Smartes Bewerber­management dank Automatisierung

Gerade wenn Unternehmen schnell wachsen, geraten Recruiting-Teams an ihre Grenzen. Automatisierte Prozesse helfen, die Herausforderungen zu bewältigen.
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Gerade wenn Unternehmen schnell wachsen, geraten Recruiting-Teams an ihre Grenzen. Automatisierte Prozesse helfen, die Herausforderungen zu bewältigen.

Es gibt eine Vielzahl an digitalen Tools für das Recruiting. Aber ein Tool macht noch keine digitale Transformation. Dazu braucht es mehr: das passende Mindset, ein konkretes Ziel und eine ganzheitliche Strategie. Es geht um Optimierung, bessere Prozesse, mehr Geschwindigkeit und höhere Performance – kurz: Digitalisierung ist ein Wettbewerbsvorteil. Aber was genau bedeutet das für das Recruiting? Was ist der heutige Status Quo?

Hyper Growth und High Volume Recruiting: Keine Chance ohne digitale Prozesse

Explodierende Mitarbeitendenzahlen sind bei kleinen Rekrutierungsteams schwer zu bewältigen. Wenn das Recruiting dann noch über Tabellenkalkulationen, individuelle E-Mails und Notizen in Dokumenten organisiert wird, stoßen Unternehmen an Grenzen: Sie verlieren den Überblick über den Bewerberfluss. Und das wird zum Problem: Es geht nicht darum, eine homogene Masse zu bewältigen, sondern die besten Kandidat:innen zu finden und zu begeistern. Recruiting-Teams in Hyper-Growth-Situationen brauchen nicht nur eine IT-Lösung, sondern einen umfassenden Ansatz, der mitwachsen kann.

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Unternehmen sollten daher immer vorbereitet sein und schnell Einstellungen vornehmen können – egal ob es sich um eine einzige offene Position oder um 1.000 handelt. Idealerweise halten sie eine Pipeline von Talenten bereit. Dafür können sie z.B. Networking-Events nutzen und Leads digital erfassen. Zusätzlich sollten bereits abgelehnte Kandidat:innen digital organisiert werden, um sie in Zukunft doch noch nutzen zu können. Es geht darum, das Netz so weit als möglich auszuwerfen. Nur so lässt sich die Reichweite erhöhen. Mit entsprechenden Tools können Unternehmen sich heute in mehr als 35 Sprachen und 100 Ländern präsentieren.

Zentraler Erfolgsfaktor beim Einstellen ist die Geschwindigkeit. Diese gelingt über Standardisierung und Automatisierung – idealerweise für alle Regionen und Rollen. Automatisiertes Zuweisen von Aufgaben und Auslösen von Alerts muss systembedingter Standard sein; KI steigert die Produktivität und Effizienz beim Recruiting, etwa bei der Vorselektion der besten Kandidaten:innen. Entsprechende Systeme binden schnell und einfach Best Practices ein und können Bewerber:innen mit integrierten Screenern und Bewertungen überprüfen. Natürlich sind entsprechende Systeme hochskalierbar: Sie können enorme Datenmassen verarbeiten, als Planungstool fungieren, bieten Templates und vieles mehr. Für den Prozess und das interne Lernen ist es wichtig, jeden Schritt und alle Aktionen zu dokumentieren. Es ist entscheidend zu wissen, woher die besten Bewerber:innen kommen. Nur wenn jeder Schritt beobachtet und analysiert wird, lassen sich Engpässe identifizieren und beheben.

Ähnliche Herausforderungen wie im Hyper-Growth-Bereich haben Unternehmen mit hoher Fluktuation, die saisonaler Nachfrage unterliegen oder neue Standorte aufbauen. Auch hier gibt es zu viele offene Positionen und zu wenig Zeit, um sich lehrbuchhaft um alles zu kümmern. Wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren sind, verlieren Unternehmen zu oft Kandidaten:innen wegen unbeabsichtigter Fehler und Verzögerungen. Hier geht es darum, große Mengen an Bewerber:innen bereits am oberen Ende des Trichters zu erfassen und deren Daten entsprechend zu bearbeiten. Alle Beteiligten müssen wissen, was wann zu tun ist – ohne Zeitverzögerung. Auch hier helfen KI und ein digitaler Prozess, der alles erfasst und eine Pipeline aufbaut. Wenn Unternehmen in großen Mengen einstellen, geht es vor allem darum, dieses Volumen einfach und schnell digital aufzubereiten und effizient umzuwandeln. Stellensuche und Bewerbung müssen simpel und zeitgemäß gestaltet sein, etwa mit QR-Codes oder EIn-Klick-Bewerbungen via Linkedin, Indeed oder ähnliches. Self-Service-Optionen, zum Beispiel für die Terminfindung zum Bewerbungsgespräch, und direkte Kommunikation mit den Kandidat:innen aus dem System heraus, erleichtern den Prozess zusätzlich. Wie beim Hyper Growth geht es darum, dass das Recruiting-Team maximal produktiv arbeiten kann: Tracking aller Schritte, Apps sowie die Verarbeitung großer Datenmengen und vieles mehr, sind heute State of the Art.

Digitale Transformation und die Suche nach dem lila Eichhörnchen

„Purple Squirrel“ nennen Recruiter in den USA Bewerber:innen, die die perfekte Besetzung für eine Stelle sind. Es geht nicht nur darum, die Besten zu finden, sondern diese für das eigene Unternehmen zu begeistern. Gerade weil es dabei um sehr individuelle Profile und Anforderungen geht, hilft ein digitaler Prozess. Mit Blick auf das lila Eichhörnchen sollten Recruiter keine Gelegenheit verpassen oder vergeuden. Leads sollten stets mit benutzerdefinierten Formularen und Microsites erfasst werden – und natürlich verfolgt und entsprechend gepflegt werden. Nur so erhält man eine Pipeline mit engagierten Kandidaten:innen, die positive Erfahrungen mit dem Unternehmen machen. Mit einer entsprechenden Lösung kann man Ads auf allen Kanälen managen – global und digital. Sie bietet die Möglichkeit zur direkten Konvertierung über die eigene Karriereseite. Auch hier hilft KI, um die besten Kandidaten:innen in die engere Auswahl zu nehmen. Entsprechende Tools unterstützen die besten Bewerber:innen dabei, sich für das Unternehmen zu entscheiden. Wer automatisiert rund um die Uhr in verschiedenen Sprachen FAQs beantworten kann oder Kandidat:innen direkt per Text anspricht, hat nicht nur bei der Prozessorganisation die Nase vorn: Man begeistert die Bewerber:innnen. Mit modernen Systemen bleiben Kandidaten:innen automatisch immer auf dem Laufenden und können jederzeit mit dem Unternehmen interagieren.

Digitale Transformation = Hiring Success

Egal ob lila Eichhörnchen, Masseneinstellungen oder Unternehmenswachstum: Ein digitaler Prozess ist der strategische Faktor für den Erfolg. Und zwar nicht nur für das HR-Team, sondern für das gesamte Unternehmen. „You are who you hire“ muss der Leitsatz sein. Denn wenn man das perfekte Personal an Bord hat, entwickelt sich das Unternehmen entsprechend. Ein vollintegrierter Prozess erlaubt es schnell und effizient mit allen Herausforderungen umzugehen und zahlt in die Employer Branding-Strategie ein. Denn: Alle wollen vom zukünftigen Arbeitgeber begeistert sein – gerade auch auf digitalem Weg.