„Persönliche Zusammenkünfte bleiben das A und O“

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Rainer Holler, Foto: Privat
Rainer Holler, Foto: Privat

Wie vernetzt arbeiten Unternehmen in Zeiten der digitalen Kommunikation? Rainer Holler, IT-Chef des weltumspannenden Pharma- und  Chemiezulieferers Sartorius AG, spricht im Interview über die wichtigsten Social Collaboration Tools, die Zusammenarbeit bei neun Stunden Zeitverschiebung und die Grenzen der Technik.

Herr Holler, bitte beschreiben Sie uns doch mal Ihre Arbeitsumgebung, damit wir ein Bild bekommen.

Bei uns ändert sich gerade viel, weil wir im Herbst mit der gesamten Administration neue Gebäude beziehen. Im alten Werk waren unsere Arbeitsstrukturen relativ klassisch: Die meisten saßen in Einzel-, Zweier – oder kleinen Teambüros zusammen. Meine IT-Abteilung sitzt bereits heute überwiegend im Großraum, wobei die Bedingungen zum Beispiel mit Blick auf Akustik oder Rückzugsräume im Neubau deutlich besser werden. Insgesamt reflektiert der neue Campus die Veränderungen, die wir in den letzten Jahren durchlaufen haben: Es gibt deutlich mehr Projektarbeit, meist über mehrere Standorte hinweg. Teams setzen sich aus internen und externen Mitarbeitern zusammen und werden im Projektverlauf flexibel größer und kleiner. All das muss räumlich und von der IT- und Kommunikationsinfrastruktur unterstützt werden.

Wie geht Sartorius dabei vor?

Es wird schon deutlich flexibler, kreativer und kommunikativer werden. Zugleich berücksichtigen wir die Wünsche von Mitarbeitern nach dem eigenen, individuell gestaltbaren Arbeitsplatz und auch das Bedürfnis nach Rückzugsmöglichkeiten für die konzentrierte Arbeit.

Wie arbeiten Sie derzeit? Welche Rolle spielen technische Tools in der Zusammenarbeit?

Wir beschäftigen heute 7.000 Mitarbeiter und sind weltweit an über 50 Standorten mit Produktion und Vertrieb tätig. Pro Jahr stellen wir etwa 1.000 Leute neu ein. Das bedeutet, dass die Zusammenarbeit und Koordination ohne gute technische Tools gar nicht denkbar ist. Das geht von einem leistungsfähigen ERP-System über CRM-Tools bis hin zu Videokonferenzen, Desk Sharing Tools oder Remote -Schulungen.

Gilt die internationale Aufteilung auch für Ihre IT-Abteilung?

Ja. Die IT ist eine der Abteilungen, die besonders schnell gewachsen ist: 2013 waren wir 85 Kollegen, 2017 bereits 165 Mitarbeiter, und wir sind an 14 Standorten vertreten. Unser Teamleiter für die Endnutzerbetreuung sitzt beispielsweise in Großbritannien. Wenn ein deutscher Mitarbeiter etwa ein Problem beim Helpdesk aufgibt, das einen Vor-Ort-Einsatz bedarf, läuft das über den Tisch von unserem Kollegen in Großbritannien. Das geht genauso effizient, als würde er in Göttingen sitzen.

Wie lässt sich in Zeiten zunehmender digitaler Kommunikation eine zugleich effiziente und vertrauensvolle Atmosphäre herstellen?

Vor allem durch persönlichen Kontakt. Natürlich nutzen wir für Projekt-
treffen häufig Skype oder Videokonferenzsysteme. Der Kick-off findet aber meist persönlich statt, damit sich das Team kennenlernen kann.  Außer dem Arbeitstreffen verbringen wir auch einen Teil unserer Freizeit zusammen. Die Betriebssportgruppe Golf wurde auf Initiative der IT gegründet. Ich habe im letzten Jahr meine Kollegen aus aller Welt zu einem mehrtätigen Treffen nach Göttingen eingeladen. Kollegen verschiedener US-Standorte haben sich zum ersten Mal persönlich getroffen, obwohl manche schon über zehn Jahre im Unternehmen waren.

Was geschieht bei diesen Treffen genau?

