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Digitalisierung ist das Wort der Stunde. Doch die neuen Technologien haben auch Schattenseiten. Das gilt besonders im Hinblick auf die Kommunikation.
Ob in Produktion, Prozesssteuerung oder Zusammenarbeit: Es ist unstrittig, dass die Digitalisierung in vielen Arbeitsbereichen immens unterstützt. Unternehmen werden produktiver und effizienter. Mitarbeiter sind „always connected“ und können Vorgänge besser steuern. Collaboration Software, digitale Wissensplattformen und andere Tools sparen Zeit. Doch beispielsweise im Hinblick auf Arbeitsbedingungen und Kommunikation hat diese Entwicklung auch Schattenseiten. So hat Dan Schawbel, HR-Experte aus New York, die Auswirkungen des Einsatzes von Technologie in den USA untersucht. In Interviews mit 100 Geschäftsführern, unter anderem von Facebook, Google, Nike, GE und der US Air Force, kommt er zum Ergebnis: Technologie erzeugt zwar die Illusion, dass Mitarbeiter miteinander verbunden sind. Tatsächlich fühlen sich aber die meisten von ihnen isoliert. Sie wünschen sich einen realen Austausch mit ihren Kollegen. Weitere Erkenntnisse von Schawbel: Mehr Technologie am Arbeitsplatz führt zu längeren Arbeitszeiten und weniger Urlaub. Sie erzeugt das Gefühl, selbst in der Freizeit verfügbar sein zu müssen. Während aus operativer und produktiver Sicht also eine positive Bilanz steht, sind auch kritische Aspekte zu betrachten. Wichtige Stichworte sind etwa eine ständige Erreichbarkeit und der Verlust des persönlichenKontakts zu Kollegen.
Jeder Personaler weiß: Solche Entwicklungen führen in der Summe zu einer steigenden Zahl von Burn-outs. Wenn Mitarbeiter nicht krankheitsbedingt vollständig ausfallen, so ist doch mindestens ihre Leistungsfähigkeit eingeschränkt. Das beeinträchtigt letztlich die Profitabilität und das Wachstum des gesamten Unternehmens.
Auch auf anderer Ebene offenbaren sich negative Auswirkungen von Technologie am Arbeitsplatz. So zeigt eine Studie des HR-Portals Udemy aus dem Jahr 2018, dass Ablenkung durch digitale Geräte vor allem für junge Fachkräfte zum Problem wird.
Fast die Hälfte der Angestellten (43 Prozent) will das Smartphone am liebsten ganz ausschalten – und damit bei der Arbeit für eine höhere Konzentration sorgen. Für den persönlichen Kontakt zwischen Mitarbeitern kann das nur positive Folgen haben. Denn wenn selbst Kollegen im selben Raum über E-Mail oder Chat kommunizieren, wie das zunehmend der Fall ist, leidet der Umgang miteinander.
Technologie sinnvoll nutzen
Angesichts solcher Entwicklungen ist es kein Wunder, dass sich laut aktuellem D21-Digital-Index jeder dritte Deutsche von der Digitalisierung überfordert fühlt. Neue Initiativen sind gefragt, um die positiven Seiten des Einsatzes von Technologie in den Vordergrund zu rücken. Es geht dabei um nicht weniger als um einen Wandel der Unternehmenskultur. Ein Spagat wird gebraucht, um die Digitalisierung auf menschliche Weise voranzubringen und dabei den persönlichen Kontakt zwischen Kollegen zu stärken – gerade auch über Abteilungsgrenzen hinweg. Somit sind Professionals in besonderer Verantwortung. Worauf Sie setzen sollten:
• Neue persönliche Kontakte: Teamspirit ist wichtig. Gleichzeitig hat das Netzwerk zu Kollegen über die Abteilung hinaus immer größere Bedeutung. Solche Verbindungen ermöglichen neue Ideen, gegenseitige Inspiration und erhöhen die Zufriedenheit. Personaler sind aufgerufen, Initiativen für besseres internes Networking zu entwickeln. Dazu können kreative, interaktive Veranstaltungskonzepte wie Barcamps, auch als „Unkonferenzen“ bezeichnet, gehören. Auch mithilfe von webbasierten Plattformen ist Vernetzung zu unterstützen – etwa als Grundlage für persönliche Kontakte bei einem Lunch oder Kaffee.
