Prozessautomatisierung: Die Software als Kollegin

Robotic Process Automation (RPA) kann vor allem mühsame und repetitive Aufgaben übernehmen. Wie sorgt man dafür, dass die Mitarbeitenden sie gut annehmen?
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Robotic Process Automation (RPA) kann vor allem mühsame und repetitive Aufgaben übernehmen. Wie sorgt man dafür, dass die Mitarbeitenden sie gut annehmen?

Eines ist nach über einem Jahr Covid-19-Pandemie sicher: Die Arbeitswelt hat sich grundlegend gewandelt. Und ebenso sicher ist: Zumindest im Bereich der Knowledge Worker wird auch nach Überwindung der Pandemie nichts mehr so sein wie zuvor. Aus dem zwangsverordneten Homeoffice wird vielerorts ein freiwilliges werden, sowie Remote Work oder zumindest eine Kombination aus mobilem und bürobasiertem Arbeiten zur absoluten Normalität gehören.

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Die Corona-Krise hat aber nicht nur den Ort, sondern auch die Art und Weise, wie die Menschen arbeiten, beeinflusst. So hat in vielen Unternehmen die digitale Transformation und mit ihr der Übergang von traditionellen zu technologiegestützten Arbeitsweisen noch einmal enorm an Fahrt aufgenommen. Dabei gewinnt vor allem auch die Automatisierung von Arbeitsprozessen zunehmend an Bedeutung – nicht zuletzt aufgrund von Kurzarbeit bei gleichbleibendem Arbeitsaufkommen oder Mitarbeitenden, die von zu Hause aus auf nicht abgesicherte Anwendungen zugreifen.

Digitale Workforce als Teil der Belegschaft

Sogenannte Intelligent Automation sorgt dafür, dass Arbeitsprozesse nicht nur sicherer, sondern auch effizienter ablaufen. Es wäre allerdings zu kurzsichtig betrachtet, die Vorteile der Prozessautomatisierung allein auf die Kosteneinsparung zu reduzieren. Denn das könnte am Ende zu einem unerfreulichen Boomerang werden, indem frustrierte Mitarbeiter den Betrieb verlassen. Und das kann sich in Zeiten von Fachkräftemangel kein Unternehmen mehr leisten.

Vielmehr sollte eine Automatisierungstechnologie wie beispielsweise Robotic Process Automation (RPA) als zusätzliche Digital Workforce angesehen werden, die es zusammen mit den menschlichen Mitarbeitern in eine hybride Gesamtbelegschaft zu integrieren gilt. Ein gutes Change Management ist also gefragt, das die digitale Transformation in erster Linie auch in eine Transformation der Unternehmenskultur münden lässt. Unternehmen, die diese Herausforderung nicht meistern und ihre Mitarbeitenden bei der Digitalisierung nicht mit auf die Reise nehmen, werden die sich daraus ergebenden Chancen auch nicht vollumfänglich ausschöpfen können.

RPA ist kein Jobkiller

Daher muss bei der Implementierung von RPA im ersten Schritt den Beschäftigten die Angst vor den „digitalen Kollegen“ genommen werden. Denn viele Menschen haben dabei noch immer das Bild von einem physischen Roboter vor Augen, der uhrwerkmäßig immerzu und fehlerlos seine Arbeit erledigt – und einem am Ende den Job wegnimmt. Dieses Vorurteil des Jobkillers gilt es, aus den Köpfen der Mitarbeitenden zu eliminieren.

Stattdessen sollte RPA als das vorgestellt werden, was es tatsächlich ist: Eine Prozessautomatisierung in Form von Software, die die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von mühsamen repetitiven und damit auch stupiden Aufgaben befreit, für die es keiner besonderen Qualifikation bedarf. Die dadurch gewonnene Zeit können die menschlichen Mitarbeitenden wiederum dafür nutzen, sich auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren und dabei Aufgaben zu erledigen, die ihnen Spaß machen und sie damit insgesamt zufriedener machen. Also höherwertige und komplexe Aufgaben, bei denen auch mal Soft Skills und Kreativität gefordert sind, die ein Bot auch in nächster Zeit nicht erbringen kann.

Im Gegenzug übernimmt RPA Jobs, die repetitiv, unangenehm und fehleranfällig sind und bei denen die menschlichen Fähigkeiten bisweilen auch an ihre Grenzen stoßen – wie beispielsweise die sekundenschnelle Erfassung und Auswertung großer Datenmengen, was in Zeiten von Big Data immer notwendiger wird. Solange es sich dabei um klassische „Wenn, dann“-Entscheidungen handelt, ist RPA unschlagbar. Sobald sie aber den einmal programmierten Rahmen verlassen muss, versagt die Software, denn dazu fehlt ihr die Intelligenzkomponente.

Mitarbeitende mit Fortbildungsmaßnahmen abholen

Damit eine solche hybride Belegschaft tatsächlich funktionieren kann, sollten Unternehmen in Zusammenarbeit mit Automatisierungsexperten am besten schon vor der Implementierung von RPA analysieren, mit welchen Aufgaben und Problemen die Mitarbeitenden tagtäglich konfrontiert sind, um daraufhin die passgenauen Strategie mit Automatisierungslösungen zu entwickeln. Das klappt am besten, indem möglichst viele Mitarbeitende in die Entwicklung mit eingebunden werden. Schließlich wissen diese am besten, welche Prozesse optimiert werden können. Und das steigert die Akzeptanz der neuen Tools.

Darüber hinaus muss man sich als Unternehmen auch bewusst sein, dass jede neue Lösung für die Beschäftigten auch eine neue Herausforderung bedeutet. Daher sollten sie mithilfe von speziellen Schulungen und darauf vorbereitet werden. Solche Weiterbildungsmaßnahmen erweitern nicht nur die digitalen Fähigkeiten der Mitarbeitenden, sie zeigen ihnen zudem neue Karrierewege auf und somit auch, wie sie ihre Zukunft aktiv mitgestalten können.

RPA macht den Weg frei für eine innovative Arbeitskultur

Alles in Allem hebt Automatisierung das quantitative wie qualitative Niveau der geleisteten Arbeit an – und zwar sowohl in der Digital als auch in der Human Workforce. Das macht nicht nur die Beschäftigten zufriedener, sondern entwickelt langfristig auch eine innovative Kultur, die Unternehmen in ihrer Weiterentwicklung vorantreiben und somit auch wettbewerbs- und zukunftsfähiger machen.

Deshalb ist es essenziell für Unternehmen, ihren Mitarbeitenden von Anfang an verständlich zu machen, dass Mensch und Maschine problemlos nebeneinander arbeiten und sich dabei sogar gegenseitig befruchten und helfen können. Wobei innerhalb dieser hybriden Workforces stets der Mensch das Herz bleiben wird, das das Unternehmen am Leben hält.