Mehr Flexibilität für Mitarbeiter und Unternehmen

Flexiblere Arbeitszeitmodelle bieten zahlreiche Chancen für Arbeitnehmer und Unternehmen. Gut geplant und umgesetzt profitieren beide Seiten im Arbeitsalltag von den neuen Regelungen. Ein Leitfaden.

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird für viele Mitarbeiter immer wichtiger. Neben ihrer Arbeitszeit müssen Sie oftmals auch die Betreuung ihrer Kinder, die Pflege von Angehörigen und von Zeit zu Zeit wichtige persönliche Termine organisieren. Unternehmen stellt dies oftmals vor große Herausforderungen. Gleichzeitig sind sie mehr denn je gefragt, qualifizierte Fach- und Führungskräfte zu gewinnen und zu halten. Immer mehr Arbeitgeber ermöglichen deswegen ihren Mitarbeitern eine flexiblere Arbeitszeitgestaltung und je nach Möglichkeit auch die Arbeit im Homeoffice.

Viele Mitarbeiter erwarten, dass ihr Arbeitgeber ihnen ein Stück weit entgegenkommt und flexiblere Arbeitsmodelle anbietet. Gerade im Hinblick auf die Themen Mitgestaltung und Flexibilisierung blicken deutsche Arbeitnehmer mit positiven Erwartungen in die Zukunft, wie die aktuelle Studie „Wertewelten Arbeiten 4.0“ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales zeigt. Um als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden und den eigenen Fachkräftebedarf langfristig decken zu können, sind nun die Unternehmen gefragt.

Ein Modell, das Mitarbeitern mehr Flexibilität bietet, ist die Abschaffung der Kernarbeitszeiten. Damit bestehen für die Mitarbeiter keine verpflichtenden Anwesenheitszeiten mehr, stattdessen können sie ihre Zeit selbst einteilen. Damit dies für Unternehmen und Mitarbeiter gut funktioniert, sollten bei der Einführung einige Punkte beachtet werden.

1) Bedarf und Machbarkeit prüfen
Vor der Abschaffung der Kernarbeitszeiten steht zunächst eine Bestandaufnahme im Unternehmen an. Gibt es überhaupt Bedarf an flexiblen Arbeitszeitmodellen und gibt es unternehmerische Notwendigkeiten, die diesen entgegenstehen? Ein Dienstleistungsunternehmen, bei dem die Erreichbarkeit der Mitarbeiter zu den regulären Bürozeiten zwischen 9 und 18 Uhr erforderlich ist, wird sich mit der Arbeitszeitflexibilisierung sicherlich schwerer tun als ein Unternehmen, bei dem der Kundenkontakt flexibler oder per E-Mail erfolgen kann.

2) Zuständigkeiten klären und Ansprechpartner einbinden
Besteht Bedarf, sind im nächsten Schritt die wichtigsten Zuständigkeiten zu klären und Mitarbeitervertretungen wie zum Beispiel der Betriebsrat möglichst frühzeitig einzubinden. Grundvoraussetzung für die Veränderungen ist dabei das Vertrauen der Führungskräfte darauf, dass die Mitarbeiter dazu in der Lage sind, ihre Arbeitszeiten selbstständig zu organisieren und sich mit ihren Kollegen abzustimmen. Für den Fall, dass es keine Arbeitszeiterfassung im Unternehmen gibt, sollte die Unternehmensführung auch darauf vertrauen können, dass die Mitarbeiter das vertraglich vereinbarte Arbeitspensum selbstständig erfüllen.

3) Rahmenbedingungen festlegen
Sind diese Grundvoraussetzungen gegeben, sollten im nächsten Schritt die gesetzlichen Regelungen noch einmal überprüft werden. Bei der Umstellung auf ein flexibleres Arbeitszeitmodell müssen beispielsweise Regelungen für Sonn- und Feiertage, aber auch die Höchstarbeitszeit pro Tag bedacht werden. Diese geben die Rahmenbedingungen vor, in denen sich die neuen Arbeitszeiten bewegen können. Zusätzlich sollten Fristen und Regelungen für Absprachen, den Abbau von Überstunden oder Ausnahmen möglichst zeitig fixiert werden. Sind beispielsweise Auszubildende oder Mitarbeiter beim Kundenservice von der Flexibilisierung ausgenommen, hilft eine transparente Kommunikation, diese Notwendigkeiten zu begründen.

4) Veränderungen rechtzeitig kommunizieren

Wurde die Flexibilisierung der Arbeitszeiten beschlossen, ist eine rechtzeitige und fortlaufende Kommunikation gerade zu Beginn unerlässlich. Beispielsweise bietet sich die Erstellung eines ausführlichen FAQ-Dokuments an, in dem die wichtigsten Fragen und Antworten dokumentiert sind und das den Mitarbeitern auch für längere Zeit als Referenz dienen kann. Auch Informationsveranstaltungen, Aushänge sowie die Information der Mitarbeiter über Intranet oder Mitarbeiterzeitung sind wichtige Erfolgsfaktoren für die Einführung flexibler Arbeitszeitmodelle. So lassen sich eventuelle Bedenken durch eine umfassende Information oftmals bereits im Vorfeld ausräumen.

5) Dauerhaft ansprechbar bleiben
Sowohl in der Anfangsphase, als auch nach Einführung der flexibleren Regelungen sollten die Mitarbeiter die Möglichkeit erhalten, sich mit Fragen und Anregungen an einen HR-Ansprechpartner zu wenden. So lässt sich feststellen, was bereits gut funktioniert und an welchen Stellen gegebenenfalls noch an den Regelungen gefeilt werden muss. Ein offenes Ohr für die Mitarbeiter ist deswegen für den Erfolg des neuen Arbeitszeitmodells mitentscheidend.

Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen
Ist die Einführung neuer Arbeitszeitregelungen gut vorbereitet, begrüßen Mitarbeiter oftmals die neu geschaffenen Möglichkeiten und setzen diese schnell im Arbeitsalltag um. Dabei bietet eine gewisse zeitliche und räumliche Flexibilität aber nicht nur den Mitarbeitern die Möglichkeit, für eine bessere Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Freizeit zu sorgen. Gerade internationalen Unternehmen eröffnen flexiblere Arbeitszeitmodelle bessere Möglichkeiten, Termine über verschiedene Zeitzonen hinweg zu koordinieren. Ist es beispielsweise notwendig, dass einzelne Mitarbeiter von Zeit zu Zeit früher kommen oder länger im Büro bleiben, können diese Zeiten besser wieder ausgeglichen werden. Gleichzeitig ist davon auszugehen, dass das Unternehmen von einer gesteigerten Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität seiner Mitarbeiter profitiert, die letztlich auch zu einer höheren Verweildauer im Unternehmen führen. Eine Regelung also, von denen langfristig beide Seiten etwas haben.