Tschüss, alte Personalarbeit. Hallo New Age HR

Die technologischen Entwicklungen wirbeln die HR-Welt durcheinander. Prozesse werden automatisiert und Social Media und Co. bestimmen die Arbeit der Personalmanager.

Die jungen Leute gehen voran – und das auch noch in der Schweiz. Dort lernen nämlich die Auszubildenden im Bankwesen von nun an papierfrei und mobil mit dem Tablet-PC. Es ist ein bemerkenswertes Projekt des Schweizer Centre for Young Professionals in Banking (CYP). Auf einer virtuellen Lernplattform im Internet sind alle Lehr- und Lernunterlagen gespeichert. Die Lehrlinge bearbeiten sie mit Hilfe des Tablets und speichern sie wieder auf der Plattform. Die wichtigen Daten befinden sich also im Netz, in der Cloud, wie man heute auch sagt. Eine weitere Applikation, die die Azubis nutzen, ist zum Beispiel die Chat-Funktion, die den Austausch untereinander erleichtern soll. Das nennt man wohl modernes Lernen.

Mit dem neuen Konzept will das CYP Medienbrüche vermeiden, nachhaltiges Lernen ermöglichen und gleichzeitig die Effizienz in Teilbereichen der Ausbildung steigern – und es macht drei der großen IT-Trends sichtbar, die die Arbeitswelt nachhaltig beeinflussen werden: Cloud Computing, Social Media und mobile Anwendungen. Über 5.000 Auszubildende nahezu aller großen Schweizer Banken werden also irgendwann daran gewöhnt sein, orts- und zeitunabhängig zu lernen. „Damit wird der Druck größer, dass wir das Lernen weiter umstellen“, sagt Daniel Stoller-Schai, der bei der UBS für e-Learning-Entwicklungen verantwortlich ist.

Dabei kann man nicht sagen, dass die Schweizer Großbank Neuem gegenüber verschlossen wäre. Was das Lernen angeht, befindet man sich schon jetzt in einer Umbruchphase – weniger Seminare, mehr webbasiertes Lernen am Arbeitsplatz. „Wir sind dabei das aufzubauen“, sagt Stoller-Schai. E-Learning gibt es schon länger, doch nun sollen die Lernenden noch stärker zusammenarbeiten und sich gegenseitig unterstützen in sogenannten Web-Konferenzen und Learning Communities.

Experten sagen, dass das die Zukunft ist: Gelernt wird, wenn ein akuter Bedarf besteht. Und die Mitarbeiter bestimmen selbst, wann das ist.

Die Grenzen zwischen Lerner und Lehrer werden verschwinden. In den Communities beispielsweise der Programmierer, Designer oder Webentwickler sind alle alles. Das webbasierte Lernen ist ein Trend, der nicht mehr zu stoppen ist. Laut einer Studie des MMB-Instituts für Medien- und Kompetenzforschung wird es von 55 Prozent der Top-500-Unternehmen in Deutschland eingesetzt.

Intensiver Austausch

Die UBS will den Entwicklungen rund um die sozialen Netzwerke mehr Rechnung tragen, nicht nur in Sachen Lernen, auch was die Kommunikation und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter angeht. Vor einem Jahr hat die Bank eine Social Computing Platform eingeführt, mit Hilfe dieser die Mitarbeiter netzwerken können. Alle der etwa 64.000 Mitarbeiter haben theoretisch Zugriff auf das System. Ein Drittel von ihnen hat sich schon angemeldet.

