HR als Wissensmanager

Personalmanager sind längst auch Wissensmanager. Doch ist dies bereits in den Unternehmen angekommen? Haufe hat 400 Personaler dazu befragt und aus ihren Antworten fünf Thesen abgeleitet. Momentan haben die meisten Personaler noch nicht die Zeit dafür.

Mitarbeiter sind unbestritten der zentrale Erfolgsfaktor für Unternehmen. Doch was macht sie so unersetzlich? Es sind vor allem ihr Wissen und ihr Erfahrungsschatz. Denn diese sind Basis für Produktinnovationen sowie für neue kreative Geschäftsideen – und im Gegensatz zu Waren und deren Produktion nicht kopierbar. Die zukünftig sicher noch steigende Bedeutung der Ressource Wissen hat erhebliche Konsequenzen für HR: Sie sollten sich nicht länger „nur“ als Personal – sondern auch als Wissensmanager verstehen – schließlich nimmt die Personalabteilung bereits heute eine Schlüsselstellung beim Thema Know-how ein. Die Personaler rekrutieren Wissen, binden es ans Unternehmen und halten es aktuell. Doch ist das neue Selbstverständnis bereits in den Unternehmen angekommen? Dieser Frage sind wir in der aktuellen Studie „HR als Wissensmanager: Strategien für den Unternehmenserfolg“ nachgegangen. Aus den Einschätzungen von über 400 Personalern haben sich folgende fünf Thesen ergeben:

1. HR ist bereits heute Treiber für einen produktiven Umgang mit Wissen

Die überwiegende Mehrheit der Personaler fühlt sich bereits für das Wissensmanagement in ihrem Unternehmen zuständig. Mehr sogar noch: Rund 85 Prozent halten das Thema für eines der strategisch wichtigsten in ihrem Aufgabengebiet.

Es besteht jedoch noch Optimierungspotenzial für HR, effiziente Prozesse rund um Know-how und die interne Kommunikation im Unternehmen zu implementieren. Denn traditionell liegt der Schwerpunkt ihrer Aktivitäten vor allem bei Weiterbildung, Nachfolgeplanung und interner Kommunikation. Tools wie Datenbanken oder Wissensmanagement-Lösungen, die Informationen nicht nur speichern, vernetzen und einfach zugänglich machen, sondern auch den Austausch unter den Mitarbeitern fördern, werden nur von einer kleinen Anzahl (4%) eingesetzt.

2. Produktiver Umgang mit Wissen leidet aktuell unter Routinetätigkeiten in HR-Abteilungen

Wenn Personaler beim produktiven Umgang mit Wissen eine starke und prägende Rolle übernehmen wollen, müssen zunächst für sie selbst die Voraussetzungen gegeben sein, möglichst effizient arbeiten zu können. Dies ist momentan noch nicht der Fall, da die HR-Experten häufig mit administrativen Aufgaben überlastet sind und keine optimalen Bedingungen für ihre Arbeit vorfinden.

Ein wichtiger Zeitfresser ist dabei die Recherche: 44 Prozent der Befragten benötigen täglich mehr als eine Stunde, um Informationen zu suchen. Dies liegt in 46 Prozent der Fälle auch daran, dass Mitarbeiter nicht bereit sind, relevantes Wissen mit ihren Kollegen zu teilen.

3. Wissenstransfer scheitert oft an mangelhafter interner Kommunikation

HR leidet jedoch nicht nur unter dem mangelnden Informationsfluss im Unternehmen; die Personaler stehen auch selbst vor zahlreichen Herausforderungen, wenn sie Know-how mit Mitarbeitern teilen wollen. Meist nutzen sie für die interne Kommunikation hauptsächlich E-Mails oder geben Informationen mündlich weiter. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Oft mangelt es an der passenden technischen Unterstützung (z.B. Unternehmens-Wiki bzw. Intranet). Darunter leidet insbesondere die Transparenz im Unternehmen, aber auch die Sicherheit der sensiblen Personaldaten. Neben mangelnden technischen Möglichkeiten ist die Weitergabe von Know-how in vielen Fällen aber auch nicht Bestandteil der Unternehmenskultur und wird von der Firmenleitung nicht vorgelebt.

