6 Regeln für digitale Meetings

Diese Regeln machen digitale Meetings produktiver und strukturierter.
© unsplash / Gabriel Benois

Meetings per Videochat sind noch unproduktiver und chaotischer als Offline-Meetings? Das muss nicht sein. Diese Tipps sorgen für mehr Struktur.

1. Ziel und Agenda

Das Wichtigste zuerst: Vielen Meetings, egal ob digital oder im Büro, fehlt es an Struktur, klaren Abläufen und vor allem festgelegten Zielen. Warum findet dieses Meeting statt und was wollen wir erreichen? Welche Personen sollten teilnehmen, damit wir unser Ziel erreichen können? Wenn Sie keine eindeutige Antwort auf diese Fragen haben, können Sie die eingeplante Zeit vielleicht sinnvoller füllen. Daher sollte kein Meeting ohne vorher definierte Zielstellung und Agenda stattfinden. Eine Agenda, die auf eben diese Zielstellung einzahlt, Leitplanken setzt und Orientierung gibt sowie klare Zeitslots für Redebeiträge und Pausen vorsieht. Und eine Agenda, die ein Meeting genauso pünktlich startet, wie beendet und nur in Ausnahmefällen überzogen wird.

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2. Klare Moderation

Damit alle oben genannten Aspekte durchgeführt werden können, braucht jedes Meeting eine Moderation, die Struktur gibt, Ziel und Zeit im Auge behält und auf ausgeglichene Redebeiträge und die Beteiligung aller achtet. Außerdem sorgt ein Moderator:in mit digitalen Warm-ups, der richtigen Methodik und gezielten Interaktionen zwischen den Teilnehmenden dafür, dass digitales Teamwork funktioniert. Dabei ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass die Rolle eines Moderators ein wichtiges Handwerk ist, dass gelernt und geübt und nicht „einfach so nebenbei“ durchgeführt werden sollte.

3. Beim Fokus bleiben

Wer kennt es nicht: Kaum ist ein Redebeitrag vorüber, wird auch schon das E-Mail-Programm geöffnet oder „nur ganz kurz“ etwas gegoogelt. Der aufgeklappte Laptop verleitet uns alle ständig dazu, unseren Fokus zu verlieren und uns selbst abzulenken. Die Folge: Unkonzentrierte Teilnehmer:innen und ein Umfeld, in dem produktive und zielgerichtete Diskussionen sehr schwierig werden. Jeder weiß es, jeder tut es trotzdem. Daher sollte sich ein Team zum einen gemeinsam darauf verständigen, während eines Meetings die Konzentration voll und ganz auch eben beim Meeting zu haben. Zum anderen sollte es aber auch festlegen, was bei einem Regelbruch passiert. Und hier spreche ich nicht vom erhobenen Zeigefinger oder Tadel, sondern vielmehr einem eher spielerisch-leichten Umgang, um die Selbst- und Teamdisziplin mit ein wenig Humor zu trainieren. So kann beispielsweise eine Kuchen/Bier/Kaffee-Strichliste oder ein eingeführtes „Straftänzchen“ am Ende des Meetings für einen schmunzelnden Lerneffekt sorgen.

4. Deutlich reden, sachlich argumentieren und aussprechen lassen

Wer produktiv im Team arbeiten will, der sollte immer versuchen, anderen involvierten Personen ein möglichst großes Maß an Wertschätzung und Empathie entgegenzubringen. Das können Sie vor allem dann tun, wenn Sie konzentriert zuhören und sich aufbauende Gedanken, Widersprüche oder offene Fragen notieren. Gerade im digitalen Raum ist es darüber hinaus essentiell, deutlich und langsam zu sprechen, sich gegenseitig aussprechen zu lassen und auf Sarkasmus und Ironie zu verzichten. So spannend Letzteres manchmal auch sein mag, im Digitalen funktioniert es überhaupt nicht.

5. Einwandfreie Rahmenbedinungen

Die Basis für ein gutes Meeting legt eine funktionierende Technik und bestimmte Leitprinzipien. Dazu gehört ein funktionierender Ton ohne störende Hintergrundgeräusche und die klare Abmachung, dass nur bei eigenen Redebeiträgen das Mikrophon angeschaltet wird. Außerdem natürlich eine eingeschaltete Kamera ohne Gegenlicht oder ablenkende Hintergründe und ein ausgeschaltetes Handy. Gerade bei der Verwendung neuer Softwaretools, sollte man sich überpünktlich einloggen, um das technische Umfeld zu testen.

Und auch, wenn uns mobiles Arbeiten mehr Flexibilität verspricht, so sollte die Zuschaltung aus dem Auto heraus oder vom Spielplatz tabu sein und paralleles Essen nur auf Snacks beschränkt sein.

Bestehendes hinterfragen

Viele Meetings, die in unserer Arbeitswelt stattfinden, sind unnötig und unproduktiv – das gilt für die Besprechungen im Büro, genauso wie auch im Homeoffice.
Einige Unternehmen machen den Fehler, dass die nicht wirklich produktiven Präsenz-Meetings einfach irgendwie digital durchgeführt werden. Dabei birgt die jetzige Ausnahmesituation die Chance, in Ihrem Unternehmen oder Bereich eine neue Meeting-Kultur zu schaffen, die langfristig wirkt und von der Sie auch in Zukunft profitieren können. Dies bedeutet aber, dass Bestehendes nicht nur hinterfragt werden darf, sondern sogar muss, um die Chancen einer digitalen Meetingkultur zu ergreifen. Neben grundsätzlichen Fragen nach der Optimierung von Formaten und Teilnehmer:innen, bieten auch neue Rollen, Abläufe und Softwaretools jede Menge Potenzial für Verbesserungen. Wichtig ist hierbei, dass auch die Einladung zum Hinterfragen von Bestehendem ausgesprochen wird.

Auch wenn viele dieser Regeln eigentlich klar sein müssten, ist die gelebte Praxis oftmals eine andere. Hier geht es also darum, sich mit seinem Team auf bestimmte Regeln und Prinzipien zu verständigen, die den Beteiligten wichtig. Außerdem sollte man sich gemeinsam klar darüber werden, dass die Veränderung und Verinnerlichung neuer Verhaltensweisen Zeit, Disziplin und Übung braucht. Seien Sie nicht zu streng miteinander, sondern probieren Sie aus, lernen und optimieren Sie. Wenn es nicht gleich funktioniert, ist es hilfreich, die Regeln beispielsweise in die Meeting-Einladung zu schreiben und eine Person zu bestimmen, die auf die Einhaltung der Regeln achtet.