Manager auf Zeit

26.07.2019  |  Wilhelm Bahner
Interimsmanager haben eine klare, täglich zu beweisende Zielorientierung und keine Berührungsängste mit unangenehmen Fragen.
© gettyimages / Ryan McVay

In wirtschaftlich schwierigen Zeiten tendieren Unternehmen häufiger dazu, Schlüsselpositionen mit externen Interimsmanagern zu besetzen. An sie werden große Erwartungen gestellt, auch weil ihr Einsatz mit vergleichsweise hohen Kosten verbunden ist. Was kann HR dazu beitragen, dass der richtige Manager gefunden wird und erfolgreich arbeiten kann?

Wenn dem Management Qualifikation oder Kapazitäten fehlen, um neben dem Tagesjob Korrekturmaßnahmen und Restrukturierungsprozesse konsequent umzusetzen, bleiben Sonderprojekte liegen. Um dennoch handlungsfähig zu bleiben, kann es eine kluge Option sein, sich für den Einsatz eines externen Interimsmanagers zu entscheiden.

Sinnvoll ist das, wenn:

1. die geplante Restrukturierungsmaßnahme aus Unternehmenssicht nötig ist und die Gesamtkosten für den Einsatz des Interimsmanagers unter denen der zu erwartenden Opportunitätskosten liegen und
2. alle Rahmenbedingungen geschaffen werden, die seinen Einsatz durch geeignete Coaching- und Begleitmaßnahmen im Unternehmen zu einem Erfolg werden lassen.

+++ Dieser Beitrag erschien zuerst in unserem Magazin Human Resources Manager. (heart) Eine Übersicht der Ausgaben erhalten Sie hier. +++

Entscheidet sich die Unternehmensleitung beispielsweise aufgrund eines nachhaltigen Auftragsrückgangs dafür, ein Werk zu schließen, gilt es, dies schnell und konsequent umzusetzen. Passiert das zu langsam, entstehen durch Unterauslastung der Kapazitäten Personal-, Betriebs- und Instandhaltungskosten. In einem solchen Fall lohnt es sich, einen externen Interimsmanager einzusetzen, der sich nur um dieses Thema kümmert.

Die Kosten eines Interimsmanagers setzen sich aus den direkten Kosten für Tagessätze von beispielsweise 1.500 Euro oder monatlich 32.000 Euro und den Spesen für Fahrtkosten und Übernachtung zusammen. Hinzu kommen die sogenannten indirekten Kosten, wie der interne Zeitaufwand des Managements und der HR-Abteilung, um den Manager zu begleiten. Unabhängig von den strategischen Implikationen müssen die Gesamtkosten für den Externen den Gesamteinsparungen gegenübergestellt werden. Das heißt, dass die Opportunitätskosten höher wären, wenn man ihn nicht einsetzt und das Projekt (wie etwa Verlagerung, Werksschließung, Zusammenlegung von Abteilungen, Einführung der Digitalisierung) damit nicht erledigt wird.

Keine Berührungsängste

Der Vorteil eines Externen: Oft herrscht bei angestellten Führungskräften das „Angestellten-Sicherheits-Karrieredenken“ vor. Interimsmanager zeigen dieses Verhalten nicht, sie haben eine klare, täglich zu beweisende Ziel-
orientierung und keine Berührungsängste mit unangenehmen Fragen. Anders als bei fest angestellten Managern, die sich teils aus Gründen für die eigene Karriere nachteiliger Maßnahmen eher vor harten Konsequenzen scheuen („Vielleicht ist der Manager, dessen Arbeitsplatz/Aufgabengebiet durch meine Entscheidung verändert wird, zukünftig einmal mein Chef“), schlägt der Externe konsequent Maßnahmen zur Verbesserung der Situation vor und setzt diese mit um.

Wie findet man den Richtigen?

Interimsmanager sind gut ausgebildete Experten, die Erfahrung aus vielen vorangegangenen Einsätzen mitbringen. Sie sind in einer Person Analyst der aktuellen Situation, Entwickler der Strategie und Umsetzer gleichzeitig. Die frühzeitige Auswahl – sie dauert von der Definition des Aufgabenprofils über die Beauftragung des Providers bis zum tatsächlichen Beginn zwischen zwei und vier Wochen – von geeigneten, speziell auf die jeweilige Fragestellung passenden Managern ist dabei entscheidend.

HR-Manager dürfen diese Auswahl nicht komplett dem Geschäftsführer oder anfordernden Unit-Leiter überlassen, sondern sollten sich einschalten – denn der Bereichsleiter kennt oftmals nur die Anforderungen und Ziele eigener Abteilungen. Sehr oft sind aber angrenzende Unternehmensbereiche oder vor- oder nachgelagerte Prozesse mit von den Maßnahmen des Interimsmanagers beeinflusst. Daher sind auch sie in die Definition des Aufgabengebiets miteinzubeziehen.

