In 4 Schritten zu mehr Mitarbeiterzufriedenheit

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Wie werden jammernde Mitarbeiter wieder zufrieden?
© gettyimages / Martin Barraud

Ob in den Chefetagen, auf den Fluren oder in der Kaffeeküche – herrscht in Unternehmen schlechte Stimmung, kann sich das wie ein Schneeballeffekt auf alle Mitarbeiter auswirken. Das Ergebnis können eine hohe Fluktuations- und Kündigungsrate sein. Was also tun, um den Kreislauf zu durchbrechen?

Meine Führungskraft hat keine Zeit für mich als Mitarbeiter“, „Die Ziele werden dauernd verändert“. So kann es klingen, wenn Mitarbeiter jammern. Aber woher kommt Unzufriedenheit? Und wann ist sie berechtigt? Das Thema ist komplex – und Unternehmen schenken ihm meist zu wenig Aufmerksamkeit, Kapazität und Budget. In vielen Firmen hängen Poster mit gut gemeint formulierten Leitbildern wie „Unsere Mitarbeiter sind das wichtigste Gut in unserem Unternehmen“ oder „Wertschätzung steht bei uns an oberster Stelle“– von Mitarbeitern oder Führungskräften gelebt oder umgesetzt werden sie selten. Wenn ein Unternehmen Unzufriedenheit wirklich bekämpfen möchte, kann es an vier Stellhebeln ansetzen: Strategische Neuausrichtung, Führungsverhalten, Organisatorische Neuausrichtung und Mitarbeiterhaltung.

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1. Das Thema strategisch angehen

Die strategische Neuausrichtung bildet die Basis, um die anderen drei Hebel effektiv zu nutzen. Diese sollte in einem Unternehmensstrategiepapier verankert sein, damit die Bedeutung des Themas den Führungskräften klar ist. Das könnte wie folgt aussehen:

Vision:

„Wir sind ein Unternehmen mit überdurchschnittlich hoher Mitarbeiterzufriedenheit und geringer Fluktuation.“ Anschließend sollten Sie diese Vision mit einem messbaren Ziel untermauern. Zum Beispiel so:

  • „Die Mitarbeiterzufriedenheit beträgt im Jahr 2022 mindestens 97 Prozent.“
  • „Der Spaß- und Freudefaktor liegt bei mindestens 9,5 von 10 Punkten im Jahr 2022.“
  • „Im Jahr 2022 liegt die Fluktuationsquote unter 2,5 Prozent.“

Zielsetzung:

„Wir wollen die Zufriedenheit innerhalb von zwei Jahren bei Themen wie Arbeitsplatzsicherheit oder -gestaltung und Kantinenqualität um mindestens drei Prozent erhöhen.“ Die Qualität der Kantine (Essen, Service, Gestaltung der Räume und anderes) trägt übrigens entscheidend zur Zufriedenheit am Arbeitsplatz bei.

Strategie:

  • Wir werden die Führungskräfte befähigen, die Arbeitsplatzsicherheit und -gestaltung zu bewerten.
  • Die Führungskräfte nehmen die beiden Themen in die sogenannten Team-Regelgesprächen auf – in dem etwa alle zwei Wochen statt findenden Vieraugengespräch mit dem Mitarbeiter geht es um Themen wie Stress, Zufriedenheit und Planung.
  • Das Kantinenmanagement wird einen Plan zur Verbesserung der Qualität erstellen.

Maßnahmen:

  • Training für die Führungskräfte innerhalb eines festgelegten Zeitraums
  • Die Personalabteilung befragt die Führungskräfte via Online-Formular, wie die Themen in den Team-Regelgesprächen aufgenommen wurden und was dabei herumkam. Die Ergebnisse werden automatisch ausgewertet.
  • Der Personalvorstand wird persönlich den Verbesserungsplan des Kantinenmanagements prüfen.

Die Ergebnisse jeder Maßnahme werden zu einem festen Datum präsentiert. Nichts Neues, denken Sie jetzt. Stimmt. Das ist die normale strategische Vorgehensweise inklusive Maßnahmenmanagement. Prüfen Sie dennoch, ob sie in Ihrem Unternehmen genauso gelebt wird, oder ob Mitarbeiterzufriedenheit ohne jegliche strategische Verankerung diskutiert wird. Als Berater sehe ich häufig Zweiteres.

Verbreitete Fehler in solchen Diskussionen sind, die Zielsetzung mit Strategie zu vermischen, zu schnell auf die Maßnahmenebene zu gehen und keine Verantwortlichkeiten zu definieren. Viele Unternehmen haben verlernt, eine sinnvolle Kontrolle der vereinbarten Maßnahmen zu installieren. Grund dafür könnte sein, dass diese Gespräche nach sich zieht, die möglicherweise in Konflikten münden. Abhilfe schaffen kann man mit zwei möglichen Stellhebeln.

2. Die Führung aktivieren

Führungskräfte selbst sind der größte Stellhebel, um die Zufriedenheit in Unternehmen zu verbessern. Sie sind dafür da, sich um die Mitarbeiter zu kümmern. Es ist ihre Aufgabe, Unzufriedenheit zu vermeiden und, wenn sie doch auftritt, nachhaltig zu beseitigen. Möglichkeiten wären:
a) Regelgespräche als Frühwarnsystem
b) Regelgespräche als Klärungsinstrument
c) Team-Workshops, in denen das Thema systematisch und
methodisch zwei- bis dreimal pro Jahr besprochen wird

Die Realität ist eine andere. Viele Führungskräfte scheitern, weil sie …

  • keine Führungskräfte sein sollten – notwendige mentale Fähigkeiten wie Empathie oder Kommunikationsstärke bringen sie nicht mit oder sie fühlen sich in ihrer Rolle unwohl.
  • die Regelgespräche regelmäßig ausfallen lassen.
  • eine viel zu oberflächliche Rollenbeschreibung haben, mit der keine geregelte Führung möglich ist.

Nimmt ein Unternehmen die Mitarbeiterzufriedenheit ernst, sollte sie auch in der Rollenbeschreibung der Führungskräfte erwähnt und als klare Aufgabe beschrieben sein.

3. Strukturelle Voraussetzungen prüfen

Ein weiterer Stellhebel ist die Organisation selbst. Kann sie überhaupt eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit erzeugen oder nährt sie stattdessen das Gegenteil? Welche Rahmenbedingungen bietet sie? Welche Möglichkeiten? Mit Organisation sind strukturelle Voraussetzungen gemeint, also die Ausstattung der Räumlichkeiten, eine moderne IT-Struktur oder moderne Arbeitszeitmodelle.

Wie sieht es bei Ihnen im Unternehmen aus? Wie modern ist es? Wie gut sind die Möglichkeiten auf die aktuelle Arbeitswelt abgestimmt? Sind diese vielleicht der Auslöser der Unzufriedenheit?

4. Selbstverantwortung stärken

Jeder Einzelne trägt Verantwortung für Zufriedenheit. Interessiert sich ein Mitarbeiter für einen Job oder eine Aufgabe, sollte er vorab genau klären, ob seine Motivation hoch genug ist, die Anforderungen zu erfüllen. Dazu ist eine gute Beschreibung des Jobs, der Rolle und der Aufgaben notwendig.
Zum Schluss noch ein Hinweis, wenn Alphatiere die Stimmung vermiesen: Akzeptieren Sie konstruktive Kritik, und ändern Sie Änderbares. Alles andere sollten Sie klar und deutlich unterbinden – auch wenn es um wichtige Mitarbeiter geht, die sie damit möglicherweise verlieren.