Gig Economy: 3 Tipps für projektbasierte Personalplanung

Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, sollten auch Freelancer in die Personalplanung einbeziehen – und ihnen eine positive Mitarbeitererfahrung bieten.
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Unternehmen, die projektbasiert arbeiten, sollten auch Freelancer in die Personalplanung einbeziehen – und ihnen eine positive Mitarbeitererfahrung bieten.

Die Digitalisierung und die damit einhergehenden neuen Technologien haben zu einem großen Anstieg des projektbasierten oder sogenannten „Gig“-Arbeiten geführt. So setzen beispielsweise Digitalagenturen, Software-Unternehmen und Architektenbüros zunehmend auf freie Mitarbeiter. Während Erwerbstätige aktuell mehr denn je die Wahl haben, wie, wann und wo sie arbeiten möchten, müssen Unternehmen Kompetenzlücken schließen oder haben schlichtweg mehr umzusetzende Projekte, als die festangestellten Mitarbeiter alleine stemmen könnten. Kein Wunder also, dass es laut Deloitte in Europa, den USA und Indien rund 77 Millionen Freiberufler gibt. Allein in den USA befinden sich 40 Prozent aller Arbeitnehmer momentan in alternativen Arbeitsverhältnissen wie Zeitarbeit, Teilzeit oder Gig-Arbeit.

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Trotz dieser eindeutigen Entwicklung konzentrieren sich viele Personalabteilungen nach wie vor auf festangestellte Mitarbeiter und die internen Kompetenzen im Unternehmen. Freiberufler und Externe werden am Rande zwar dazugezählt, aber nicht in der Personalplanung berücksichtigt. Das bedeutet, dass sie in Hinblick auf organisatorische Aspekte, die Beurteilung ihrer Leistungen, die Weiterentwicklung ihrer Fähigkeiten oder ihr Einfügen in die Unternehmenskultur schlichtweg nicht bewertet werden können. Wie sollen Unternehmen also einen umfassenden Talentpool aufbauen, wenn sie keinen Überblick über einen immer wichtiger werdenden Teil ihres Personals haben?

Kurzum: Wenn ein Mitarbeiter – egal, ob intern oder extern – für ein Unternehmen arbeitet und damit Geld kostet, muss er auch bei der Personalplanung berücksichtigt werden und von einer umfassenden Mitarbeitererfahrung profitieren können. Die Herausforderung für Personaler besteht also darin, klassische HR-Strategien ad acta zu legen und sich auf eben jene Themen zu fokussieren. Die folgenden drei Bereiche gilt es, angesichts der neuen Gig Economy zu beachten:

1. Umfassende Personalplanung

Personaler sollten im ersten Schritt mit der Unternehmensführung das passende Verhältnis von festangestellten zu freien Mitarbeitern festlegen und entscheiden, in welchen Abteilungen und bei welchen Themen externe Kompetenzen auf Projektbasis oder in befristeter Zusammenarbeit notwendig sind. Bei der Auswahl der Vertragsnehmer kommt der Personalabteilung eine aktive Rolle zu, denn sie muss nicht nur deren Leistungen bewerten, sondern auch sicherstellen, dass sie sich gut in die Unternehmenskultur einfügen. Hier unterstützt spezielle HR-Basisdaten-Software dabei, Daten von Bewerbern, Mitarbeitern und Freiberuflern in einer Lösung zu konsolidieren. Personaler haben damit nicht nur einen umfassenden Einblick in die Personaldaten, sie können außerdem Trends, Kompetenzlücken und Weiterentwicklungsbedarf erkennen und alle Mitarbeiter dabei unterstützen, ihr volles Potenzial zu entfalten.

2. Positive Mitarbeitererfahrung

Bei zunehmend projektbasierten Arbeitsmodellen müssen Unternehmen verstärkt darauf achten, dass die Mitarbeitererfahrung auch für freie Mitarbeiter als positiv und motivierend wahrgenommen wird. Dazu zählt ein umfassendes Onboarding, geeignete Führungskräfte und leitende Manager, die darin geschult sind, gemischte Teams aus Freiberuflern und festangestellten Mitarbeitern zu leiten, Tools für eine produktive und gegebenenfalls virtuelle Zusammenarbeit sowie die fristgerechte Entlohnung. Personaler sollten außerdem regelmäßig Feedback einholen, um sich ein ganzheitliches Bild zur Mitarbeitererfahrung im Unternehmen zu machen und diese bei Bedarf zu optimieren.

3. Analysen des Personalbestands

Analyse-Software unterstützt Personaler dabei, Daten zum Einsatz von Freiberuflern sowie ihr Leistungsportfolio und anfallende Kosten zu erfassen. Und das ist angesichts der immer höheren Zahl von Zeitarbeitsverträgen auch dringend notwendig. Die Tatsache, dass mittlerweile verstärkt externe Mitarbeiter zur Unterstützung interner Teams eingesetzt und die Gesamtkosten mit Vollzeit-Angestellten verglichen werden, führt auch dazu, dass Gehaltspakte kritisch hinterfragt werden. Mit der passenden Software erhalten Personaler einen 360-Grad-Überblick über die Vergütung der Mitarbeiter, um so passend finanzielle Anreize zu entwerfen. Unternehmen sollten außerdem stets die aktuelle Rechtslage zur Zeit- und Vertragsarbeit vor Augen haben, um eine klare und konsequente Strategie zur Personalentwicklung zu schaffen und die Risiken für das Unternehmen zu minimieren. Zusätzlich können Risiken in Bezug auf Sicherheit, Datenschutz und Reputation des Unternehmens entstehen, die dringend vermieden werden sollten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein international agierender Logistikdienstleister hat sich auf das Outsourcing von integrierten Value-Add-Logistics-Lösungen, Supply-Chain-Management sowie Route-to-Market-Lösungen spezialisiert. Diese Lösungen werden passgenau für die verschiedenen Kunden in den jeweiligen geografischen Regionen und Branchen entwickelt. Das Unternehmen beschäftigt daher rund 9.000 Mitarbeiter an 170 Standorten. Angesichts des großen Unternehmenswachstums war ein zuverlässiger Datenpool notwendig, der einen umfassenden Überblick über die Personaldaten von internen und externen Mitarbeitern liefert, um alle verfügbaren Kompetenzen besser zu erfassen, offene Positionen zu besetzen und Kosten besser kalkulieren zu können.

Der Logistikdienstleister setzt daher auf eine innovative HR-Basisdatenlösung, die das Management von internen und externen Mitarbeitern in diesem komplexen internationalen Umfeld abbilden kann. Die Personalabteilung hat nun den Status aller offener Stellen im Blick, kann Kompetenzen nach Position und Mitarbeiter analysieren und sorgt damit für einen optimalen Personaleinsatz in den verschiedenen Fachabteilungen des Unternehmens. Auch Weiterentwicklungsmaßnahmen lassen sich standortübergreifend verwalten. Durch die Bereitstellung der mitarbeiter- und stellenbezogenen Daten profitieren damit auch Planung, Controlling, Prozessmanagement sowie die Finanzabteilung.

Die Gig Economy erfordert von Unternehmen und Personalabteilungen gleichermaßen ein strategisches Umdenken, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben. Denn nur wenn sowohl interne als auch externe Mitarbeiter gleichermaßen in der Personalplanung berücksichtigt werden, entsteht ein produktives und erfolgreiches Arbeitsumfeld.