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Welche Investitionen lohnen sich, um Mitarbeiter zufrieden und die Produktivität hoch zu halten? Die Arbeit der Zukunft – ein Hybrid aus Home und normalem Office – hat corona-bedingt noch einmal ordentlich Fahrt aufgenommen. Laut einer Bitkom-Studie arbeitet fast die Hälfte der Berufstätigen seit dem Ausbruch der Krise von Zuhause.
Für viele ist der Umzug ins Homeoffice eine große Umgewöhnung, die sich auch auf die Zusammenarbeit auswirkt. Daher stellt sich die Frage, wie sich die Veränderung am besten organisieren lässt und wie Tools und Methoden dabei helfen können.
Um ein Kommunikations-Vakuum zu verhindern, gilt es fünf wichtige Punkte zu beachten:
1. Kommunikation wird standardmäßig asynchroner sein
Einer der naheliegendsten Veränderungen ist, dass sich Mitarbeiter nicht mehr zufällig in der Kaffeeküche zum Smalltalk treffen und der Austausch beim gemeinsamen Lunch seltener wird. Da die Arbeit ein sozialer Ort ist, ist das für die Stimmung sehr wichtig. Eine einfache Lösung gibt es daher nicht, denn vollständig ersetzen lassen sich Begegnungen vor Ort auf digitalem Wege nicht.
Allerdings lässt sich einiges abfedern: Neue Orte der Begegnung schaffen, und zwar im digitalen Raum. In mehrfacher Hinsicht kann es sich lohnen Online-Meet-ups zu veranstalten, bei denen sich Mitarbeiter abseits von geschäftlichen Themen austauschen können. Das stärkt zum einen den Zusammenhalt untereinander und führt zum anderen zu einem verbesserten Wohlbefinden. Wie wäre es zum Beispiel mit den Kollegen regelmäßig eine digitale Fika, eine gemütliche Kaffeepause auf schwedische Art, abzuhalten?
2. Alles aufschreiben wird zur Norm
Zugang zu allen Dokumenten – und die muss es erstmal geben. Beim digitalen Arbeiten ist es wichtig, dass alle denselben Kenntnisstand haben und die Informationen von A nach B und C fließen. Ansonsten droht die Gefahr, dass wichtige Details auf dem Weg verloren gehen und Kollege B nur einen Teil der Informationen an C weitergibt. Damit es erst gar nicht dazu kommt, hilft es, alles aufzuschreiben. Dadurch können auch Mitarbeiter auf alle Infos zugreifen, die nicht an einer Besprechung teilgenommen haben. Wichtig dabei: Eine zentrale Anlaufstelle, zum Beispiel eine Wiki, in der alles gesammelt wird. Dadurch müssen sich Mitarbeiter Notizen nicht erst auf unzähligen Plattformen, auf denen Informationen ausgetauscht werden können, alles Wichtige zusammensuchen.
3. Ein Bewusstsein für den Tonfall wird besonders wichtig
Damit ist explizit nicht gemeint, ausfallend zu werden. Das sollte ohnehin selbstverständlich sein. Allerdings fallen Deutsche gerade im internationalen Umfeld mit ihrer sehr direkten Art zu kommunizieren auf – und durch das Auslassen von allzu viel Nettigkeiten. Bei der digitalen Zusammenarbeit ist es umso wichtiger, bewusst zu kommunizieren und dem Gegenüber Wertschätzung entgegenzubringen. Denn gerade bei der vorwiegend schriftlichen Kommunikation in Unternehmens-Chats oder per Mail, bei der Tonfall, Mimik und Gestik fehlen, können harmlose Sätze oft härter erscheinen als sie gemeint sind. Man möchte nur schnell eine Information von seinem Kollegen? Ihn darum höflich zu bitten – gern mit einem Smiley – und ihm auch mal seine Unterstützung anzubieten, hilft, ein gutes Klima zu pflegen.
Ein Tipp könnte also lauten: Netter als nett sein. Sich bewusst auf sein Gegenüber einzustellen und ihm oder ihr mehr als nur die reine Information auf der Sachebene zu übermitteln, sondern stattdessen auch noch seine Wertschätzung dafür zu zeigen. Oder ganz einfach ausgedrückt: immer mal wieder Bitte und Danke sagen. 😉
4. Unterschiedliche Nachrichten erfordern unterschiedliche Formate
Eine „one size fits all“-Lösung gibt es auch bei der Kommunikation nicht. Während sich für einige Informationen der schnelle Austausch per Messenger anbietet, erfordern andere Anlässe einen Videocall. Aus einer Werkzeugkiste das passende Tool für die jeweilige Aufgabe auszuwählen ist anfangs nicht leicht, gerade weil jeder Mitarbeiter für sich auch andere Kommunikationsmodi bevorzugt.
Grundsätzlich lohnt es sich in der Anfangszeit, bevor man eine Nachricht einfach über einen beliebigen Kanal heraus pustet, zu überlegen, welcher sich am besten anbieten könnte. Zudem kann man mit Kollegen, mit denen man häufiger zusammenarbeitet, abstimmen, welche Nachrichtentools man anlassbezogen einsetzen möchte. Diese einmalige Abstimmung spart auf lange Sicht Zeit und verhindert Frust. Zudem lernt man so gegebenenfalls auch interessante Tools kennen, die man selbst vorher noch nicht kannte.
5. Faire Kommunikation wird entscheidender
Um Frustration zu vermeiden, gerade bei größeren Konferenz-Calls, bei denen einige der Teilnehmer vor Ort, andere extern zugeschalten sind, sollte bei der Kommunikation Fairplay herrschen. Unternehmen, die einen Übergang zu eher hybriden Arbeitspraktiken erwägen, müssen Kommunikationsmethoden ermöglichen, die Inklusivität und Mitarbeitergerechtigkeit auf Team- und Unternehmensebene fördern. Dafür sollten sie die Erfahrungen von Mitarbeitern in Heimarbeit berücksichtigen und sich in ihre Lage versetzen. Hier lohnt es sich einen Feedback-Loop zu etablieren, um frühzeitig auf mögliche Fehlentwicklungen einwirken zu können.
Geht am Ende die Rechnung auf? Ja, mehr Zeit in soziale Interaktion zu investieren lohnt sich allemal. Gleichzeitig lässt sich der zusätzliche Zeitbedarf ausgleichen, indem man auf Meetings ohne klare Zielsetzung verzichtet.