• Technologie als Brückenbauer: Einen besonders positiven Effekt hat Technologie, wenn sie als Brücke für ein persönliches Treffen eingesetzt wird. Gegen E-Mail, Chat oder interne soziale Medien hat wohl niemand etwas einzuwenden, wenn damit ein gemeinsames Mittagessen, eine Kaffeepause oder ein Meeting vereinbart werden. Einen noch besseren Effekt können Unternehmen mit Plattformen erreichen, die gezielt der Vernetzung von Mitarbeitern dienen – etwa für 1:1-Lunches oder für interdisziplinäre Meetings.
• Dynamische Zusammenarbeit: Wenn Mitarbeiter über den Tellerrand schauen, erhöht das nicht nur die Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Der Abbau von Silos macht auch produktiver – den Einzelnen wie das gesamte Unternehmen. Kollaborative Elemente sorgen für „Connection“ im positiven Sinne. Zu denken ist an sogenanntes Job Shadowing, bei dem Kollegen für einen Tag jemanden aus einer anderen Abteilung begleiten, oder an interaktives (Reverse) Mentoring, wo beispielsweise Digital Natives zum Mentor von erfahrenen Fachkräften oder Managern werden können. Projekte laufen besser, wenn sich einzelne Mitarbeiter oder sogar ganze Teams zusammenschließen. Auch am Rande des Business kann der Kontakt über Abteilungsgrenzen hinweg gefördert werden – etwa wenn für sportliche Wettbewerbe gemischte Mannschaften entstehen.
• Digitale Weiterbildung: Häufig scheitert Digitalisierung an fehlender Expertise – oder dem mangelnden Vertrauen in die eigenen Skills. Unternehmen können gezielte Schulungen ebenso anbieten wie spielerische digitale Angebote. Apps sind auch außerhalb des Kerngeschäfts einsetzbar, beispielsweise im Kontext von Firmenveranstaltungen. In Abstimmung mit dem Betriebsrat kann das auch über private Smartphones laufen. Dabei ist es allerdings von hoher Bedeutung, das richtige Maß zu finden. Es sollten etwa Plattformen auf
„Snooze“ gestellt werden können, so dass laufende Benachrichtigungen im Privatleben oder während konzentrierter Arbeitsphasen vermieden werden. Generell sollten unternehmensweite Richtlinien für Technologienutzung basierend auf einem Assessment erarbeitet werden – unter Einbeziehung unter anderem von HR und Betriebsrat.
• Gemeinsame Leitlinien: Bei Mitarbeitern kommen Regelungen dann gut an, wenn sie selbst an deren Gestaltung mitwirken können. Für Themenbereiche, die einzelne Abteilungen betreffen, erarbeiten diese am besten ihre eigenen Leitlinien. Übergreifenden Fragestellungen können gebündelt werden. Ziel ist es, festzuschreiben, wie eine sinnvolle Verbindung aus digitaler und persönlicher Kommunikation aussieht: Wo sind digitale Kanäle einzusetzen, wo ist das direkte Gespräch besser? Auch Aspekte wie der Einsatz von privaten Geräten oder von Social Media während der Arbeit können dort realitätsnah geregelt werden.
• Digitalisierungsbeauftragte und -gremien: Ergänzend oder alternativ ist die Ernennung eines Digitalisierungsbeauftragten zu prüfen – in größeren Unternehmen kann dafür auch ein Gremium sinnvoll sein. Am besten geeignet sind dafür naturgemäß Mitarbeiter, die sowohl digitalaffin als auch auf personalem Level gut vernetzt sind. Sie unterstützen beispielsweise die Ausarbeitung von Leitlinien. Und sie fungieren als Berater – auch gegenüber dem Management.
• Einbindung von Mitarbeitern im Homeoffice: Remote-Arbeit wird beliebter. Dem Vorteil der höheren Flexibilität steht allerdings das Risiko einer sozialen Isolation gegenüber. Kollegen, die von zu Hause aus arbeiten, selbst über Ländergrenzen und Zeitzonen hinweg in den Alltag einzubinden, ist für alle wichtig. Videokonferenzen, Collaboration Tools, Arbeitstage vor Ort und Firmenevents unterstützen dabei, intensiven Kontakt zu pflegen.
An der Digitalisierung kommt kein Unternehmen vorbei. Die Schattenseiten von Technologie im Blick zu haben, ist besonders im Hinblick auf die Kommunikation unabdingbar. Durch die richtigen Maßnahmen lassen sich diese jedoch überwinden. Am Ende steht ein klares Ziel: den zwischenmenschlichen Austausch verbessern durch den sinnvollen Einsatz von Software. Das hat unter dem Strich zwei Effekte: Zum einen wird Digitalisierungskompetenz gefördert, zum anderen werden Silos abgebaut.