Hat man kein eigenes Netzwerk an qualifizierten Interimsmanagern, was in der Regel der Fall ist, können Provider, die sich auf das Recruiting, die Bewertung und Evaluierung von Interimsmanagern spezialisiert haben, in der Auswahl unterstützen. Die HR liefert dem Provider ein klares Briefing für das Suchprofil – je genauer das passiert, umso so besser wird die Auswahl der Kandidaten sein.

Selbstredend ist, dass der HR-Manager bei dem anschließenden persönlichen Kennenlernen von beispielsweise drei geeigneten Kandidaten zu Beginn auf harte Fakten wie Ausbildung, berufliche Stationen, dort gemachte Erfahrungen, Seniorität, Kenntnisse von Projektsteuerungsmethoden, Branchenkenntnisse et cetera achtet. Viel entscheidender sind jedoch die Soft Skills des Bewerbers wie Kommunikations- und Durchsetzungsfähigkeit, Offenheit, Kreativität, Fingerspitzengefühl, Umgang mit Kollegen, Organisiert- und Zielorientiertheit, die nur durch ein persönliches Kennenlernen zu verstehen sind.

Beispiel: Ein deutscher Interimsmanager sollte bei einem
in wirtschaftliche Schwierigkeiten geratenen Schweizer Maschinenbauer den CEO begleiten und unterstützen, schnell Korrekturen einzuleiten. Das war doppelt schwierig, denn die Liebe zu deutschen Managern in der Schweiz ist bekanntermaßen begrenzt und der CEO stellte infrage, dass der Interimsmanager ihn tatsächlich unterstützen könnte. Der HR-Leiter hatte den Interimsmanager im Vorfeld auf die spezielle Unternehmenskultur in dem 75 Jahre alten Unternehmen durch folgende drei Maßnahmen vorbereitet:

1. Information über Werte, gelebte Kultur und „unausgesprochene Spielregeln“ im Unternehmen vor seinem Einsatz,
2. kleine Kennlernrunden mit den wichtigsten Mitarbeitern, so dass die Werte des Unternehmens erfühlt und im Vorfeld schon bestimmte Ressentiments und Ängste abgebaut werden konnten, und
3. regelmäßige Treffen zwischen CEO, Führungskräften, Interimsmanager und HR.

Dank dieser Vorbereitungsmaßnahmen gelang der Start reibungslos.

Hausaufgaben für die HR

Essenziell für den Erfolg ist, dass der Interimsmanager nicht isoliert agiert, sondern von einem kompetenten internen Team begleitet wird. Das sollte aus dem für die Maßnahme verantwortlichen Entscheider und zwei bis drei weiteren Personen angrenzender Bereiche bestehen, die sich in regelmäßigen Zeitabständen mit dem Interimsmanager treffen und die Projektdetails, den Ablauf, die Kosten und die Meilensteine auf Realisierbarkeit und auf Widerstände überprüfen.

Der HR-Bereich sollte begleitend im Hintergrund mitwirken – erst recht, wenn auch Personalmaßnahmen betroffen sind. Bleibt der externe Manager auf sich alleine gestellt und ohne Leitplanken, ist das Projekt schon gescheitert, bevor es richtig begonnen hat.

Trotz genauen Briefings stellt sich die Realität im Unternehmen oftmals anders als erwartet heraus und der Interimsmanager wird von den betroffenen Mitarbeitern und Abteilungen mit Skepsis und Misstrauen beäugt. Er benötigt daher für ein erfolgreiches Ergebnis ein flankierendes Coaching durch die HR-Abteilung und die Rückendeckung der Geschäftsleitung für die oft unpopulären Maßnahmen. HR und Geschäftsleitung sollten ihn unbedingt vor Beginn seines Einsatzes oder gleich in den ersten Tagen den wichtigsten Führungskräften und den betroffenen angrenzenden Bereichen vorstellen und ihnen seine Aufgaben und Ziele klar und ohne Beschönigung präsentieren. Eine komplette Betriebsversammlung abzuhalten ist nicht zielführend, denn sie birgt die Gefahr, dass die Erwartungshaltung an den Interimsmanager zu groß wird.

Das Coaching durch HR erfordert viel Gespür für die möglichen Ressentiments und Ängste der Betroffenen wie vor Personalabbau, neuen Zuständigkeiten und vor neuen Arbeitsabläufen. Besteht die Aufgabe beispielsweise darin, Prozesse darauf zu untersuchen, ob sie sich digitalisieren lassen, um Kosten zu sparen, so kann das Ergebnis zum Arbeitsplatzabbau und zu damit verbundenen Widerständen führen. Auch hier kommt dem HR-Manager eine Schlüsselrolle bei der Kompromissfindung zwischen dem betriebswirtschaftlich Notwendigen und dem in der Realität Machbaren zu.

Wenn die drei Themen Aufgabendefinition, Auswahl und Maßnahmen der Begleitung / des Coachings des Interimsmanagers Beachtung finden – und hier kommt der HR eine führende Rolle zu –, wird ein Interimsprojekt zum Erfolg aller Beteiligten führen.