„Wir wollen die Mitarbeiter miteinander in Kontakt bringen und den Austausch untereinander intensivieren, gerade weil die Teams immer globaler werden“, erklärt Daniel Stoller-Schai. Für ihn ist der Vorteil der Netzwerke gegenüber E-Mail klar: „In den Communities steht die Antwort nicht nur einem einzelnen Fragenden zur Verfügung, sondern mehreren Personen. Zudem können sie sich zusätzlich miteinander vernetzen und Dokumente einfach verlinken oder verschlagworten.“

Die Dominanz der E-Mail ist zwar noch groß. Doch mit dem eigenen Netzwerk befriedigt die UBS das Bedürfnis einer neuen Generation, die kaum noch in Form von Mails kommuniziert. Allerdings hat eine verstärkte Netzwerkkollaboration enorme Auswirkungen – vor allem für die Kultur eines Unternehmens. Hierarchien verlieren aufgrund der Zunahme an Diskussionen an Bedeutung. „Mit der Zeit ist nicht mehr die Rangordnung, sondern die Qualität des Arguments entscheidend“, ist sich Daniel Stoller-Schai sicher.

Und zukünftig wird zusätzlich noch alles mobiler – lernen von unterwegs aus und mit Zugriff auf die Social Communities, auf das jeweilige firmeninterne Netzwerk. Das wird der Berufsalltag sein. Viele Branchen sind da schon weiter als die Banken. Die Treiber solcher technologischen Entwicklungen sind selten die Personalabteilungen, eher die Softwarehersteller und die Mitarbeiter – und auch die Bewerber. „In Sachen Recruiting machen die Kandidaten den Markt“, sagt Sven Dormann, der bei der Talent-Management-Beratung Promerit die Sparte HR-IT-Consulting leitet. Wie gut lässt sich beispielsweise die Karrierewebseite auf dem Smartphone anschauen? Ist die Navigation einfach? Kann man sich leicht online bewerben? Kann die Bewerbung mit dem eigenen Xing-Profil verknüpft werden? Viele junge Menschen sind offen und neugierig was die Möglichkeiten in der modernen Kommunikation angeht. Und sie erwarten zunehmend, dass sich diese Möglichkeiten auch im Rahmen des Bewerbungsprozesses wiederfinden.

Und HR? Die Personaler mögen nicht die Treiber sein. Doch wie wichtig die IT-Unterstützung für ihre Arbeit geworden ist, das wissen sie wohl. Personalsoftware kommt heutzutage in allen Firmen zum Einsatz. Und es gibt kaum einen Prozess im HR-Bereich, der sich nicht durch die IT unterstützen lässt – von der Entgeltabrechnung über das Employer Branding, die Leistungsbeurteilung und das Performance Management bis hin zum allumfassenden und integrierten Talent Management. Das Ziel ist zumeist, effizienter und produktiver zu werden. Und natürlich geht es oft um die Einsparung von Kosten.

Verlagern in die Linie

Nach einer Befragung von SoftSelect aus dem Jahr 2011 von mehr als 4000 Unternehmen findet die IT-Unterstützung in der Personalabrechnung – wenig überraschend – die größte Verbreitung. Wobei ein Drittel der Studienteilnehmer dabei auf externe Dienstleister zurückgreift. Das Reisekostenmanagement sowie die Zeiterfassung werden in den meisten Unternehmen ebenfalls durch entsprechende HR-Lösungen organisiert. Doch bei allen anderen Prozessen ist noch Luft nach oben. Der Trend zur IT-Unterstützung ist aber eindeutig. Erst waren nur die administrativen Prozesse betroffen, nach und nach kommen in den Unternehmen mehr Prozesse dazu. Recruiting, Talent Management sowie e-Learning sind die Bereiche, die momentan die größte Aufmerksamkeit hinsichtlich der Softwareunterstützung genießen. Das sagt Wolfgang Jäger, Professor für Betriebswirtschaftslehre an der Hochschule RheinMain. „Und Cloud Computing, Social Media und Mobile HR werden die Entwicklung weiter vorantreiben.“

Auch bei den Personalern von Novartis ist die IT-Unterstützung aktuell ein großes Thema. „Die Möglichkeiten der IT eröffnen uns die Chance, einen bisher wesentlichen Anteil der Personalarbeit zu automatisieren und direkt in die Linie zu verlagern“, sagt Wolfgang Stehle, Head of Human Resources bei Novartis Pharma. Seit zwei Jahren gibt es in dem Unternehmen eine automatisierte Administration. Zurzeit ist eine IT-Unterstützung bei der Personalentwicklung und bei der Gehaltsabwicklung im Entstehen. Danach sollen das Bewerbermanagement und das Onboarding dazu kommen.

