So gelingt die internationale Entgeltabrechnung (sponsored)

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(c) gettyimages/metamorworks
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Um sich von administrativen – und vor allem zeitraubenden – Routineaufgaben zu befreien, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten HR-Outsourcer. Dies ermöglicht es nicht nur, sich wieder auf die strategische Leitung der HR-Abteilung zu konzentrieren, sondern reduziert auch Kosten und das unternehmerische Risiko.

Besonders in Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung des Arbeitsplatzes und des Fachkräftemangels aufgrund des demographischen Wandels steht das Personalwesen vor neuen Herausforderungen. Mithilfe der Auslagerung von HR-Prozessen an einen Dienstleister lassen sich diese einfacher meistern.

Haben Sie sich nun für das Outsourcing bestimmter Prozesse – wie die Entgeltabrechnung, Reisekostenmanagement oder die Zeitverwaltung – entschieden, gilt es nun, den richtigen Dienstleister zu finden, der Ihnen genau die Expertise, Produkte und Servicequalität liefert, die Sie benötigen. In jedem Fall sind eine sorgfältige Vorbereitung und Planung Grundvoraussetzungen für erfolgreiches Outsourcing. Denn um den passenden Partner zu finden, müssen die derzeitigen internen Kosten und Prozesse analysiert und Anforderungen und Bedürfnisse im Detail mit dem Dienstleister abgestimmt werden. Um Sie bei der Wahl des richtigen HR-Outsourcer zu unterstützen, haben wir die folgenden Tipps zusammengestellt.

Wählen Sie eine maßgeschneiderte Lösung

Welche Ihrer Prozesse sollen ausgelagert werden? Bietet der Dienstleister dafür entsprechende Lösungen? Selbstverständlich sollte der gewählte HR-Dienstleister genau in diesen Bereichen über Expertise und Erfahrung verfügen, die Sie auslagern möchten. Unternehmen müssen zuvor detailliert analysieren, welche Leistungen gewünscht sind und welche nicht. Bei dieser Analyse kann Sie der HR-Dienstleister auf Wunsch auch unterstützen. Nur wenn diese Rahmenbedingungen klar definiert sind, kann eine passende Lösung darauf abgestimmt werden.

Zudem gilt es zu entscheiden, welches Servicelevel gewünscht ist. Das heißt, Sie sollten entscheiden, wie viel Verantwortung Sie an den Dienstleister abgeben möchten. Für Kunden, die vollständig entlastet werden möchten, ist zum Beispiel ein komplettes Business Process Outsourcing ideal. Sie sollten jedoch zu keiner Zeit das Gefühl haben, dass sie das Ruder aus der Hand gegeben haben. Bedenken Sie außerdem, dass die Schnittstelle auf beiden Seiten professionell gemanagt werden muss. Sie müssen dem Dienstleister Feedback geben, damit dieser Ihren Anforderungen auch gerecht werden kann und den Service regelmäßig optimieren kann.

Generell sollte alles, was nicht zum Kerngeschäft des Kunden gehört – wie Hosting oder Infrastruktur – vom Dienstleister übernommen werden. Dabei sind integrierte Lösungen den Einzellösungen vorzuziehen, um die Fehlerquote auf ein Minimum zu reduzieren und doppelten Aufwand zu vermeiden. Haben Sie mehrere Tools im Einsatz? Dann erhöht sich die Zahl der Schnittstellen, über die die Systeme miteinander kommunizieren müssen. Achten Sie daher bei der Wahl des Dienstleisters darauf, dass der Anbieter Schnittstellen hat, die eine Verknüpfung mit bereits bestehenden Systemen möglich machen. Denn nur so können Daten problemlos weitergegeben werden und Mehraufwand kann vermieden werden. 

