Whatsapp und Co. in HR

26.06.2020  |  HRM-Online-Redaktion
Immer mehr Unternehmen setzen auf Messenger-Apps, um Mitarbeiter:innen oder Bewerber:innen zu erreichen. Experte Matthias Mehner im Interview.
© unsplash / Mika Baumeister

Von der Deutschen Post DHL bis hin zur Azubiyo: Immer mehr Unternehmen setzen auf Messenger-Apps, um Mitarbeiter:innen oder Bewerber:innen zu erreichen. Im Interview spricht Messenger-Experte Matthias Mehner über Vorteile und Einsatzbereiche von Whatsapp und Co. für Human Resources – auch in solchen schwierigen Zeiten.

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Herr Mehner, Sie raten HR-Abteilungen dazu, in der aktuellen Situation auf Whatsapp und Co. als Kommunikationskanal zu setzen. Weshalb?
In vielen HR-Abteilungen laufen derzeit die Telefone heiß: Kurzarbeit, Schließung bereits ausgeschriebener Stellen, Beendigung der Werksstudenten-Verträge … Die Auswirkungen des Corona-Virus erfordern im HR, wie an anderen Schnittstellen, eine transparente und direkte Kommunikation. Zugleich müssen verstärkt An- und Nachfragen von Bewerbern und Kandidaten gemanagt werden. Messenger wurden für eine schnelle und skalierbare Kommunikation entwickelt. Allgemein, aber jetzt auch gerade in der Krise verstärkt, sind sie das beliebteste Kommunikationsmittel der Deutschen, hat eine kürzlich durchgeführte Studie von Yougov und MessengerPeople auch wieder bestätigt.

Unternehmen, die Messenger-Apps wie Whatsapp bereits im Einsatz haben, berichten von 60 Prozent weniger Anrufen und einem effizienteren Handling von Anfrage, da mehrere parallel beantwortet werden können oder sogar mit Hilfe einfacher Chatbots. Das hilft genau an den Stellen, an denen es gerade in manchen Unternehmen brennt. Und das sind auch alles Vorteile, die den Bewerber oder Mitarbeiter freuen, weil niemand in der Warteschleife hängen muss und direkt und unkompliziert mit dem (potenziellen) Arbeitgeber in Kontakt treten kann.

Viele Geschäftsführer:innen sind skeptisch, was einen rechtssicheren Einsatz von Whatsapp und anderen Messnegern betrifft. Wie nehmen Sie Unternehmen die Skepsis?
Allein in Deutschland hat Whatsapp knapp 60 Millionen aktive Nutzer und dann gibt es noch viele die iMessage, den Facebook Messenger oder Telegram nutzen. Die Chance, die darin für Unternehmen steckt, haben alle großen Messenger-Unternehmen inzwischen verstanden. Sie bieten Business-Lösungen, mit denen sich Messenger-Apps rechtssicher und datenschutzkonform einsetzen lassen, um Bewerber oder Kunden auf ihrem Lieblingskanal zu erreichen. Hierzu empfehle ich immer gern Artikel oder Webinare vom Social Media und Messenger Rechtsexperten Dr. Carsten Ulbricht.

Welchen Mehrwert hat die Personalabteilung beim Einsatz von Messenger-Apps?
Ein großer Vorteil von Messengern: Mit Whatsapp und Co. befinden sich Unternehmen im direkten Umfeld von Familie, Freunden und Bekannten. So geben laut einer internationalen Studie unter Messenger-Nutzern rund zwei Drittel der Befragten an, dass ihnen die Möglichkeit des Messagings hilft, ein größeres Vertrauen in eine Marke aufzubauen. Mit einem eigenen Messenger-Kanal erreichen Arbeitgeber somit eine deutliche Erhöhung von Vertrauen und Unternehmensloyalität.

