Mitarbeiterumfragen richtig nutzen und einsetzen

Stellen Sie sich vor, Sie starten eine Umfrageund keiner macht mit: Die Mitarbeiterbefragung ist eine etablierte Methode, um Change-Prozesse zu begleiten oder die Leistung von Führungskräften zu messen. Doch was tun, wenn niemand teilnimmt oder die Ergebnisse schlecht ausfallen?

Es gibt zwei Typen von befragungsmüden Mitarbeitern: Der eine möchte grundsätzlich nicht an Umfragen teilnehmen und ignoriert die Einladungs-E-Mail, meist ohne überhaupt das Thema der Umfrage gelesen zu haben. Der Mitarbeiter vertraut einfach nicht darauf, dass seine Teilnahme die Arbeitssituation verbessern würde. Der zweite Typ bezieht sich auf die Abbrecher, die gar nicht erst bis zum Ende der Befragung kommen. Das liegt häufig am Fragebogendesign, an der Länge und Anzahl der Fragen.

Befragungsmüdigkeit ist ein echtes Problem für Unternehmen: Werden die Umfragen nur unmotiviert oder gar nicht ausgefüllt, sinken Datenqualität und Beteiligungsquote. Für Letztere gilt folgende Faustregel: 66 Prozent Beteiligungsquote ist das Mindestziel bei Unternehmen ab 1.000 Mitarbeitern, um valide Auswertungen im Sinne der Repräsentativität durchführen zu können. Bei kleinerer Gruppengröße erhöht sich dieser Wert. Wichtig ist, dass zu kleine Teams gar nicht befragt werden sollten, um die Anonymität sicherzustellen. Als Mindestgröße empfiehlt sich eine Teilnehmerzahl von fünf Personen. Neben der Beteiligungsquote kann aber auch die Datenqualität sinken, wenn die Befragung im Vorfeld nicht optimal kommuniziert wurde oder die Fragebogengestaltung nicht zur Zielgruppe passt.

Was tun gegen Befragungsmüdigkeit?

Befragungsmüdigkeit zu beheben ist gar nicht so schwierig – besser ist jedoch, sie kommt gar nicht erst auf. Deshalb sollten Sie die Befragung und ihren Zweck möglichst frühzeitig kommunizieren, so dass die Teilnehmer Zeit für Fragen haben und im Idealfall eigene Ideen einbringen können. Bewerben Sie die Befragung in den im Unternehmen üblichen Kommunikationskanälen. Der Mitarbeiter sollte auf keinen Fall von der Umfrage überrascht werden, sondern sie bereits erwarten und einplanen können. Wenn möglich binden Sie Multiplikatoren ein, zum Beispiel aus der Geschäftsführung, die für die Wichtigkeit der Sache werben.

Schaffen Sie außerdem in allen Phasen Transparenz. Erläutern Sie die einzelnen Schritte und Ziele der Befragung so, dass die Mitarbeiter verstehen, was genau auf sie zukommt und was die Befragung letztendlich bewirken soll. Nur wenn Mitarbeiter von vorneherein den Nutzen für sich erkennen, sind sie wirklich motiviert, Energie für eine Befragung aufzubringen.

Lassen Sie die Mitarbeiter auf keinen Fall allein, wenn es an das Ausfüllen der Umfrage geht. Empfehlenswert ist es, Ansprechpartner zu benennen, die den Mitarbeitern hierarchisch gleichgestellt sind. Diese Vertrauenspersonen werden im Vorfeld geschult, damit sie den Kollegen bei inhaltlichen und technischen Aspekten der Befragung helfen können. Haben Sie eine längere Feldphase, empfiehlt es sich, die Teilnehmer wiederholt zum Mitmachen zu motivieren, etwa mit Posteraushängen im Unternehmen oder einem für alle sichtbaren Countdown.

Kontinuierliche Mitarbeiterbefragung erzeugt Zufriedenheit

Studien belegen, dass ein kontinuierlicher Umfrageprozess bei den Mitarbeitern das größtmögliche Maß an Zufriedenheit erzeugt. Daher sollen jährliche Mitarbeiterbefragungen um kontinuierliche Umfrageformate ergänzt werden. Eine Vollerhebung bei 150.000 Mitarbeitern mit einem breiten Fragenkatalog kann zum Beispiel ein- bis zweimal jährlich nachbefragt werden. Projektnachbefragungen in kleinen Projektteams wiederum sollten sich nach der Anzahl der Projekte richten und damit häufiger durchgeführt werden. Prüfen Sie, ob kontinuierliche Umfrageformate ihre Ziele unterstützen, und erklären Sie den Mitarbeitern den Mehrwert.

Mit den Ergebnissen arbeiten, auch mit negativen

Geben Sie Ihren Mitarbeitern nach Abschluss jeder Befragung möglichst zeitnah einen Überblick über die Maßnahmen, die Sie aus den Ergebnissen ableiten, sowie eine Ankündigung, wie und wann diese Maßnahmen durchgeführt werden. Bedenken Sie aber: Auch schlechte Ergebnisse sind Ergebnisse – diese nicht zu kommunizieren und zu hoffen, dass es besser wird, ist Wind in den Mühlen latent befragungsmüder Mitarbeiter. Egal ob negatives, sarkastisches oder überhaupt kein Feedback: Fragen Sie nach den Gründen und ergreifen Sie passende Gegenmaßnahmen.

