6 Tipps, mit denen Sie die Zeit auf Geschäftsreise effizient nutzen

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(c) gettyimages/Caiaimage/Agnieszka Olek
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Auf Geschäftsreise und trotzdem produktiv sein? Mit den richtigen digitalen Helfern kann arbeiten unterwegs sogar noch effizienter sein als im Büro.

Die Anzahl der Geschäftsreisen in deutschen Unternehmen steigt kontinuierlich – 2017 waren es über 187 Millionen, mit einem geschätzten Kostenvolumen von über 52 Milliarden Euro. Kein Wunder also, dass in manchen Firmen die Sorge herrscht, dass die ohnehin teure Reisezeit sich auch noch negativ auf die Produktivität auswirkt. Dabei ist laut einer aktuellen Studie genau das Gegenteil der Fall. Demnach sind 35 Prozent der Mitarbeiter nach eigener Einschätzung unterwegs sogar produktiver als im Büro.

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Durchschnittlich wird die Steigerung der Produktivität mit rund fünf Prozent bewertet, aber knapp jeder fünfte Befragte nannte sogar eine Erhöhung von mehr als 21 Prozent. Besonders hoch sind die positiven Rückmeldungen bei den 18- bis 34-Jährigen. Fast die Hälfte ist laut eigener Einschätzung in Hotel, Bahn oder Flugzeug produktiver als am Arbeitsplatz. Dafür braucht es jedoch einige Voraussetzungen.

Wir verraten, welche technischen Lösungen man unterwegs auf jeden Fall dabei haben sollte und was die Produktivität on the road darüber hinaus steigert.

1. Die richtige Hardware dabei haben

Nur mit den richtigen technischen Voraussetzungen ist das Arbeiten unterwegs wirklich produktiv. Dazu gehört als Grundausstattung ein ausreichend schneller Rechner mit genug Datenvolumen. Ebenso wichtig ist der Zugriff auf alle benötigten Dateien, vorzugsweise durch sicheren Zugang auf das Firmennetzwerk. Alternativ bietet sich eine Business-Cloud-Lösung an. Ein oft leidiges Thema ist die WLAN-Bandbreite im Hotel. Falls man hier wieder einmal mit einem zu schwachen Signal kämpft, hilft ein kombinierter WLAN Access Point und Repeater. Damit kann man über den LAN-Anschluss des Hotelzimmers sein eigenes WLAN kreieren oder das bestehende erweitern. Alternativ tut es natürlich auch ein Hotspot. Für einen unkomplizierten Datentransfer zwischen Smartphone und Rechner sorgt zum Beispiel ein duales USB-Flash-Laufwerk mit Micro-USB- und klassischem USB-2.0-Anschluss. Und wer in Sachen Effizienz noch einen drauf setzen will, nutzt bei Meetings einen Smartpen, der alles speichert, was man auf ein (speziell dafür entworfenes) Blatt Papier notiert und es dann auf Smartphone oder Laptop überträgt.

2. Leistungsfähige Apps nutzen

Die beste Hardware nützt nichts, wenn die Performance der Software hinterherhinkt. Wichtig ist hier vor allem eine leistungsstarke Telefon- und Videokonferenz-Lösung – das Herzstück der Kommunikation mit Kollegen auf der ganzen Welt. Hier sollte man vor allem den Leistungsumfang (sind Screen- und Webcamsharing möglich?) und die unkomplizierte Nutzbarkeit im Auge haben. Darüber hinaus sind ein Tool für den Überblick über To Dos und/oder eine Projektmanagement-App sinnvoll. Eine Cloud-Lösung sorgt für zusätzlichen Speicherplatz oder die gemeinsame Arbeit an Dokumenten. Und wer viel in offenen WLAN-Netzen unterwegs ist, sollte seine Verbindung mit einer entsprechenden Software verschlüsseln und auch einen Passwortmanager nutzen. Er macht das Surfen nicht nur sicher, sondern auch komfortabler. Idealerweise bietet er auch die Möglichkeit, Kreditkartendaten, PINs und weitere wichtige Informationen sicher zu speichern – damit auch auf Geschäftsreisen stets die richtigen Zugangs- und Entsperr-Codes zur Hand sind.

3. Vorausschauend planen

Wenn man an einen unbekannten Ort reist, sollte man sich schon vorher schlau machen, wo in der Nähe öffentliches WLAN zur Verfügung steht, etwa in Cafés. Manche Städte bieten sogar flächendeckend WLAN an. So ist man auch unterwegs immer gut vernetzt.

4. Coworking Spaces ausprobieren

Wenn das WLAN einmal nicht stabil ist oder man doch mal einen Tag in einem Büro arbeiten möchte, kann man in vielen Städten inzwischen Coworking Spaces nutzen. Diese perfekt ausgestatteten Kurzzeit-Büros bieten alles, was man braucht, um ein paar Stunden entspannt zu arbeiten. Bonus: Man trifft andere in der gleichen Situation – Networking ist also inklusive.

5. Reisezeiten nach Arbeitsaufwand planen

Steht die Erstellung einer wichtigen Präsentation an? Dann empfiehlt es sich, tagsüber während der Arbeitszeit zu reisen, um sich dann ganz auf dieses Projekt konzentrieren zu können. Da das WLAN in Zügen oder auf Flügen selten stabil ist, sollte man sicherstellen, dass man alle benötigten Dokumente lokal gespeichert hat. Braucht man aber eine kleine Pause vor einem wichtigen Meeting, sollte man den Flug oder die Zugfahrt außerhalb der Arbeitszeit legen, so dass man ein Nickerchen machen oder einen Film schauen kann – so kommt man entspannt und ausgeruht am Ziel an und kann umso energiegeladener loslegen.

6. Auszeiten einplanen

Wichtig für die Produktivität sind regelmäßige Auszeiten. Als Faustregel gilt dabei: eine Stunde arbeiten, 15 Minuten Pause. Am besten ist es, wenn man sich in dieser Pause auch noch bewegt – ein kleiner Spaziergang, gerade in einer fremden Stadt, bläst die Spinnweben aus dem Kopf und versorgt das Gehirn mit neuen Impulsen. Oder man macht einen Coffee-Powernap: Kaffee trinken und direkt im Anschluss für 20 Minuten schlafen. Denn Koffein braucht 20 Minuten, um seine Wirkung zu entfalten – und wenn man aufwacht, ist auch das Gehirn wieder fit.

Aber bei aller Produktivität sollte man eins nicht aus den Augen verlieren: die Work-Life-Balance. Geschäftsreisen sind eine hervorragende Gelegenheit, neue Städte oder Menschen kennenzulernen und Arbeit mit Vergnügen zu verbinden. Und wenn man seine Batterien bei einem entspannten Stadtbummel wieder aufgeladen hat, klappt es mit der Produktivität fast wie von selbst. In diesem Sinne: Gute Reise!

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