4. Mangelndes Wissen ist einer der größten Motivationskiller für Mitarbeiter

Die Folgen eines unproduktiven Umgangs mit Wissen sind gravierend, denn fehlendes Wissen demotiviert Mitarbeiter. Diese Überzeugung teilen 81 Prozent der befragten Personaler. Wenn Mitarbeiter lange – und womöglich sogar vergeblich – nach dringend benötigten Informationen recherchieren müssen, ist dies nicht nur ineffizient, sondern schlägt sich auch in Frustration und mangelndem Engagement nieder. Lediglich fehlende Wertschätzung für die eigene Arbeit ist ein noch größerer Motivationskiller als eine ungenügende Wissensbasis.

5. HR-Abteilungen verfügen über großes Potenzial, den Umgang mit Wissen in Unternehmen nachhaltig zu verbessern

Schöpfen Personaler alle Möglichkeiten des verantwortungsbewussten Umgangs mit dem Know-how der Mitarbeiter konsequent aus, tragen sie entscheidend zum Firmenerfolg bei. Bevor es so weit ist, stehen sie aber vor folgenden Aufgaben:

1. Wissen identifizieren: Welche Mitarbeiter verfügen über welches Know-how und welche Erfahrungen? Und welche Kompetenzen benötigt das Unternehmen in den nächsten Jahren? Kann HR Antworten auf diese zentralen Fragen geben – etwa durch Organisationspläne mit hinterlegten Anforderungsprofilen oder durch die Einrichtung von Kompetenzzentren – ist der erste wichtige Schritt für einen produktiven Umgang mit Wissen geschafft. Strategische Personalentwicklung mit integriertem Weiterbildungscontrolling sorgt dafür, dass auch das zukünftig benötigte Know-how rechtzeitig entwickelt wird.
2. Wissensaustausch fördern: Wissen muss geteilt werden, wenn es Mehrwert bieten soll. Hier ist HR hauptsächlich gefordert, einen kulturellen Change-Prozess einzuleiten. Die Mitarbeiter müssen mittels Best Practices und Motivations- oder Prämiensystemen animiert werden, ihr Wissen zu teilen.
3. Wissen vernetzen: Ist der Wissenstransfer in der Unternehmenskultur verankert, benötigen Firmen – und HR – technische Unterstützung, um relevantes Know-how an einem zentralen Speicherplatz zu erfassen, zu vernetzen und einfach zur Verfügung zu stellen. Wichtig bei der Softwareauswahl sind eine hohe Benutzerfreundlichkeit und individuelle Bedienbarkeit.
4. Prozesse optimieren und standardisieren: Effiziente Wissensprozesse – etwa dank verbindlicher und einheitlicher Ablagestrukturen – sorgen dafür, dass Informationen schnell und einfach gefunden werden können. Damit bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für strategisch relevante Tätigkeiten – und es steigert ihre Motivation.
5. Wissen halten: Zentrale Aufgabe des Personalmanagements ist es, Mitarbeiter und deren Wissen an das Unternehmen zu binden. Dafür muss Talenten ein Umfeld geboten werden, in dem sie bei ihrer Arbeit bestmöglich unterstützt werden. Dies erhält ihre Motivation, senkt die Fluktuation und versetzt sie in die Lage, den größtmöglichen Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Sind alle diese „Hausaufgaben“ erledigt, haben die Personaler erfolgreich an gleich zwei der größten Stellschrauben für wirtschaftlichen Erfolg gedreht: Das Wissen und die Motivation ihrer Mitarbeiter. Finden Mitarbeiter Arbeitsbedingungen vor, die sie benötigen, um schnell und einfach ihre Aufgaben wahrnehmen zu können, profitiert das Unternehmen gleich zweifach: Durch eine niedrigere Fehlerquote und ein höheres Engagement der Belegschaft.