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Digitale Tools können die Personalarbeit im sozialen Sektor stark vereinfachen. Doch viele Einrichtungen sehen die Digitalisierung skeptisch.
Fällt das Stichwort „Digitalisierung“, reagieren die meisten Einrichtungen in der Gesundheits- und Sozialbranche eher wenig euphorisch. Denn mit dem technischen Wandel verbinden sie oftmals Aufwand, Kosten und undurchsichtige, komplizierte Prozesse. So sind sich die Verantwortlichen häufig noch nicht bewusst, welche Chancen mit der Transformation der Branche einhergehen: Im Bereich Human Resource Management können digitale Tools beispielsweise bei der Dienstplanung unterstützen, das Bewerbermanagement oder die Datenverwaltung vereinfachen. Auf diese Weise lassen sich Mitarbeiter entlasten und die Patientenversorgung optimieren. Eine Investition in mehr digitalisierte Prozesse lohnt sich langfristig – nicht nur für Einrichtungen und Krankenhäuser, sondern auch für die Patienten. Sie profitieren von einem direkten und schnelleren Austausch aller Beteiligten.
Potenzial sehen und nutzen
Aktuell stehen digitale Maßnahmen, gerade in der Sozial- und Gesundheitsbranche, eher selten oben auf der Agenda: Während 10 Prozent der Kliniken mit digitalen Patientenakten arbeiten, sind es bei den Arztpraxen sogar nur 3 Prozent. Ein ähnlicher Zustand herrscht bei der Verwaltung von Personaldaten: Laut einer Umfrage von ADP arbeiten 72 Prozent der befragten HR-Leiter vorrangig noch mit der klassischen Personalakte in Papierform, anstatt mit einer E-Akte. Und auch beim Bewerbermanagement nutzen 40 Prozent der Verantwortlichen noch keine Software zur Unterstützung bei der Suche nach geeigneter Verstärkung, wie das Staufenbiel Institut in den Recruiting Trends 2017 ermittelt hat Das Recruiting im Gesundheitswesens findet teilweise zwar schon über das Internet und Social Media statt, allerdings fehlt in vielen Fällen ein Bewerberportal, das es ermöglicht, die Kommunikation über diese Kanäle zu tracken und so den Erfolg von Kampagnen zu erhöhen sowie zu messen.
Außerdem lässt sich die Datenschutz-Grundverordnung nur schwer ohne Bewerberportale umsetzen: In der Praxis werden E-Mails mit Bewerbungen bisher häufig einfach weitergeleitet, was die Daten der Bewerber in zahlreiche Postfächer multipliziert und das Einhalten von Löschfristen und -policies unmöglich macht. Dabei zeigt sich gerade die Digitalisierung der HR-Abteilung als wichtiger Faktor für die digitale Zukunft von Einrichtungen, vom Recruiting über die Flexibilisierung von Arbeitsstrukturen bis hin zur Weiterentwicklung der Unternehmenskultur. Oftmals liegt die Angst vor der Nutzung neuer Technologien in der Vorstellung begründet, dass diesen für die eigenen Anforderungen noch die nötige Reife fehlt und außerdem der Datenschutz sowie die IT-Sicherheit nicht gewährleistet werden. Sowohl diese Hemmnisse als auch die fehlenden Mittel zur Investition in digitale Maßnahmen sorgen dafür, dass das deutsche Gesundheitswesen derzeit noch weit hinter seinen digitalen Möglichkeiten steht. Dabei könnte sich die Digitalisierung, angefangen im Personalmanagement, in allen Bereichen der Branche positiv auswirken, Effizienz und enormes Einsparpotenzial schaffen.
Vielseitiger Einsatz
Während die Bevölkerung durch den demografischen Wandel und medizinische Fortschritte in der Genetik oder Transplantationsmedizin immer älter wird, macht sich der Fachkräftemangel in der Pflege stark bemerkbar. Eine Förderung der Digitalisierung sorgt zwar nicht für die dringend erforderlichen menschlichen Fachkräfte, kann allerdings schon bei vielen Aufgaben im sozialen Bereich unterstützen, die nicht unmittelbar mit der Pflege direkt am Menschen zu tun haben, beispielsweise bei Abrechnungen von erbrachten Leistungen.
Aktuell bilden die oft veralteten, monolithischen Personalmanagementsysteme wie KIDICAP oder SAP jedoch noch eine besondere Herausforderung für die Digitalisierung von HR-Prozessen in der Sozialwirtschaft. Sie lassen sich nur schwer mit modernen Plattformen verbinden, um eine Prozessunterstützung für die HR-Mitarbeiter und einen Mehrwert für Bewerber sowie neue Kollegen zu liefern. Außerdem stellen sie keinen guten Ausgangspunkt für ein zentrales Berechtigungsmanagement für die IT-Systeme des Unternehmens dar – was in punkto Sicherheit und Durchgängigkeit von Prozessen wünschenswert wäre. Digitale Tools unterstützen auch bei der Dienstplanung oder der Pflegedokumentation sowie bei der Verwaltung von Mitarbeiter- und Patientendaten. So bleibt mehr Zeit für menschliche Interaktion. Auch im Bereich der Aus- und Weiterbildung sowie bei der qualitativen Verbesserung interner Prozesse lassen sich digitale Maßnahmen einsetzen. Die technischen Lösungen ermöglichen schnellere Krankheitsdiagnosen und Therapieanpassungen, sie helfen bei der Überwachung von Patienten und Steuerung von Pflegemaßnahmen. Durch die digitale Datenspeicherung können alle an der Versorgung Beteiligten schneller und effizienter handeln.
Zukunft gestalten
Bislang bleiben die Chancen der Digitalisierung in vielen Fällen ungenutzt, dabei könnten sämtliche Bereiche in der Gesundheitsbranche genau davon profitieren und enorme Kosten einsparen, vom Personalmanagement über die Behandlung und Prävention bis hin zur Nachsorge und Pflege. Die Digitalisierung des Personalmanagements geschieht noch eher beiläufig, obwohl hier die Möglichkeit besteht, HR-Prozesse ganz neu zu entwickeln und damit die Auswirkungen auf alle zugrundeliegenden Abläufe zu verbessern. Die Verantwortlichen haben die Gelegenheit, die Zukunft ihrer Einrichtung zu gestalten und Handlungsräume zu schaffen, statt die Entwicklungen einfach dem Zufall zu überlassen. Riesige Datenmengen zugleich datenschutzkonform und intelligent zu verknüpfen sowie starke sichere IT-Infrastrukturen zu schaffen – das muss das oberste Ziel der Gesundheitsbranche sein, damit jeder Einzelne Vorteile daraus ziehen kann. Wenn es darum geht zu digitalisieren, sollte dies nicht als Zwang wahrgenommen werden, sondern als vielversprechendes Privileg, das es zu nutzen gilt. Einrichtungen sind jetzt gefragt, diese Chancen zu erkennen, Ängste zu überwinden und Hindernisse aus dem Weg zu räumen.
