referenzdatum bezeichnet). Zuletzt muss der Arbeitgeber der Sozialversicherung melden, wann der Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausgetreten ist. Die Frist beläuft sich hierfür auf sechs Wochen.

Wenn der Arbeitgeber Abfindungen oder restliche Urlaubstage auszuzahlen hat, sind solche Elemente in der letzten Lohnabrechnung zusätzlich zu berücksichtigen und entsprechend auf dem Lohnzettel zu vermerken. Auch die anschließende Bereitstellung der Lohnsteuerbescheinigung muss er dem Mitarbeiter gewährleisten. Diese fordern die Mitarbeitern meist erst Monate bis hin zu mehreren Jahren nach Unternehmensaustritt an, etwa für die eigene Ablage oder die Steuererklärung. Hilfreich können hier digitale Lösungen sein, in denen sich der Mitarbeiter mit seinen privaten Login-Daten anmelden kann, um die entsprechenden Dokumente herunterzuladen.

Alle weiteren firmeninternen Zugänge und Login-Daten, wie etwa für Mailprogramme, Projektpläne und Arbeitsunterlagen, sollte der Arbeitgeber alsbald löschen – auch aus datenschutzrechtlichen Gründen. Es empfiehlt sich, Passwörter auszutauschen, die alle Mitarbeitern gemeinsam nutzen. Zu guter Letzt: das Arbeitszeugnis. Darauf haben Arbeitnehmer bis zu drei Jahre im Nachhinein Anspruch. Vorlagen und Literatur helfen bei der richtigen Formulierung.