Zugleich setzen sie ein Zeichen hinsichtlich ihrer Modernität und Aufgeschlossenheit gegenüber neuen Technologien: Das Bild, das sich ein Bewerber von einer Firma macht, beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag: nämlich mit der Erfahrung und den Erlebnissen während des Bewerbungsprozesses. Eine zeitgerechte Zusendung des Arbeits- oder Ausbildungsvertrags, ein persönlicher Ansprechpartner aus dem Personalbüro oder der Fachabteilung, der mögliche Fragen beantwortet, die aktive Bereitstellung von Informationen … Das alles ist mittlerweile ein Muss für Unternehmen. Messenger-Apps sind dazu ein mächtiges Tool, das ohnehin nahezu jeder bereits auf seinem Smartphone nutzt.

Worin liegen die Vorteile von Whatsapp und Co. gegenüber einem Telefonat oder einer E-Mail, die klassischen Kanäle im HR?
Für HR- und Personalmanager gilt, dass man Bewerber dort am besten erreicht, wo sie sich ohnehin aufhalten – und zwar unabhängig von Ort oder Zeit. Zudem sind Whatsapp und Co. im Gegensatz zu einem Telefonat skalierbar: es können Gespräche synchron aber auch asynchron stattfinden und dadurch auch mehrere gleichzeitig. So können Unternehmen eine große Anzahl an Bewerbern managen und dabei dennoch individuell und zeitnah reagieren. Einfache Messenger-Chatbots automatisieren zudem den gesamten Bewerbungsprozess und lassen sich an bestehende Personal-Software-Programme anbinden.

Was sind die häufigsten Einsatzbereiche von Messengern im HR-Bereich?
Whatsapp und Co. können zum einen als klassischer Kommunikationskanal zur Ergänzung der unternehmenseigenen Job- oder Karriere-Seite eingesetzt werden. So können Interessenten per Whatsapp Fragen zum Unternehmen stellen oder sich automatisiert über freie Stellen informieren.

Ihre großen Stärken zeigen Whatsapp und Co. bei der Beratung und Rekrutierung: Azubiyo, eine Stellenbörse für Ausbildung und Duales Studium, nutzt Whatsapp als Kanal für die persönliche Beratung. Job-Interessenten bei DHL – dem Versanddienst der Deutschen Post – können sich direkt über Whatsapp bewerben. Ein Chatbot fragt schrittweise für den Bewerbungsprozess relevante Daten ab. Zusätzlich können Unternehmen ganz einfach per Push-Nachricht den Bewerber über Erhalt oder Stand der Bewerbung informieren.

Auch der gesamte Onboarding-Prozess lässt sich über Whatsapp und Co. abbilden. Der neue Mitarbeiter erhält via Messenger-App individuelle Antworten auf seine Fragen, wird digital durch die ersten Wochen geführt und erfährt im Dialog schrittweise alles Wichtige über das Unternehmen.

Wie sieht der Einsatz von Messenger im HR-Arbeitsalltag aus?
Die Business-Versionen der großen Messenger-Plattformen Facebook/Whatsapp und Apple ermöglichen Personalern auch ein desktop-basiertes Arbeiten. Spezielle Business Solution Provider wie Messenger People bieten Unternehmen ein intuitives Management der Interaktionen über ein Ticketsystem, das zum Beispiel auch einen Chatbot-Baukasten für automatisierte Antworten umfasst. Eingehende Anfragen können damit zentral verwaltet oder dem jeweiligen passenden HR-Kollegen als Ansprechpartner zur Bearbeitung zugewiesen werden. Und eines kann ich Ihnen versprechen: Im Gegensatz zu Social Media ist die Resonanz auf Messenger-Kanälen durchwegs positiver, freundlicher und wertschätzender.

Zur Person:
Matthias Mehner ist Fachbuchautor und Experte für Messenger, Chatbots und Digitale Transformation. Nach verschiedenen Stationen auf Agenturseite verantwortete er jahrelang lang das Social-Media-Marketing beim Medienkonzern ProSiebenSat.1. Im Sommer 2017 wechselte Mehner zum führenden Messenger-Dienstleister MessengerPeople, wo er sich als Chief Marketing Officer und Mitglied des Management Boards mit dem Potenzial von Messengern und Chatbots für Unternehmen und Marken beschäftigt.