Kommunizieren Sie dann die Fortschritte der Maßnahmen und befragen Sie diese Fortschritte wiederum in einer Folgewelle (Pulsumfrage) nach. Wenn dieser Kommunikationsprozess zeitnah zum Befragungsende umgesetzt wird, sehen die Mitarbeiter schnell konkrete Verbesserungen – was sie wiederum für die nächste Umfrage motiviert.

Fünf Tipps damit Umfragen Spaß machen

1. Nutzen Sie technologische Hilfsmittel zur Gestaltung
   Begeistern Sie die Teilnehmer durch die Visualisierung des Fragebogens. Das Ausfüllen soll zum Weitermachen animieren. Sorgen Sie für Abwechslung im Layout. Es gibt einen großen Werkzeugkasten an Fragetypen, die über das traditionelle Angebot von Radiobuttons und starren Matrixfragen hinausgehen. Nutzen Sie zum Beispiel Slider, binden Sie Bilder oder Emojis ein. Aber Vorsicht: Emojis haben in verschiedenen Kulturkreisen oft unterschiedliche Bedeutungen – klären Sie diese vorher, am besten in Zusammenarbeit mit den Kollegen aus den entsprechenden Ländern.
   Lassen Sie außerdem Fragen rotieren: Nicht jeder Teilnehmer muss alle Fragen beantworten. Bauen Sie spielerische Elemente in den Fragebogen ein und interagieren Sie mit dem Befragten, zum Beispiel durch Filter, spezifische Anschlussfragen oder Diagramme, die die Antwort des Einzelnen ins Verhältnis zum Gesamtergebnis stellen.
2. Räumen Sie technologische Hürden aus dem Weg
   Wie erreichen wir Mitarbeiter, die keinen Arbeitsplatzrechner besitzen? Diese Frage betrifft nicht nur das produzierende Gewerbe, sondern auch Filialmitarbeiter im Einzelhandel oder Krankenpfleger im Gesundheitswesen. Hier haben sich verschiedene Praktiken bewährt: Gibt es im Betrieb Laufwege, die von vielen Mitarbeitern regelmäßig passiert werden, bietet sich die Nutzung von Kiosk-PCs an – zum Beispiel in der Nähe der Kantine. Die Zugänge zur Umfrage können beispielsweise über zuvor in den Abteilungen anonym ausgeloste und in Papierform überbrachte Zugangsdaten erfolgen.Sind die Mitarbeiter in kleinen Gruppen über verschiedene Standorte verteilt, kann auch die Nutzung privater Smartphones in Betracht gezogen werden. Allerdings sollte insbesondere zu diesem Ansatz der Betriebsrat mit einbezogen werden – was ohnehin bei Mitarbeiterbefragungen zu empfehlen ist. Informieren Sie die Mitarbeiter außerdem darüber, dass die Umfrage innerhalb der Arbeitszeit durchgeführt werden kann und soll.
3. Passen Sie die Sprache an die Zielgruppe an
   Neben Antwortskala und Umfragemedium haben Wortwahl und Wortreihenfolge einen hohen Einfluss auf das Antwortverhalten. Folgende Erfahrungen prägen die Best Practice der Umfragekultur: Halten Sie die Sprache einfach, wählen Sie kurze Sätze, sparen Sie an Fremdwörtern und Umgangssprache. Insbesondere Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mehrsprachig, in verschiedenen Kulturkreisen, befragen, sollten sich sprachlich an den Zielgruppen orientieren und den Fragebogen testen, bevor eine Umfrage ins Feld geht.
4. Muttersprache ist ein Muss
   Auch wenn die Übersetzung einen finanziellen Aufwand darstellt, sind Fragen in der jeweiligen Sprache des Mitarbeiters viel besser verständlich und erhöhen die Teilnahmebereitschaft des Mitarbeiters. Achtung: Wenn Fragen durch einen externen Dienstleister übersetzt werden, müssen sie nochmals durch einen Muttersprachler im Unternehmen überarbeitet werden, um die jeweilige Firmensprache zu treffen und ungewollte Verwirrungen oder Anspielungen zu vermeiden.
5. Stichprobengröße – es muss nicht immer die Vollerhebung sein
   Eine Vollerhebung im Ein- bis Zwei Jahresrhythmus ist die gängige Praxis bei Mitarbeiterbefragungen. Wird die Befragungsfrequenz erhöht, muss nicht zwingend das gesamte Unternehmen zur gleichen Zeit befragt werden, um trotzdem ein Gesamtbild des Unternehmens zu erhalten. Nutzt man ein monatliches „Rolling Sample“, lassen sich verschiedene Abteilungen situationsbezogen befragen, zugleich können auch Standardfragen mit abgefragt werden. Wird auf ihre konkrete Situation und Rolle im Team eingegangen, bringen sich die Teilnehmer in der Regel engagierter ein als bei eher allgemein gehaltenen Fragen. Weiterer Vorteil: Die Aktualität der Ergebnisdaten in Bezug auf die Standardfragen ist um ein Zwölffaches höher als bei einer jährlichen Vollerhebung.