Wir veranstalten Workshops, damit jeder Mitarbeiter auf dem neuesten Stand ist. Wir vernetzen uns stärker mit anderen Abteilungen in unserem Matrix-Aufbau. Es gibt viele formelle wie informelle Einzelgespräche. Natürlich gibt es auch einen lockeren Anteil.  Dieses Jahr etwa haben wir zusammen 15 Bäume gepflanzt. Ich gebe jetzt  regelmäßig ein Update zum Wachstum der Bäume durch, um dieses verbindende Element immer wieder zu  reaktivieren. Außerdem haben wir eine Nachtfackelwanderung gemacht.

Wie kommunizieren Sie die anderen Tage mit Ihren Mitarbeitern in nah und fern?

Schon wegen der Matrix-Organisation spielt tägliche Kommunikation eine größere Rolle als in einer Linienorganisation. Wir haben deutlich mehr Mitarbeiter und damit auch mehr Kommunikationsteilnehmer. Auch hier helfen interaktive Tools, um effizient und vertrauensvoll zusammenarbeiten zu können. Jeder neue Kollege bekommt bei uns ein Onboarding, also Hilfestellungen, um unser Unternehmen kennenzulernen. Wir bieten hierzu ein sogenanntes Xpresso-Training an, bei dem in 30 Minuten interaktiv Fragen rund um die IT und andere Themen beantwortet werden, etwa wie Skype for Business funktioniert.

Wie nutzen Sie darüber hinaus soziale Kollaborationslösungen?

Nehmen wir zum Vergleich einen Teamleiter: Der hat zum einen seine Themen vor Ort, er geht in Video-Konferenzen, schreibt zwischendurch eine Skype-Message, informiert sich in den firmeneigenen Whatsapp-Gruppen, checkt zwischendurch über Outlook seine Mails, bildet sich mit einem Webcast-Seminar weiter und macht in Yammer einen Eintrag dazu oder er liked in Teams den Kommentar eines Kollegen.

Verschiebt sich die Nutzung von gewöhnlichem Mailprogramm und Festnetztelefonie hin zu Social Collaborations Tools?

Eindeutig, ja. Bei der Nutzung von Outlook gibt es keinen Anstieg mehr. Trotzdem ist das ein valides Instrument für den Versand von Arbeitsaufträgen und für Gruppeninformationen offizieller Art.

Für Sartorius arbeiten Mitarbeiter in allen Zeitzonen. Das hört sich nach einem 24-Stunden-Tag an …

Wir haben eine gute Aufteilung gefunden, sodass jeder auch mal früher
oder später als gewöhnlich arbeitet. Einer unserer Mitarbeiter in der IT-Infrastruktur etwa sitzt in  Colorado, USA – mit einem neunstündigen Zeitunterschied zu unserem deutschen Standort. Wenn ich mit ihm und einem japanischen Kollegen,  der acht Stunden in die andere Richtung zeitversetzt arbeitet, eine Videokonferenz mache, dann muss einer in den sauren Apfel beißen. Ohne Technik wäre ihr Arbeitsalltag nicht mehr möglich. Die Technik von heute macht alles komfortabler. Wir stellen langsam, aber sicher alle unsere Standorte auf IP-Telefonie um. Schon heute  verbinden wir Videokonferenzsysteme in unseren Meetingräumen mit Skype for Business, um auch vom Büro-Laptop bei Konferenzen dabei zu sein. Wir wollen es möglich machen, künftig von jedem Endpunkt wie einem Mobiltelefon, Laptop oder  Tablet an globalen Meetings live und ohne Unterbrechung teilzunehmen.

Das bedeutet konkret für Ihren Arbeitsalltag?

Das könnte dann in meinem Fall so aussehen: Ich fahre morgens ins Büro, nehme an einem Meeting im Live-Betrieb über mein Smartphone teil, kann mobil noch weitere Personen dazu schalten. Dann übertrage ich im Büro das Gespräch auf meinen Laptop, auch weil ich vielleicht noch eine Grafik zur Veranschaulichung des Themas dort teilen möchte.

Dann könnte ja auch jeder gleich von zu Hause arbeiten.

Homeoffice ist bei Sartorius durchaus verbreitet, auch in der IT. Allerdings
ist die Zusammenarbeit in der IT bedingt durch das starke Wachstum der vergangenen Jahre noch nicht komplett ausgereift. Die Kollegen sollen sich alle erst mal kennenlernen, in zwei bis drei Jahren lässt sich das Homeoffice-
Angebot sicherlich noch ausbauen. Persönliche Zusammenkünfte bleiben meiner Meinung nach auch  in Zeiten digitaler Kommunikation das A und O.

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