Kommunikation als Katalysator des Wandels – wie Collaboration-Hubs unser Mindset verändern

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(c) gettyimages/Atomic Imagery
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Wir stecken mitten im Wandel! Die Transformation ist nicht aufzuhalten! Die neue Arbeitswelt erfordert ein Umdenken! Sätze wie diese kommen Ihnen bekannt vor? Das wundert mich nicht. Dass wir alle uns und vor allem die Art, wie wir (zusammen) arbeiten radikal und am besten sofort ändern müssen, hören wir seit Jahren. Das Problem dabei: Wandel ist der Stresstest für Unternehmen – und er ist beinahe zum Dauerzustand geworden. Tools zur Zusammenarbeit schaffen Abhilfe, um in der rasanten Unternehmenswelt nicht unterzugehen. Wie aber können uns digitale Helfer dabei unterstützen, im Dschungel der Möglichkeiten den Überblick zu behalten und den Wandel voranzutreiben?

Die digitale Transformation zeigt sich Unternehmen aktuell als eine der größten Herausforderungen: Wir sollen schneller, effizienter, agiler und globaler arbeiten. Doch wie? Man kann den Wandel nur erfolgreich angehen, wenn der Kern von Arbeit – Kommunikation und Zusammenarbeit – effektiv und agil gestaltet ist. Dafür muss es schnell gehen und Kommunikation hürdenlos, nahbar und unkompliziert sein. Vor allem sollte so kommuniziert werden, dass alle Mitarbeiter integriert werden. Kommunikation und Kollaboration werden zum Treiber des dringend benötigten Wandels.

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Ein zentraler Knotenpunkt für Unternehmen

Know-how und Erfahrung – und damit die Mitarbeiter – sind die zentrale Ressource einer Organisation. Um produktiv zu sein, müssen Mitarbeiter so effizient wie möglich arbeiten und miteinander kommunizieren. Jedes Unternehmen braucht ein zentrales System, das alle Themen und Aufgaben bündelt, die Mitarbeiter vernetzt und sie auf ein gemeinsames Ziel ausrichtet. Diese Aufgabe übernehmen mehr und mehr Plattformen zur Kollaboration. Sie sorgen dafür, dass die richtigen Leute auf dem Laufenden und wichtige Informationen zur Hand sind. Damit sind sie echte Zentren der Zusammenarbeit.

Change im Mindset bewirkt den Wandel

Denn genau das ist es, was den Unterschied im Wandel von Organisationen ausmacht: Es geht darum den Gedanken des „Team first“ in der Unternehmenskultur zu verankern. Teamerfolg bewirkt weit mehr, als der Erfolg des Einzelnen. Klar ist: Wo Globalisierung, Transformation und sich wandelnde Märkte den Takt vorgeben und Änderungsbereitschaft, Innovation und höhere Effizienz das erklärte Ziel sind, da darf Technologie nicht länger stiefmütterlich behandelt werden. Vielmehr muss sie zum Ermöglicher und Verbündeten werden, die Mitarbeiter unterstützt, den Wandel zu meistern und mit ihren persönlichen Stärken zum Unternehmenserfolg beizutragen. Wesentlich dafür sind drei Säulen, die durch Collaboration Hubs sichergestellt werden können:

Mit Transparenz zum Schwarmwissen

Wie ist der aktuelle Stand eines Projekts? Wer ist zuständig für das Erstellen des dringend benötigten Reports? Und was hatten die Kollegen nochmal zum Thema xy besprochen? Bei Kollaborationsplattformen kann jeder Mitarbeiter Mitglied eines oder mehrerer Channels werden und ist so immer up to date. Kommen neue Mitarbeiter dazu, sehen sie die komplette Kommunikationshistorie eines Channels und sind damit von Anfang an dabei – hierarchie- und barrierefrei. Jeder kann auf das Know-how des anderen zugreifen – egal ob der Kollege noch im Unternehmen ist, oder dieses verlassen hat. Egal, ob neu im Team oder langjähriger Mitarbeiter. Erfahrung geht nie verloren und macht das Schwarmwissen einer ganzen Organisation zum großen Wettbewerbsvorteil des Unternehmens.

Abbau von Wissenssilos

Collaboration Hubs funktionieren wie unser Gehirn: Sie sammeln bewusstes und unbewusstes Wissen, während wir schon mit der nächsten Aufgabe, dem nächsten Call oder dem nächsten Meeting beschäftigt sind. Während unser Gehirn Informationen meist nur für uns speichert, entsteht in Collaboration Hubs ein schier unendlicher Wissensspeicher. Wichtigstes Kriterium dabei: Die Durchsuchbarkeit. Collaboration Hubs arbeiten kontinuierlich daran, seinen Nutzern die gespeicherten Informationen schnell und einfach zur Verfügung zu stellen. Dabei können nicht nur Nachrichten, sondern auch in der Software geteilte Links und Dokumente durchsucht werden. So haben Mitarbeiter immer die richtigen Informationen zur Hand.

Echtzeit-Kommunikation, selbst über Zeitzonen und Landesgrenzen hinweg

Die volatile, unsicher, komplexe und mehrdeutige Welt (VUCA-Welt) führt nicht nur dazu, dass wir schneller und flexibler arbeiten. Auch Grenzen verschwimmen immer mehr. Teams sind heute über den ganzen Globus verstreut und brauchen Räume der Zusammenarbeit – und zwar unabhängig von Ort und Zeit. Kommunikationskanäle schaffen jene Räume und lassen Entfernungen unwichtig werden. Jeder kann dann an einem Projekt arbeiten, wenn er die Zeit dazu hat. Dank transparenter Kommunikation ist es leicht nachzuvollziehen, wie ein Kollege auf der anderen Seite der Welt das Projekt in der Zwischenzeit vorangetrieben hat und nahtlos dort weiterzuarbeiten.

Begeisterung: Der Schlüssel für erfolgreichen Wandel

Kollaboration ist der Schlüssel zur neuen Arbeitswelt. Denn sie schaffen es, durch Integration der Mitarbeiter, durch Transparenz und durch den Zugang zu Wissen, dass wir Spaß an der Zusammenarbeit haben. Mehr noch: Sie lässt Begeisterung entstehen und baut so die Angst vor Neuem ab. Nur so gelingt Unternehmen ein Wandel, der nicht nur in der gesamten Organisation tief verankert ist, sondern auch von jedem einzelnen Mitarbeiter getragen wird. Nur so können Unternehmen in einer Welt, geprägt von Schnelligkeit und Kurzlebigkeit, Flexibilität und Digitalisierung überleben. Aber: Collaboration Hubs sind nur die Basis, um diesen neuen Weg zu beschreiten. Es ist an den Menschen, was sie aus diesen neuen Möglichkeiten machen.

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