Oftmals heißt Automatisierung gleichzeitig eine Zunahme des Self Service – ein weiterer großer Trend. Mitarbeiter und Führungskräfte sollen vermehrt Zugriff auf ihre Daten haben und die relevanten Prozesse selbst bearbeiten können, mehr Verantwortung übernehmen, ohne dass ein aufwändiger Austausch mit einem Personaler notwendig ist. Lohnabrechnung einsehen, schauen, wie viel Urlaub noch übrig ist oder das Ändern der eigenen Stammdaten – wenn die Mitarbeiter das selbst über ein webbasiertes Portal machen, werden die HR-Leute von Verwaltungsaufgaben entlastet und – so zumindest die Idee – können sich mehr den beratenden und strategischen Aufgaben widmen. Die Möglichkeiten des Self Service scheinen grenzenlos und die Unternehmen sind dabei die Standardisierung der Prozesse weiter voranzutreiben. Da ist nicht nur Potenzial bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen und Fehlzeiten, die bei einem Drittel der Unternehmen immer noch manuell oder mit Excel bearbeitet werden.

Möchte eine Führungskraft beispielsweise einem verdienten Mitarbeiter eine Gehaltserhöhung geben, bekommt er durch das IT-System ein genaues Bild, was nach Berücksichtigung des Gehaltsbandes und sonstiger Kriterien noch in seinem Ermessen liegt. Auch im Rahmen des Talent Management unterstützt die Software eine stärkere Einbeziehung der Führungskraft: Wo liegen die Stärken des Mitarbeiters A? Welches Potenzial hat Mitarbeiter B?

Keine Papierberge mehr hin und her tragen zu müssen, spart Zeit. IT-Unterstützung ist aber auch eine Frage der Professionalisierung. Wenn ein neuer Mitarbeiter ins Unternehmen kommt, muss nicht alles mühsam zusammengesucht werden. Im System kann man erkennen, was noch zu tun ist: zum Beispiel E-Mail-Account einrichten, Betriebsrat informieren. Und beim elektronischen Bewerbermanagement können sich die Fachabteilungen die Bewerbungen im System anschauen, und müssen sich nicht mit E-Mails und riesigen Anhängen rumärgern.

Ungenutztes Potenzial

Laut Wolfgang Witte, Geschäftsführender Gesellschafter der perbit Software GmbH, hat die breite Masse der Unternehmen allerdings noch gar kein IT-gestütztes Bewerbermanagement. Die große Welle der Automatisierung steht also aus. „Im Mittelstand ist hier bislang viel Potenzial ungenutzt“, so Wittes Erfahrung. „Viele Unternehmen haben ihre HR-Prozesse zwar bereits dokumentiert, beginnen aber gerade erst damit, sie durchgängig zu automatisieren.“

Und das wird vieles verändern. Denn „in den HR-Organisationen sitzen durchschnittlich noch 60 Prozent Administratoren. Das wird weiter automatisiert“, sagt Sven Dormann. Und was passiert dann mit den Personalern, die zu viel sind? Sind sie durch die Automatisierung und Self Service von lästigen Aufgaben befreit und können sich auf die strategische Arbeit als Business Partner konzentrieren? „Der Druck ist groß, qualitative und anwenderorientierte Dienstleistungen zu liefern.“ Nach Meinung des Experten von Promerit ist dies eine große Veränderung, die nicht jeder Personaler eigenständig umsetzen kann. „Da sind Impulse von außen notwendig.“

