New Work – New (work-) Flow?

(c) gettyimages/ Westend61
(c) gettyimages/ Westend61

Wie Collaboration Hubs Prozesse, Innovation und Kreativität beflügeln – und was das mit Emojis zu tun hat.

Zunächst die Frage: Was ist New Work eigentlich wirklich? Kurz zusammengefasst beschreibt der Begriff – ganz nach dem Erfinder Frithjof Bergmann – folgendes: Die Gesamtheit der modernen und flexiblen Formen der (Büro-)Arbeit beziehungsweise der Arbeitsorganisation. Diese hängen eng mit den Konsequenzen der Globalisierung und Digitalisierung auf die Arbeitswelt zusammen. Etwas konkreter sind einige Aspekte einer gelebten New Work-Unternehmenskultur:

  • Selbstständigkeit in der Arbeitsgestaltung
  • (hierarchieübergreifende) Partizipation
  • Community-Feeling
  • Agilität & Schnelligkeit
  • Intrapreneurship: „Unternehmer im Unternehmen“
  • (Open) Innovation & Kreativität

Letztlich geht es um eine effektive und agile Arbeitsweise, die Raum für Innovationen lässt und durch die Mitarbeiter sich beteiligt und ermächtigt fühlen. Viele Unternehmen versuchen aktuell ein solches Mindset à la New Work und eine neue Art der Zusammenarbeit einzuführen. Um das zu erreichen, geht es nicht darum Büroräume mit Post-it’s zu bekleben oder Rutschen in Konferenzräumen zu stellen – was wirklich entscheidend ist: Wir müssen den Kern von Arbeit revolutionieren und damit die Art der Kommunikation und der Zusammenarbeit.

+++Sie bekommen von HR nicht genug? (heart) Dann melden Sie sich jetzt für unsere Newsletter an. Hier geht es zur Anmeldung!+++

Mindset und Arbeitsprozesse hängen zusammen

Erinnern Sie sich an die langatmigen Arbeitsschritte zu Zeiten, in denen man Papierberge, Ordner oder Notizbücher durchwühlen musste, um Informationen zu finden? Damals war es eine zeitraubende Aufgabe auch nur ein wenig den Überblick zu bewahren. Diese Prozesse waren zwar ineffizient, doch man hatte sich an sie gewöhnt. Heute gilt dasselbe für E-Mails. Um relevante Informationen zu finden, müssen Mitarbeiter oft endlose E-Mail-Ketten durchscrollen, nur um das zu finden, was in Email Nr. 12 geschrieben wurde. Sich auf diese Weise Überblick zu verschaffen, kostet Zeit. Viel Zeit. Doch genau das ist es, woran es uns in der von Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit geprägten VUCA-Welt häufig mangelt.

Wer in unnatürlichen und geschlossenen Prozessen arbeitet, tut sich zwangsläufig mit Flexibilität, Spontaneität und kreativen Neuerungen schwer. Doch genau diese sind ein wesentlicher Teil von New Work und eine Antwort auf die dringlichsten Fragen, die sich durch ständige Marktänderungen und die Digitalisierung ergeben. Für uns ist klar: Wer agil sein will, muss auch agil arbeiten und kommunizieren.

Workflow per Emoji

Im Collaboration Hub bilden die sogenannten Channels den zentralen Ort der Zusammenarbeit. Channels sind auf Projekte ausgerichtet und bieten den am Projekt beteiligten Personen einen Ort für Austausch und Zusammenarbeit. Ein neuer Post, bedeutet einen neuen Projektschritt – und ist in Echtzeit für jeden nachvollziehbar und kommentierbar: Kurz, formlos, humorvoll – und manchmal reicht sogar ein einfaches Emoji aus, um einen Arbeitsschritt klar zu definieren.

In unserer Rechtsabteilung hat sich beispielsweise ein solcher Emoji-Freigabeprozess etabliert: Stellt ein Mitarbeiter einen neuen Vertrag in den entsprechenden Channel, reagiert der Jurist, der sich diesem annimmt, mit einem „Augenpaar“-Emoji. Ein „grüner Haken“ symbolisiert im Anschluss, dass die Prüfung erfolgreich abgeschlossen ist. Die Zeit für Abstimmungen geht hier nicht nur gegen Null, der Status des Vertrags ist zudem allen zugänglich und klar verständlich. Das spart jedem Beteiligten massiv Zeit.

Boost für Teamspirit und Produktivität – ein Meilenstein der Business-Transformation

Wo ein sonst mühsamer Arbeitsschritt durch das simple setzen eines Emojis per Klick erledigt wird, läuft Business plötzlich anders: kollaborativ, effizient und transparent. Der hierarchiefreie Ansatz treibt Projekte voran und führt zu wahrer Beteiligung durch alle Teammitglieder. Durch die nahbarere Kommunikation entsteht auch eine menschlichere Arbeitsatmosphäre – ein Boost für das Teamgefühl, was wiederrum Motivation freisetzt. Durch all das kommt ein Drive in Prozesse, der sie insgesamt viel schlanker macht und so auch die Produktivität erhöht.

Wir sehen hier einen Meilenstein in der Business-Kommunikation. Über kollaboratives Arbeiten wird informeller, unkomplizierter und schneller Austausch (endlich) business-fähig. So verwenden aktuell nicht nur Startups, sondern auch viele Mittelständler und ein Großteil der DAX-Unternehmen Collaboration Hubs für die effiziente Zusammenarbeit. Tendenz steigend. Auf diese Weise zieht New Work in die Unternehmenswelt und ins Mindset der Mitarbeiter ein.

Zeit für die wichtigen Dinge

Die transparente und intuitive Kommunikation hat auch einen Nebeneffekt. Es bleibt mehr Zeit und Energie für die wirklich wichtigen Tätigkeiten: Innovative neue Wege zu finden, Kunden zuzuhören, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und vielleicht sogar die nächste große Idee zu entwickeln, die den Markt erobert.

Durch all das beschleunigt und verbessert kollaboratives Arbeiten den Workflow nachhaltig, macht ihn effektiver, offener und lässt Zeit und Raum für die Dinge, die Unternehmen erfolgreich machen. Weniger Administration und komplexe Abstimmungen – mehr Klarheit, Beteiligungsmöglichkeiten, Transparenz und Teamspirit sowie Kreativität und Innovation. Dadurch wird (Zusammen-)Arbeit um vieles leichter. Und was leicht ist, kann fließen. Willkommen im „New Work Flow“!

Weiterbildungen zum Thema Digital Workplace