Urlaubsübergabe im Job: In 7 Schritten bereit für die Ferien

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Für den Urlaub gepackter Koffer: Ist auch im Büro alles geregelt?
(c) gettyimages / denisgo

Damit Sie Ihren Urlaub auch wirklich genießen können: Mit dieser Checkliste stellen Sie sicher, dass die Urlaubsübergabe reibungslos funktioniert.

1. Urlaub rechtzeitig kommunizieren

Wahrscheinlich haben Sie den Urlaub bereits mit Ihrem Team abgesprochen, als Sie ihn geplant haben. Gehen Sie trotzdem nicht davon aus, dass ihn alle noch auf dem Schirm haben. Erinnern Sie spätestens ein bis zwei Wochen vorher alle, mit denen Sie zusammenarbeiten, an Ihre bevorstehende Abwesenheit. Denken Sie dabei nicht nur an die direkten Kollegen, sondern beispielsweise auch an Kunden, Freelancer oder Mitarbeiter aus anderen Abteilungen, die in der Zeit Ihres Urlaubs etwas von Ihnen brauchen könnten.

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2. To-dos identifizieren

Schreiben Sie sich auf, welche Ihrer Aufgaben während Ihres Urlaubs unbedingt erledigt werden müssen und welche bis danach warten können.

  • Gibt es ein „Daily Business“, das jemand jeden Tag betreuen muss?
  • Gibt es Projekte, die während Ihrer Abwesenheit vorankommen oder fertig werden müssen?
  • Welche Ihrer Kontakte brauchen unbedingt einen Ansprechpartner?

Gerade wenn Ihr Urlaub länger als eine Woche dauern wird, sollten Sie hiermit rechtzeitig anfangen. Ordnen Sie die Aufgaben am besten chronologisch nach Fälligkeitsdatum.

3. Urlaubsvertretungen klären

Anschließend sollten Sie klären, wer diese To-dos für den Zeitraum Ihres Urlaubs übernimmt. Je nachdem, wie viele Aufgaben das sind, ist es sinnvoll, sie an mehrere Kolleginnen oder Kollegen zu delegieren. In dem Fall ist es wichtig, genau festzulegen, wer wofür verantwortlich ist.

Gerade wenn Sie in Ihrem Beruf viele Kontakte außerhalb des eigenen Unternehmen pflegen, stellt sich die Frage, ob Sie eine automatische E-Mail-Weiterleitung zu einer Ihrer Vertretungen einstellen sollten. Das will aber wohlüberlegt sein, da das den Kollegen mit ganz schön viel E-Mails „zuspammen“ kann, die für ihn belanglos sind. Wenn eventuell vertrauliche Informationen in den E-Mails stehen, die Sie empfangen, sollten Sie sich natürlich auch gut überlegen, ob die Urlaubsvertretung Zugriff zu diesen Informationen haben darf.

In den meisten Fällen reicht statt E-Mail-Weiterleitung eine gute Abwesenheitsnotiz, die darauf aufmerksam macht, an wen sich die Absenderin der Mail in dringenden Fällen wenden soll. Weiterleitung ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie während Ihres Urlaubs sehr wichtige Informationen oder dringend zu beantwortende E-Mails empfangen werden.

4. Urlaubsübergabe-Dokument einrichten

Wenn erklärt ist, wer Sie in welchen Aufgaben vertritt, dann können Sie für jede Vertretung ein Dokument zur Urlaubsübergabe einrichten. Das kann beispielsweise ein Ordner in der Unternehmens-Cloud, ein Word- oder ein Excel-Dokument sein – oder, je nach Unternehmen, auch eine Mappe in gedruckter Form. In dieses Dokument gehört auf jeden Fall:

  • Eine To-do-Liste: Welche Aufgaben müssen wann erledigt werden
  • Alle dafür benötigten Informationen und Dokumente oder der Hinweis, wo die Vertretung diese findet
  • Die Zugänge für alle notwendigen digitalen Tools
  • Namen und Kontaktdaten der beteiligten Ansprechpartner mit der Information, wer für was genau verantwortlich ist

Wie viele digitale Hilfsmittel Sie dabei einsetzen, hängt von dem Digitalisierungsgrad Ihres Unternehmens ab; in vielen Fällen ist es beispielsweise sinnvoll, Ihrer Vertretung eine wichtige Deadline als Erinnerung in den Outlook-Kalender einzutragen. Gerade Tech-Unternehmen und Start-ups nutzen statt eines Übergabe-Dokuments vielleicht aber lieber Ticketing-Systeme wie Asana oder Jira. Dort kann man Kolleginnen und Kollegen Aufgaben zuweisen und die jeweilige Deadline festlegen. Diese Systeme eignen sich für Ihre Urlaubsübergabe aber natürlich nur dann, wenn sie in Ihrem Unternehmen ohnehin genutzt werden.