Ganz klar zu beobachten ist, dass die Unternehmen im Zuge der Industrialisierung des HR-Bereichs die Personalabteilungen unterm Strich verkleinern. Das gilt zum Beispiel auch für die UBS und für Novartis. Der Druck auf die Personaler kommt also von zwei Seiten: mehr Qualität liefern und effizienter arbeiten. Klingt schwierig.
Und nun müssen sich die HRler zusätzlich mit den ganzen neuen Entwicklungen auseinandersetzen, von denen überall die Rede ist – allen voran Social Media. Einige Personalmanager haben bereits erkannt, welche Veränderungskraft die sozialen Netzwerke haben. Einer von ihnen ist sicherlich der Personalchef von Metro Cash & Carry, Michael Picard. „Von allen technologischen Trends hat Social Media für mich die größten Auswirkungen. Sie lassen sich auf jede HR-Disziplin anwenden“, sagt er.

Das gilt besonders für das Recruiting. Hier hat mit dem Aufkommen der sozialen Netzwerke auch ein Kulturwandel stattgefunden in Richtung eines aktiven Recruitings. Wer Talente in besonders begehrten Berufsgruppen sucht, kann es sich heute nicht mehr leisten, nur Anzeigen zu schalten und dann zu warten bis die Bewerbungen eintrudeln. Personaler müssen vermehrt selbst Kandidaten suchen und ansprechen. Dabei helfen soziale Netzwerke wie Xing und LinkedIn. „Das ist ein klarer Trend“, sagt Picard.

Viele andere sehen es ähnlich. Laut des Social Media Recruiting Report 2012 hat sich die Zahl der Arbeitgeber, die proaktiv in Social Media nach neuen Mitarbeitern suchen, im Vergleich zu 2010 von 12 auf 24 Prozent verdoppelt. Kleine Unternehmen sind dabei besonders umtriebig. Einem weiteren Trend können sich die Unternehmen ebenfalls kaum entziehen: dem Cloud Computing. Software oder eine IT-Infrastruktur wird zunehmend nicht mehr gekauft, sondern nur als Service genutzt. Zu verarbeitende Daten befinden sich im Rechenzentrum des Dienstleisters. Der Nutzer greift über eine Webseite auf die Daten zu. Nutzt er Software, bezahlt er nicht mehr eine gesamte Lizenz, sondern mietet sie quasi vom Servicegeber, was man im Allgemeinen Software as a Service (SaaS) nennt.

Vorkonfigurierte Systeme

Die Vorteile von Cloud-Lösungen scheinen erstmal unschlagbar. Es wird nur die Nutzung bezahlt, große Anschaffungskosten entfallen. Das Investitionsrisiko ist geringer, da für die Software-Einführung keinerlei IT-Hardware benötigt wird. Updates übernimmt der Servicegeber und die Implementierung geht relativ schnell. Für HR hat die Cloud den Vorteil, dass man unabhängiger von der internen IT ist.

Doch es gibt auch Nachteile. Die Kosten können langfristig höher ausfallen und zudem ist die Abhängigkeit vom Softwarehersteller größer.

Sven Dormann von Promerit sieht die Entwicklungen rund um das Cloud Computing auch deshalb etwas skeptisch, weil man sich „über die Anwendung und Nutzung der Software nicht differenzieren kann, da sehr viel standardisiert ist. In einem umkämpften Talent-Markt ist die Individualisierung aber notwendig.“

Dennoch: Es scheint kein Zurück zu geben. „Es dauert zu lange, stationäre Systeme zu etablieren“, betont Wolfgang Jäger, „vorkonfigurierte Systeme sind die Zukunft.“ Das sieht Dormann trotz aller Skepsis ebenso: „Es gibt keine Alternative mehr. Die HRler müssen langfristig in die Cloud, da es auf der Herstellerseite außer SAP keinen großen Anbieter mehr gibt, der es den Kunden erlaubt, die Systeme selbst zu betreiben.“

Auffällig ist, was derzeit auf dem Softwareherstellermarkt passiert. So kaufte SAP Ende 2011 den Cloud-Lösungsanbieter Successfactors und IBM kürzlich Kenexa, das ebenfalls Cloud-basierte Anwendungen anbietet. Die Hersteller gehen von einer wolkigen IT-Zukunft aus. Immer mehr Unternehmen sind dieser Ansicht – weltweit. Studien zeigen, dass eine signifikante Verlagerung von Technologieausgaben in Richtung SaaS stattfindet.