Achten Sie auf den Serverstandort und Sicherheitszertifizierungen

Aufgrund der begrenzten finanziellen und personellen Ressourcen im HR- sowie IT-Bereich kommt der Datenschutz häufig viel zu kurz. Aufgrund der mittlerweile geltenden DSGVO kann das dramatische Folgen und empfindliche Strafen bedeuten. Professionelle HR-Dienstleister sind sich dem vertrauensvollen Umgang mit hochsensiblen Daten bewusst und beschäftigen ganze Abteilungen mit der Einhaltung geltender Rechte und der dadurch notwendigen stetigen Aktualisierung der Programme und Systeme. Dadurch kann sichergestellt werden, dass sämtliche gesetzliche Vorgaben und Richtlinien eingehalten werden und Ihr unternehmerisches Risiko auf ein Minimum reduziert wird. Die Schlüsselrolle spielt jedoch der Standort des Servers: achten Sie bei der Wahl des passenden Partners darauf, dass sich der Server in Europe befindet, um den gültigen Datenschutzgesetzen zu entsprechen. Zudem sollten Sie überprüfen, ob der Dienstleister über Sicherheits- und Qualitätszertifizierungen verfügt.

Achten Sie auf internationale Kompetenz

Planen Sie die Expansion in ein anderes Land? Bedenken Sie dabei, dass gesetzlichen Vorschriften für jede Region, sogar für jede Stadt stark variieren können. Hinzu kommt, dass die Gesetzesänderungen immer häufiger aufeinander folgen, während es immer umfangreicher und komplexer wird, diese auch umzusetzen. Ein Verstoß kann zu empfindlichen Strafen führen. Ist der Dienstleister mit den lokalen Anforderungen in dem von Ihnen gewählten Land vertraut? Achten Sie daher bei der Wahl des Dienstleisters auf dessen Kompetenz auf internationaler Ebene. So profitieren Sie von einem übergreifenden System, dass standardisierte Prozesse und Transparenz auf globaler Ebene ermöglicht. Eine einheitliche Cloud-basierte Lösung bietet Ihnen von jedem Standort aus Zugriff auf die benötigten Daten und schafft so effizientere und kostengünstigere Prozesse.

Achten Sie auf ein individuelles Preismodell

Durch das Outsourcing können Sie Kosten sparen. Denn es entfallen Investitionen in eigene Hard- und Software, da der Dienstleister nur eine günstige Servicepauschale inklusive Nebenkosten berechnen sollte. Außerdem werden Pflege- und Wartungskosten des Systems überflüssig, da diese genauso wie Updates und Releasewechsel bereits in der Servicepauschale enthalten sind.

Daher sollte der Anbieter ein für Sie passendes Kostenmodell ausarbeiten. Achten Sie darauf, dass sämtliche Zusatzkosten für Pflege- und Wartungskosten des Systems und Updates und Releasewechsel bereits in der Servicepauschale enthalten sind. Seriöse Anbieter werden keine Pauschalaussage treffen, da die Anforderungen des jeweiligen Kunden sehr individuell sind und maßgeschneidert abgestimmt werden. Grundsätzlich lässt sich ein vertrauenswürdiges Preismodell in zwei Bereiche gliedern: Einmalaufwände für die Implementierung der Lösung sowie die Aufwände für den laufenden Betrieb, die sich pro Mitarbeiter bzw. Abrechnungsfall je Monat berechnen.

Fazit

Die Wahl des Dienstleisters erfordert eine eingehende Recherche und Analyse der Anbieter. Dieser soll nicht nur die für die Auslagerung bestimmten HR-Prozesse professionell managen, sondern auch dem Unternehmen als beratender Partner zur Seite stehen. Werden alle Prozesse im Serviceumfang des Dienstleisters abgedeckt, sodass nicht auf verschiedene Einzellösungen zurückgegriffen werden muss? Und wird eine kontinuierliche Kommunikation sichergestellt, um stets die aktuellen Bedürfnisse des Kunden und etwaige Optimierungspotenziale zu identifizieren? Können Sie Ihre Prozesse bei weiterem Wachstum ggf. auch international skalieren und gleichzeitig Ihre HR Prozesse standardisieren?

 

Achten Sie zudem auf die Serverstandorte und die Sicherheitszertifizierungen, um sicherzustellen, dass stets der Schutz der Daten und die Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften gewährleistet ist. Und zu guter Letzt: achten Sie auf ein individuelles Preismodell, das ihren Bedürfnissen entsprechend erstellt wird.

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