5. Abwesenheitsnotiz einrichten

Damit diejenigen, die Sie kontaktieren wollen, über Ihren Urlaub Bescheid wissen: Richten Sie unbedingt eine automatische Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Postfach ein. Die Notiz sollte folgendes enthalten:

  • Bis zu welchem Datum Sie abwesend sind
  • Ob die E-Mails weitergeleitet werden
  • Namen und Kontaktdaten der Urlaubsvertretung, die der Adressat kontaktieren kann; sollten Sie für unterschiedliche Anliegen auch unterschiedliche Vertreter haben, dann machen Sie in der Abwesenheitsnotiz deutlich, wer für was verantwortlich ist

Auch Ihr Telefon will während Sie weg sind betreut werden. Auf der Ansage Ihres Anrufbeantworters können Sie – ähnlich wie in Ihrer Abwesenheitsnotiz – über die Dauer Ihres Urlaubs informieren. Oder Sie können Ihre Anrufe auf das Telefon einer Ihrer Urlaubsvertretungen umleiten.

Eine normale Abwesenheitsnotiz ist Ihnen zu langweilig? Die Mutigen verkünsteln sich hier gerne in Abwesenheitsnotizen mit Witzen, Wortspielen, Zynismus oder Anspielungen auf den Urlaubsort. Das ist allerdings nur dann angebracht, wenn die Abwesenheitsnotiz konsequent zur Unternehmensmarke passt und Ihre Kontakte nicht allzu konservativ sind.

Kleiner Tipp: In Programmen wie Outlook können Sie zwischen internen und externen Abwesenheitsnotizen unterscheiden. So können Sie Ihren Kollegen einen kleinen Lacher gönnen und trotzdem nach außen Ihr seriöses Image behalten.

6. Erreichbarkeit während des Urlaubs klären

Ebenso wichtig: Geben Sie vor dem Urlaub Ihren Kollegen Bescheid, ob und in welchen Fällen Sie während Ihrer Abwesenheit kontaktiert werden dürfen. Für den vollen Entspannungseffekt ist es empfehlenswert, sich im Urlaub gar nicht mit beruflichen Anrufen und Mails zu beschäftigen. Das sollten Sie vor Ihrer Abwesenheit möglichst allen Beteiligten freundlich, aber bestimmt kommunizieren.

Sollte es gar nicht anders gehen, etwa, weil eine Deadline ansteht oder gerade ein sehr wichtiges Projekt im Gange ist: Definieren Sie genau, für welche (sehr wichtigen) Anliegen Ihre Kollegen Sie kontaktieren dürfen. So vermeiden Sie, dass man Sie ständig wegen Belanglosigkeiten anruft.

7. Mit dem Zeigarnik-Effekt für eine entspannte Rückkehr sorgen

Es macht es Ihren Urlaub und die ersten Tage danach entspannter, wenn Sie den sogenannten Zeigarnik-Effekt beachten. Der besagt, dass alle unerledigten Dinge uns bewusst oder unbewusst beschäftigen. Das verhindern Sie, indem Sie sich vor dem Urlaub bereits alle Aufgaben für die ersten Tage danach aufschreiben und planen. Damit registriert Ihr Unterbewusstsein, dass alles unter Dach und Fach ist und zu gegebener Zeit erledigt wird. Sie müssen sich dann im Urlaub keine Gedanken darüber machen und können sich richtig entspannen.

Zudem ist es sinnvoll, wenn Sie möglichst keine wichtigen Termine auf die ersten Tage nach Ihrer Rückkehr legen. So haben Sie Zeit, Ihr vermutlich überquellendes E-Mail-Postfach in Ruhe durchzugehen und zurück in den Arbeitsalltag zu finden – damit die ganze Urlaubsentspannung nicht gleich am ersten Arbeitstag wieder dahin ist.