SaaS und Cloud Computing sind Trends, die vor allem eng mit dem Thema Talent Management verbunden sind. Die Lösungen hier seien zunehmend Cloud-basiert, sagt Jäger. Talent-Management-Software ermöglicht vor allem mehr Transparenz hinsichtlich der Mitarbeiterdaten. Datenzugriff, -integrität und -vergleich werden erleichtert. Doch dafür muss irgendjemand erstmal die Daten eingeben. Datenpflege ist ein großes Thema in den Unternehmen, vor allem wenn es um Systeme geht, die über Ländergrenzen hinweg zum Einsatz kommen. „Das gibt es nicht, dass man von allen Mitarbeitern weltweit einfach so ein Profil vom System ausgespuckt bekommt“, sagt Wolfgang Stehle von Novartis Pharma. Er spricht von „Knopfdruckfantasie“. „Sobald es um weiche Faktoren geht, fängt das System an zu flattern.“

Generell könnte es helfen, wenn die Mitarbeiter selbst die Pflege der Qualifikationsdaten übernehmen. Dieser Ansicht ist zumindest Wolfgang Witte. „Solche Self Services bieten sich dafür hervorragend an“, sagt er.

Viele Softwarelösungen für Human Resources sind bereits per Cloud Computing verfügbar. Nun kommen immer mehr mobile Anwendungen auf den Markt. „Die Cloud wird die Mobilität weiter voranbringen“, betont Michael Picard. Der Grund ist klar: Das ortsunabhängige Arbeiten wird erleichtert, wenn alle wichtigen Daten im Netz gespeichert sind. Die meisten Mitarbeiter nutzen bislang nur E-Mail- und Kalenderfunktionen, wenn sie unterwegs sind. Das wird sich aber ändern.

Für das Personalmanagement kommen immer mehr mobile Lösungen auf den Markt. Nach einer perbit-Studie zu Mobile HR verwendet jeder vierte HR-Bereich bereits mobile Anwendungen, ein weiteres Viertel plant ihren Einsatz. Ein wichtiges Anwendungsfeld ist beispielsweise das mobile Recruiting.

Die Bewerber scheinen das zu begrüßen. Ein Viertel von ihnen nutzt das Smartphone zur Stellensuche, acht Prozent bewerben sich mobil. Aber gerade einmal zehn Prozent der deutschen Großunternehmen haben zum Beispiel die Darstellung ihrer Online-Stellenanzeigen für mobile Endgeräte optimiert. Das sind Ergebnisse der Studien „Bewerbungspraxis 2012“ und „Recruiting Trends 2012“ des Centre of Human Resources Information Systems (CHRIS) und der Online-Stellenbörse Monster.

Innerhalb der Unternehmen sind es die Tablet-PCs, die dem mobilen Arbeiten einen enormen Schub geben. Bei SAP haben mittlerweile alle Führungskräfte und Vertriebler ein iPad. Und generell kann man durchaus sagen, dass die Mitarbeiter selbst die Entwicklung beschleunigen, weil sie bereits privat solche Geräte benutzen und im Beruf ungern darauf verzichten wollen. Consumerization nennt man diesen Trend.

Personaler mit Tablet

Tablets scheinen gegenüber dem Smartphone und dem Laptop den entscheidenden Vorteil zu haben, sodass auch mit Mobile HR ernst gemacht wird. Das sieht Michael Picard von Metro Cash & Carry ebenfalls so. Bei dem Handelskonzern werden Tablets schon zum Teil von den HR Business Partnern genutzt. Die Ausstattung wird weiter zunehmen.

Gerade für ein dezentral organisiertes Unternehmen wie Metro sind die Entwicklungen bei der mobilen Personalarbeit besonders interessant. Denn die Business Partner des Unternehmens sind viel in Deutschland unterwegs, um die Marktleiter vor Ort zu unterstützen. In der Zentrale sitzt der Business Partner eher selten. Muss er auch nicht. Auf Mitarbeiterdaten und wichtige Kennzahlen des jeweiligen Marktes kann der Business Partner auch über sein mobiles Gerät zugreifen. Gemeinsam mit der Führungskraft könnten die Prozesse dann entsprechend gesteuert werden, erklärt Personalchef Picard.

Ein IT-gestütztes Personalmanagement oder Talent Management mit Verknüpfung zu den Tablets, hat auch für die Manager der Linie den Vorteil, von unterwegs die relevanten Daten einsehen zu können. Perbit-Geschäftsführer Wolfgang Witte ist der Meinung, dass durch die Integration mobiler Anwendungen in die HR-Systeme der Self Service künftig weiter vorangetrieben wird. Allerdings müssten dafür spezifisch angepasste Anwendungsfälle entwickelt werden und die Oberflächen- und Prozessgestaltung für die Bearbeitung am Tablet noch einfacher handhabbar sein, sagt er.

Eine Aufgabe, die die Softwarehersteller gerne übernehmen dürften, gilt doch der Markt für mobile HR-Lösungen als äußerst lukrativ. Das Tablet verspricht nicht weniger als das Zusammenführen der drei Megatrends: Social Media, Cloud Computing und Mobilität.

Ganz schön viel, womit sich die Personalabteilungen da auseinandersetzen müssen. Für manche HRler ist so viel IT ohnehin ein wenig unheimlich. Ihre Affinität zu solchen Themen gilt nicht gerade als hoch. Schließlich hat Personalarbeit zuvorderst mit Menschen zu tun.

Digital-Lifestyle

Sicherlich braucht nicht jeder Personaler tiefgehendes IT-Know-how – wenn es denn irgendwo in der HR-Abteilung vorhanden ist. Nichtsdestotrotz sollte man, wie es Daniel Stoller-Schai nennt, ein „Gefühl für den Digital Lifestyle“ haben, um zu wissen, wo investiert werden könnte. Und natürlich schaden Systemkenntnisse über die eigenen Applikationen nicht. Den Aufbau spezieller HR-IT-Abteilungen wird das womöglich dennoch nicht verhindern. Wieder ein Trend, der zu beobachten ist: Eigene HR-IT-Abteilungen in den Organisationen, die zwischen HR und IT moderieren. Die Entwicklungen in der HR-IT beschleunigen die ohnehin schon stattfindenden Veränderungen – weg von den administrativen Tätigkeiten hin zur strategischen Beratung und den hochwertigen Dienstleistungen. „Diese Welt müssen sich noch viele Personaler erschließen“, sagt Michael Picard von Metro Cash & Carry, „die neue Technologie läutet eine neue Zeit in der Arbeitsweise der Personaler ein.“ Picard nennt diese neue Welt „New Age HR“.

Die junge Generation hat tendenziell weniger Probleme mit dieser neuen Welt, einer Welt, die von Technologie geprägt ist, in der viele Aufgaben von HR auf die Fachabteilungen übergehen und in der die Personaler lediglich die Leitplanken setzen.

Es bleibt nur, die neuen Entwicklungen anzunehmen und sich mit ihnen auseinanderzusetzen. Personaler sollten bereit sein zu lernen, auch oder gerade von den Jungen, von Auszubildenden zum Beispiel, die Tablets und Social Communities in der Aus- und Weiterbildung nutzen.